邮件合并的方法ppt课件.ppt

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1、第八章邮件合并Word之邮件合并在实际工作中，经常会遇到这种情况，处理大量日常报表和信件。这些报表和信件其主要内容基本相同，只是具体数据有变化。为了减少重复工作，提高效率，Word提供了邮件合并功能邮件合并定义所谓邮件合并，是指先把文件中相同的结构和信息创建为一份文档，再把不同的信息创建为另一份文档，然后将两份文档以一定的方式进行合并，从而得到主体结构信息一致，而只有某些属性不一致的一系列文档。邮件合并相关概念主文档：指的是在合并操作中，对合并文档的每个部分都相同的文档。数据源：包含要合并到文档中的信息的

2、不同的部分。合并文档：将主文档和数据源合后并得到的结果性文档。主文档（相同部分）数据源（不同部分）合并文档（结果）邮件合并通常包含以下四个步骤：（1）创建主文档（2）创建或打开数据源（3）插入合并域（4）执行合并创建主文档1.新建一个新文档或打开一个现有文档2.单击【工具】菜单，选择【邮件合并】3.此时会弹出【邮件合并帮助器】对话框4.单击对话框【创建】下拉按钮，选择文档类型，本例选择【套用信函】邮件标签信封5.此时会弹出消息框，如图所示：6.单击【活动窗口】，这时当前打开的文档即成为主文档创建或打开数据

3、源建立数据源1.单击【获取数据】下拉按钮，选择【建立数据源】建立数据源2.此时弹出【创建数据源】对话框建立数据源3.现在我们删除那些无用的域名，结果如下：建立数据源4.添加所需的域名建立数据源5.单击【确定】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入文件名，然后单击【保存】建立数据源6.此时弹出消息框，如下所示。单击【编辑数据源】按钮建立数据源7.在【数据表单】中输入数据，每输入一条单击【新增】按钮。建立数据源8.全部数据录入完毕，单击【确定】按钮，返回主文档。此时主文档上多了【邮件合并工具栏】邮件合并工具栏在

4、主文档所需的位置插入合并域名字1.将光标定位到插入合并域位置，然后单击【插入合并域】下拉按钮插入合并域下拉按钮2.在相应位置插入所需的合并域，如图所示：执行合并操作单击【合并至新文档】按钮，完成合并合并至新文档按钮结果如图所示：我们也可切换到普通视图模式看看：切换到普通视图最后我们看看打印出来的效果：小结：本节课主要讲述了什么是邮件合并，学习了邮件合并的三个关键步骤：创建主文档建立数据源插入合并域并结合一个实例介绍了邮件合并的具体应用。思考：通过本节课学习，你能想出其他方面的应用吗？作业1.什么是邮件合并

5、？邮件合并有哪些关键步骤？2.如何制作主文档？3.如何建立数据源？如何插入合并域？4.写出课后习题8.1的操作步骤。邮件标签返回信封返回