电子文件档案管理研究

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1、电子文件档案管理研究　　摘要：现今是信息时代，办公标准化、自动化、X络化也逐渐完善。在先进的技术及管理方式下，电子文件大量涌现。本文从电子文件档案化管理的含义、特点入手，重点分析电子文件档案化管理的要点。　　关键词：电子文件；档案管理；要点　　近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、X络化日趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和X络上办结，随着办公自动化和“无纸化办公”的普及，传统的纸质文件将逐渐被电子文件所替代，电子文件大量涌现。然而电子文件有别于传统的档案文件

2、，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。　　一、电子文件档案化管理的含义　　所谓的电子文件档案化管理，指的是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和X络技术，对电子档案实行文件级的管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管

3、理模式，并相应的成立相应的电子文件档案库，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。　　电子文件档案化管理模式是采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过X络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对本单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以

4、标准化的格式通过移动传输介质传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门计算机中，在必要时档案信息还应脱机存储到其它更安全的介质上，并做备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案管理部门提供信息查询功能，以确保档案的完整与安全。　　二、电子文件档的优势　　1.电子档案相较于传统档案在归档时间上的优势。　　电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过移动传输介质传送给档案部门，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档

5、案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。　　2.电子文件的归档的优势。　　电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭

6、证地位。　　3.电子文件在保管方式上的优势。　　电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。　　4.电子文件的分类、编目等管理方式的优势。　　因为电子文件的特殊性，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再

7、给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找　　摘要：现今是信息时代，办公标准化、自动化、X络化也逐渐完善。在先进的技术及管理方式下，电子文件大量涌现。本文从电子文件档案化管理的含义、特点入手，重点分析电子文件档案化管理的要点。　　关键词：电子文件；档案管理；要点　　近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、X络化日趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和X

8、络上办结，随着办公自动化和“无纸化办公”的普及，传统的纸质文件将逐渐被电子文件所替代，电子文件大量涌现。然而电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复