计算机应用基础第5章 邮件合并课件.ppt

《计算机应用基础第5章 邮件合并课件.ppt》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、计算机应用基础主编：许晞副主编：刘艳丽曾煌兴郑杰秦高德9/20/2021学习目标掌握Word中“邮件合并”、“邮件合并向导”的使用方法。掌握利用“邮件合并”批量制作“成绩单”、“信封”的方法、技巧。9/20/20212第5章　Word邮件合并应用—制作成绩单目录5.1制作成绩单案例分析5.2实现方法5.2.1利用邮件合并制作成绩单5.2.2应用邮件合并向导制作信封5.3案例总结5.4课后练习9/20/20213第5章　Word邮件合并应用—制作成绩单5.1制作成绩单案例分析任务的提出学期结束时，班主任许老师要根据已有的“各科成绩数据”，给每位同学发一份“成绩单”。解决方案1.先

2、制作好“成绩单”空白表；2.运用邮件合并将“各科成绩数据”的数据合并到“成绩单”中，生成每人单独一张的成绩单；3.对于信封，先按一定的格式制作好信封，运用邮件合并将“班级通信录”的数据合并到信封中，生成每人单独一个的信封；4.打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩单”。9/20/20214第5章　Word邮件合并应用—制作成绩单5.2.1　利用邮件合并制作成绩单1．建立主文档——成绩单的设计2．打开数据源3．在成绩单中插入数据域4．插入各科目的班级平均分5．利用“插入Word域”填写获奖信息6．查看数据连接状况7．在一页中放置多个成绩单8．合并数据9/20/20215第5章　Wor

3、d邮件合并应用—制作成绩单1．建立主文档——成绩单在Word中，制作一张没有具体数据的“成绩单”（模板）。如下图所示。完成后保存在D盘“邮件合并”文件夹中，同时把作为后台数据库的Excel数据表文件“各科成绩数据.xls”也保存在这个文件夹中。设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态。9/20/20216第5章　Word邮件合并应用—制作成绩单2．打开数据源任务：打开数据源“各科成绩数据.xls”，作为“邮件合并”的后台数据库。操作方法：1.选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并”，打开“邮件合并”工具栏；2.单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，找到并打开数据表“各科成绩

4、数据.xls”，打开后出现一个“选择表格”对话框；3.在对话框中选择第一项“成绩汇总表”，单击“确定”按钮。9/20/20217第5章　Word邮件合并应用—制作成绩单3．在成绩单中插入数据域任务：在已经打开的成绩单（模板）中，插入数据源的合并域。操作方法：1.插入点放在成绩单（模板）的“学号：”后面，单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框；2.在“域”列表框中，选择“学号”项，单击“插入”按钮。在成绩单（模板）的“学号：”后面就会插入域“«学号»”；3.重复步骤（2），用同样的方法在成绩单的对应位置插入其它的域。9/20/20218第5章　Word

5、邮件合并应用—制作成绩单成绩单的设置结果9/20/20219第5章　Word邮件合并应用—制作成绩单4．插入各科目的班级平均分任务：输入成绩单第3列的“班级平均”成绩数据。操作方法：打开“成绩汇总表”工作表，找到各科目的班级平均分数据（在最后一行），把这些数据复制、粘贴；或者直接输入到成绩单的“班级平均”列中的相应位置。9/20/202110第5章　Word邮件合并应用—制作成绩单5．利用“插入Word域”填写获奖信息任务：在成绩单的最后一行中，填写获奖信息：平均分在85分以上填写“恭喜你！你的平均分达到85分以上，将获得奖学金！”，85分以下填写“你的平均分未达到85分，请继

6、续努力！”。操作方法：插入点放在成绩单最后一行“获奖情况”列右边的单元格中，单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”下拉按钮，从打开的菜单上选择“If…Then…Else…”，打开“插入Word域：IF”对话框，各项参数设置如下图所示。再单击“确定”按钮。9/20/202111第5章　Word邮件合并应用—制作成绩单6．查看数据连接状况任务：查看数据连接后成绩单的变化。操作方法：1.单击“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮，这时成绩单的各个数据域显示出第一条记录中的具体数据；2.单击“邮件合并”工具栏上的“上一记录”按钮或“下一记录”按钮，可以查看其他记录的数据；3.

7、单击“首记录”按钮，可以显示第一条记录的数据，单击“尾记录”按钮，可以显示最后一条记录的数据。9/20/202112第5章　Word邮件合并应用—制作成绩单7．在一页中放置多个成绩单任务：在一页内放置两份成绩单。操作方法：1.把整个成绩单（包括前面的标题）复制一份，再把插入点定位到文档的最后，粘贴得到第2个成绩单；2.将插入点放在第2个成绩单的首行处（必须在第2个成绩单中所有数据域的前面），单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录”，就可看到在第2个成绩