浅议电子文件档案管理

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1、浅议电子文件档案管理浅议电子文件档案管理【摘要】随着计算机技术和网络的飞速发展，电子档案的保管尤其重耍。本文主要论述电子文件档案的特点，分析电子文件档案管理中存在的一些问题，并提出相应的解决办法【关键词】电子文件档案管理存在问题随着计算机技术和网络的飞速发展，人类社会进入信息时代，党政机关部门、企事业单位等对信息的利用和依赖逐步加强，办公自动化的进一步扩展，很多档案文件材料都开始以电子形式储存。电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应。电子档案虽然与纸质档案一样都遵循收集、整理、鉴定、保管与利用等档案管理的基本原则，但电子档

2、案与传统的纸质档案有很多的不同点。传统的档案主要按照纸质档案归档立卷的方法进行整理，这就使得档案整理工作比较繁杂。而且纸质档案随着利用次数的增加，纸张也会逐渐被好酸，出现字迹老化的现象。而电子档案管理相对于传统的纸质档案管理来说有很多优势，如利用方式多样性，利用者可以结合自身需求，对档案进行信息处理分析，提高了利用率，这样也可以减少原件使用次数，保护原件，另外还有信息存储的海量和高密度性等特点。面对大量的电子文件，档案工作者耍怎样才能做好电子文件的档案管理呢，我们从以下几个方面着手：(-)建立统一的电子文件档案量档基本结构标准，在电子文件大量产

3、生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首耍任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性，真实性鉴定，而“保护体系”的实现正是为解决该问题而提出的一个重要途径与方法，制定科学，合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。(二)档案管理工作提前介入电子文件档案系统的设计，对于电子文件与电子档案管理系统而言，它和所有档案辅助管理软件有着根木的区别。它承担了电子文件与电子档案从接收，鉴定，保管，利用等全部工作，不仅要具有电子档案的管理系统中的许多后控制手段提到了最前端，尽可能把文件各个阶

4、段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件，电了档案管理系统作为管好电了文件的先决条件。（三）着力技术创新，提高服务效率依托计算机网络技术，建立高效、方便、快捷的档案信息系统，更好地服务于单位的发展成为不可逆转的趋势。1.要树立现代的档案管理理念，确立档案管理网络化是信息化建设重要组成部分的主流意识，转变手工方式可靠的传统观念。2.要把电了文档管理系统的研发融入网络大系统，把档案管理的计算机化纳入单位信息化建设的总体方案，使档案从收集、整理到检索、利用与单位物流、资金流、信息流的形成部门资源共享、网上流转。（四）档案信息管理人员的素

5、质有待提高。科技的发展，对档案管理人员的要求也逐渐提高。为了实现档案保管的电子化，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，能够熟练操作计算机，具有较强的分析能力、创新能力，开发出好的编研成果、检索工具，提高档案的查档效率，更好的满足群众日益对档案的需要。另外，也可以改变现在虽然引进了先进的设备，但不会操作，造成资源浪费的现象。（五）电子文件档案管理流程的控制。首先，文件形成单位必须做好电子文件的收集积累工作。对具有永久保存价值的可输出打印型电了文件，电子文件形成单位必须将其制成纸质文件或缩微品等。归档时，要使得他们在内容、格式、相关说明及描述

6、上保持一致，•且二者Z间必须建立关联。电子文件形成单位和电子档案保管单位应采取措施，保证建设电了文件的真实性、完整性、有效性和安全性，应定期备份建设电了文件，并应存储于能够脱机保存的载体上。电了档案的保管单位应配备必要的计算机及软、硬件系统・实现建设电子档案的在线管理与集成管理。并将电子档案的转存和迁移结合起来，定期将在线建设电子档案按要求转存为一套脱机保管的建设电子档案，以保障建设电子档案的安全保存。另外，要保证有效存储。对电子档案（载体）应在符合保管条件的环境中存放，一式三套，一套封存保管，一套异地保存，一套提供利用。对电子档案的保管，也应

7、符合电子档案保存的各项条件；电子档案保管单位应每年对电了档案读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新吋应确认库存载体与新设备的兼容性•如不兼容，必须进行载体转换；对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测及抽样机读检验，如发现问题应及时采取恢复措施；应根据载体的寿命，定期对磁性载体、光盘载体等载体的建设电子档案进行转存。转存时必须进行登记。最后，确保安全性建设电了档案保管单位应编制各种检索丁具，提供在线利用和信息服务。利用吋必须严格遵守国家保密法规和规定。凡利用互联网发布或在线利用建设电子档案时，应报请有关部门审核批准。对具有保密要

8、求的建设电了档案采用联网的方式利用吋，必须按照国家、地方及部门有关计算机和网络保密安全管理的规定，采取必要的安全保密措施，报经国家或地方保密管理部门审