计算机应用基础第5章 邮件合并课件.ppt

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1、计算机应用基础主编:许晞副主编:刘艳丽曾煌兴郑杰秦高德9/20/2021学习目标掌握Word中“邮件合并”、“邮件合并向导”的使用方法。掌握利用“邮件合并”批量制作“成绩单”、“信封”的方法、技巧。9/20/20212第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单目录5.1制作成绩单案例分析5.2实现方法5.2.1利用邮件合并制作成绩单5.2.2应用邮件合并向导制作信封5.3案例总结5.4课后练习9/20/20213第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单5.1制作成绩单案例分析任务的提出学期结束时,班主任许老师要根据已有的“各科成绩数据”,给每位同学发一份“成绩单”。解决方案1.先

2、制作好“成绩单”空白表;2.运用邮件合并将“各科成绩数据”的数据合并到“成绩单”中,生成每人单独一张的成绩单;3.对于信封,先按一定的格式制作好信封,运用邮件合并将“班级通信录”的数据合并到信封中,生成每人单独一个的信封;4.打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩单”。9/20/20214第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单5.2.1 利用邮件合并制作成绩单1.建立主文档——成绩单的设计2.打开数据源3.在成绩单中插入数据域4.插入各科目的班级平均分5.利用“插入Word域”填写获奖信息6.查看数据连接状况7.在一页中放置多个成绩单8.合并数据9/20/20215第5章 Wor

3、d邮件合并应用—制作成绩单1.建立主文档——成绩单在Word中,制作一张没有具体数据的“成绩单”(模板)。如下图所示。完成后保存在D盘“邮件合并”文件夹中,同时把作为后台数据库的Excel数据表文件“各科成绩数据.xls”也保存在这个文件夹中。设计好的成绩单(模板)必须处于打开状态。9/20/20216第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单2.打开数据源任务:打开数据源“各科成绩数据.xls”,作为“邮件合并”的后台数据库。操作方法:1.选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并”,打开“邮件合并”工具栏;2.单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮,找到并打开数据表“各科成绩

4、数据.xls”,打开后出现一个“选择表格”对话框;3.在对话框中选择第一项“成绩汇总表”,单击“确定”按钮。9/20/20217第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单3.在成绩单中插入数据域任务:在已经打开的成绩单(模板)中,插入数据源的合并域。操作方法:1.插入点放在成绩单(模板)的“学号:”后面,单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框;2.在“域”列表框中,选择“学号”项,单击“插入”按钮。在成绩单(模板)的“学号:”后面就会插入域“«学号»”;3.重复步骤(2),用同样的方法在成绩单的对应位置插入其它的域。9/20/20218第5章 Word

5、邮件合并应用—制作成绩单成绩单的设置结果9/20/20219第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单4.插入各科目的班级平均分任务:输入成绩单第3列的“班级平均”成绩数据。操作方法:打开“成绩汇总表”工作表,找到各科目的班级平均分数据(在最后一行),把这些数据复制、粘贴;或者直接输入到成绩单的“班级平均”列中的相应位置。9/20/202110第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单5.利用“插入Word域”填写获奖信息任务:在成绩单的最后一行中,填写获奖信息:平均分在85分以上填写“恭喜你!你的平均分达到85分以上,将获得奖学金!”,85分以下填写“你的平均分未达到85分,请继

6、续努力!”。操作方法:插入点放在成绩单最后一行“获奖情况”列右边的单元格中,单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”下拉按钮,从打开的菜单上选择“If…Then…Else…”,打开“插入Word域:IF”对话框,各项参数设置如下图所示。再单击“确定”按钮。9/20/202111第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单6.查看数据连接状况任务:查看数据连接后成绩单的变化。操作方法:1.单击“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮,这时成绩单的各个数据域显示出第一条记录中的具体数据;2.单击“邮件合并”工具栏上的“上一记录”按钮或“下一记录”按钮,可以查看其他记录的数据;3.

7、单击“首记录”按钮,可以显示第一条记录的数据,单击“尾记录”按钮,可以显示最后一条记录的数据。9/20/202112第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单7.在一页中放置多个成绩单任务:在一页内放置两份成绩单。操作方法:1.把整个成绩单(包括前面的标题)复制一份,再把插入点定位到文档的最后,粘贴得到第2个成绩单;2.将插入点放在第2个成绩单的首行处(必须在第2个成绩单中所有数据域的前面),单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮,在弹出的菜单中选择“下一记录”,就可看到在第2个成绩

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