浅谈企业档案管理存在的问题及对策.doc

《浅谈企业档案管理存在的问题及对策.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

浅谈企业档案管理存在的问题及对策档案管理在企业的经济发展等工作中发挥着重大作用。管好、用好档案是企业必须履行的重要职责。然而，随着企业的建设发展，特别是经过重组改制，多数企业档案管理人员更换频繁，在管理上存在漏洞，现就企业在档案管理工作中存在的不足，提出一些建议。一、企业档案管理工作中存在的问题1、档案管理意识淡薄。少数单位和部门没有把档案管理工作放到夯实生产的战略高度上来，认为生产是生产，档案是档案，除了上级部门来检查外，主管领导及有关部门对档案的工作检查指导的少；有关领导并没有认识到档案在生产建设中的价值，而且认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，存在“说起來重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。2、档案管理人员素质参差不齐。企业档案专业人员队伍在文化程度、专业索质、理论水平等方面良莠不齐，与油出发展的要求悬殊较大。突出表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学丿力层次偏低，现代档案管理知识贫乏，高层次的档案专业人才稀缺。这些情况已不适应新形势下企业发展形势。一些新进入档案系统的人员，业务不熟悉，基本技能差，造成档案管理不规范；一些“元老级”的管理人员，不思进取，存在混口子、等退休这些老旧的思想，固步自封、停滞不前，严重影响档案事业的创新发展。 3、档案管理不规范。一是档案分类不够合理，保管期限划分不准确;有的单位存在有应归档未归档的现象；个别单位存在同一门类档案由不同的人进行管理的不合理现象。二是档案整理不规范。如机构划分不准、分类不对、档号不规范、案卷标题不规范、组卷混乱现象等。三是档案硬件设施跟不上。如有的档案室没有干湿温度计、防盗门窗、除湿器等。档案室的“七防”（防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害物质和生物）达不到标准要求。四是管理方式陈旧。档案的收集、整理、编冃、查阅大多沿袭传统的手工模式，查找速度慢，利用效率低。4、档案管理与服务存在脱节现象。一是档案资源不够丰富。有的单位只注重基建、科研设备等档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与业务有关的资料的收集整理，影响了企业档案的系统性和完整性。二是档案资源个别流失。由于丿力史的或保管不善筹原因，个别档案存在断代或者缺失现象；部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。三是许多基层单位重“藏”轻“用”。一些单位在工作屮，忽视了档案的作用，档案信息资源开发不足，造成大量信息资源闲置。二、加强企业档案管理的对策1、增强档案管理意识。一要提高对档案工作重要性和必要性的认识。要把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈,做到定期研究、定期分析、定期检查。二要增强责任感。档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创 造良好的环境，要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。三要广泛宣传。要善于抓住利用档案产生较好社会效益和经济效益的典型事例，大力开展宣传工作。要通过对档案利用效益的宣传，拉近档案工作与各单位各部门的距离，让职工群众都了解和认识档案工作，支持档案工作，优化档案事业健康发展的社会环境。2、拓宽领域，加强档案信息资源建设。一要健全收集制度、创新收集手段。严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；运用事前监控收发文件、登门收集等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间耍求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；二是不断拓宽、加深档案工作领域。在现有档案的基础上，要广泛征集一切对企业有保存和利用价值的档案资料，不断丰富馆藏，丰富收集范围。加强对与企业有关研究院、所等单位的科学研究、技术分析筹材料的收集整理，为企业科学开发和建设保存珍贵的资料。同时既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的如奖杯、奖牌能反映企业发展历程的各种实物，使档案室（馆）真正成为保存档案资料的基地和利用档案信息的中心。3、科学管理，提高档案现代化管理水平。首先要规范档案整理工作。严格执行相关档案工作管理标准、技术标准，按照新的档案分类和管理标准进行分类、编目。做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封血、卷内文件目录、案卷（件）装 订结实美观。其次是要实行各种门类、载体档案集中统一管理,方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室“三分开”，全面配置“七防”安全保管和保护设备；定期检杳和经常性检杳相结合。三是提高档案的信息化水平。为更好地为企业生产建设提供方便、快捷的服务，提高工作效率，档案部门要坚持电子文件归档和馆藏档案数字化相结合的工作思路，尽快实现档案信息化存储和处理的数字化，收集与传递的网络化，不断提高档案管理的现代化、信息化水平。4、注重培训，提高档案管理人员综合素质。档案管理人员既要有高度的工作责任感，又要有扎实的档案管理的专业知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基木技能。耍根据企业档案工作发展的需要，适时举办档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。采取集中培训和专项培训相结合、业务培训和作风培训相结合、定期培训和不定期培训相结合，充分利用媒体、网络等介质,做好管理人员的培训工作。在此基础上采取“请进來、走出去”的办法，一方面请业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到先进单位学习档案管理先进经验和操作技能，以促进档案工作健康、平衡发展。（作者单位：辽河油出公司沈阳采油厂档案室）