浅议企业档案管理存在问题及对策.doc

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1、浅议企业档案管理存在问题及对策［摘要］档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，是企业管理工作不可缺少的一部分。目前企业对档案管理重视程度不够，本文对企业档案管理存在的问题进行分析提出相关对策。［关键词］档案管理；问题；对策［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1673-0194(2012)21-0081-02档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案,对资源开发起着重要作用。通过档案管理，一方面有利于企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚

2、实的基础。因此，做好企业档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业的市场竞争力具有重要意义。1档案管理工作中存在的问题(1)对档案的敏感度不够。长期以来，一部分企业管理人员认为档案管理工作就是记载企业员工的基本信息，不是单位主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。还有一种情况是，很多企业在引进人才时都采取重新建档的方式，所以造成一些求职者将档案遗留在人才市场或是个人手中，几年后档案无踪可寻，势必影响职称评定、政审等问题。(1)档案管理水平偏低、档案管理手段落后。大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对

3、档案的重要性、管理要求，以及档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。现在有些条件较好的单位采取了电子数据库管理，但没有涉及音像管理。将来随着办公条件的改善，为了更好地记录职工档案，建立音像档案必将是一种趋势。(2)档案管理制度不健全。我国的档案法律服务工作起步晚，可借鉴的经验不多，还处在一个摸索的阶段，所以在操作中存在着很多问题。(3)档案室硬件设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，

4、有的单位档案室狭窄、潮湿、"六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整。有的单位连必备的切刀、统一的档案夹都无法购置齐备。2档案管理的对策2.1观念创新，使档案在服务中创造经济效益(1)要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。随着企业结构逐步调整、优化，企业的技术水平也在不断提髙，产品也从原来单一品种向多元化发展。为接收和管理好这一类科技档案，档案人员应转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入生产车间，熟悉了解生产工艺流程，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案、资料做到“心中有数”。(2)要树立档案是资产的观

5、念。在企业，科技档案、文书档案、音像档案、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是对企业发展历程的真实记录和客观评价。当企业认识到档案就是资产时，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。(3)要树立档案是企业独有的信息和知识的观念。在知识经济时代，企业的档案是其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。这些档案就是企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不能收集、整理、保管好，很可能给企业造成无法挽回的损失。(1)要树立档案具有实用价值的观念。档案资产是固定资产和一些无形

6、资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、发展的。档案资产的实用价值是在档案利用过程中发挥出来的。2.2体制创新，使档案工作适应现代企业的髙速发展(1)机构创新的核心是精简、高效。企业整合改造的目的是适应市场经济体制的需要，企业档案工作也要顺应企业的需要，档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去功能单一的档案室转变为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。(2)制度创新的实质是从企业的实际出发。企业档案工作的开展需要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力。档案管理制度目前还不够健全，一些重要的

7、档案不够规范，降低了档案利用率。企业要不断完善档案管理制度，明确档案工作的年度目标，兼职档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法。执行按月考核，年终进行总结评比，职责明确，奖罚分明，从而调动全体档案管理人员的工作积极性，用制度来规范档案管理工作。2.3管理创新，全面提升档案工作(1)企业发展了，企业的档案管理工作亦应上水平、上档次、上规模，要提高企业全员的档案意识和档案业务知识水平，确保“集中统一管理”。'‘集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导，为了提高企业兼职档案员的业务水平，要定期举办档案管理业务培训