excel实用操作讲解.ppt

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电子报表处理软件Excel 学习目标掌握在excel中输入数据、处理工作表、设置工作表格式的方法掌握常用函数的使用方法掌握数据的排序、筛选、分类汇总方法掌握图表的制作、工作表的打印和在excel中保护数据的方法掌握用excel进行数据的分析的方法 内容提要Excel工作表建立基本概念工作表的操作与编辑公式与函数的应用Excel图表图表相关名词术语创建和修饰图表数据管理数据清单概念数据排序筛选数据分类汇总 重点和难点重点公式与函数函数的应用数据的排序、筛选图表的修改难点绝对引用和相对引用的区别 Excel工作界面公式栏列号名字框行号当前单元格工作表标签工作表工作簿建立基本概念 1.标题栏:当前编辑的工作簿名。2.工作簿:一般由3张表格组成一个工作簿，最多255张。3.工作表：工作的主要对象，由行、列组成的表格。列A,B...,IV(256)；行1,2...65536。4.单元格：　行和列的交叉，表格的最小单位。5.活动单元格：当前正在操作的单元格，被黑线框住。6.工作表标签：Sheet1~Sheet3，当前活动的白色，其余灰色。7.标签滚动按钮：利用标签按钮，切换显示工作表。8.滚动栏：纵、横。工作簿窗口 工作簿与工作表工作簿（Workbook）工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。工作表（Worksheet）它是工作簿的一部分，也称作电子报表。建立基本概念 有关工作表的操作工作表的操作方法工作表的编辑编辑单元格数据（F2或双击）移动或拷贝数据（工具栏按钮或鼠标拖动）有规律数据的快速填充插入与删除行、列、区域选择工作表中的数据工作表的更名插入与删除工作表复制工作表工作表的操作与编辑 一、单元格选取单个单元格：单击所需的单元格。连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格。多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格。整行或整列：单击行头或列头。全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮。清除选定的单元格：工作表任意处单击。工作表的建立 二、数据的输入1.单元格数据的输入单击单元格直接在单元格输入数据双击单元格在编辑框内输入数据注意：数值数字右对齐，字符左对齐，数字字符输入：‘数字。数值输入超长，以科学记数法显示。字符输入超长，扩展到右边列；若右边有内容，截断显示。按Tab、Shift+Tab、、、、进行个单元格之间的移动。输入分数时，如输入“1/4”，则表示日期“1月4号”，如输入“01/4”则表示数值“1/4”。 2.数据自动输入(1)自动填充。指一批有规律的数据，例等差、等比数列输入前2个数选中该2个单元格指向第2个单元格右下角的自动填充柄＋拖曳填充柄到结束工具／选项／自定义序列在输入序列框依次输入序列，之间用逗号分隔(2)系统提供的序列数据例：甲、乙、丙...；?3、6、9...；星期一、星期二...方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充。(3)用户自定义序列数据输入第一个数选中包含该数的区域设置填充序列编辑/填充/序列等差比差 认识电子表格数据规律排列引入公式实现自动重算建立基本概念 创建工作表（输入数据）输入：原始数据（中英文字符、数字）和公式步骤1：明确内容输入的单元格—当前活动单元格步骤2：内容输入（注意观察公式栏）确认操作EnterTab取消操作Esc数据类型：文本、数字、日期和时间、逻辑值和出错值。工作表的操作与编辑 创建工作表（创建公式）=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式特定符号区域范围引用单元格地址数值型常量Excel函数运算操作符号工作表的操作与编辑 三使用公式公式形式：＝操作数和运算符操作数　：单元格、数字、字符、区域名、区域运算符　：算术　＋、－、*、／、%（百分号）、（乘方）、（）字符　＆（文本连接）关系=、>、>=、<=、<、<>引用运算符：1、:（冒号）区域运算符，产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用(B5:B15)2、（逗号）联合运算符，将多个引用合并为一个引用(SUM(B5:B15,D5:D15))3、（空格）交叉运算符产生对两个引用共有的单元格的引用。(B7:D7C6:C8) 函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。如何在工作表中应用函数不同类型的函数要求给定不同类型的参数函数名（参数1，参数2，…）代表函数功能=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9=Average（B2:B10）公式与函数的应用 函数应用举例函数按功能分为以下几种类型：数学与三角函数（比如，SUM、SUMIF）统计函数（比如，AVERAGE、COUNTIF）逻辑函数（比如，IF）财务函数（比如，PMT）日期和时间函数（比如，TODAY）数据库函数（比如，DCOUNT）查找与引用函数（比如，VLOOKUP）文本函数（比如，CONCATENAT）信息函数（比如，ISBLANK）公式与函数的应用 Excel的函数（补充）类别常用函数功能统计函数CORREL返回单元格区域array1和array2之间的相关系数COUNTCOUNTA统计数字项的个数统计参数的个数（统计逻辑值、文字或错误值）FREQUENCY返回某个区域中数据的频率分布MEDIAN返回给定数值集合的中位数MODE求众数RANK返回一个数值在一组数值中的排位STDEV估算样本的标准偏差STDEVP返回以参数形式给出的整个样本总体的标准偏差VAR估算样本方差FORECAST根据给定的数据计算或预测未来值GROWTH根据给定的数据预测指数增长值 Excel的函数类别常用函数功能统计函数IF执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果COUNTIF计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目RAND返回大于等于0小于1的均匀分布随机数TODAY返回当前日期的系列数，MONTH、YEAR、DAY返回以系列数表示的日期中的月份、年份、天数DATE返回代表特定日期的系列数 Excel的错误信息错误信息原因#####！公式所产生的结果太长，该单元格容纳不下日期或时间格式的单元格中出现负值#DIV/0!公式中出现被零除的现象#N/A在函数或公式中没有可用数值时#NAME?在公式中出现excel不能识别的文本时#NULL!当试图为两个并不交叉的区域指定交叉点时#NUM!当函数或公式中某个数字有问题时#REF!当单元格引用无效时#VALUE!使用错误的参数或运算对象类型 单元格地址在公式中的作用绝对地址：A1相对地址：$A$1混合地址：$A1A$1E4=B1+A2+C2??公式的自动重算功能基于参加计算的数据均引用其存放位置（单元格地址）。公式与函数的应用 创建三维公式不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称!单元格引用地址不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：[工作簿名称]工作表名称!单元格引用地址=[Sale1.xls]销售统计!$E$4+[Sale2.xls]销售统计!$E$4+[Sale3.xls]销售统计!$E$4+[Sale4.xls]销售统计!$E$4公式与函数的应用 数组公式（补充）数组公式：对一组或多组值进行计算，返回一个或多个结果数组公式的输入：选中需要输入数组公式的单元格区域。键入数组公式。按Ctrl+Shift+Enter。 更直观地显示数据（图表）图表：数值数据的图形化创建步骤：选取数据插入图表独立图表嵌入图表编辑图表修饰图表数据表格图表相关名词术语 图表相关名词术语图例数据标记数据系列类型轴(X)刻度线值轴（Y）图表相关名词术语 编辑图表选择图表类型增加或删除图表元素图表标题X轴标题Y轴标题图表标记数据标签图例刻度线创建和修饰图表 修饰图表样例创建和修饰图表 插入地图条件:1、需要有电子地图2、原始数据中需要有与电子地图匹配的数据列步骤：选定包含地名字段的一组数据，点击[插入]→[地图]，出现“+”型的光标，拖动鼠标画一个显示地图的矩形空间即可 数据的组织与管理数据清单概念数据清单概念 数据清单正确创建规则：列名唯一纯数据（杜绝空行、非法数据）同列数据的数据类型和格式应完全相同避免在一张工作表上放置多份数据清单数据清单概念 使用“数据”/“记录单”菜单命令，打开某数据清单的记录单。利用记录单可以进行下列操作：输入数据修改和删除数据查找数据清单中的记录使用记录单编辑数据清单数据清单概念 排序条件：单一条件的排序（简单排序）多重条件的排序（轻重缓急）数据类型：升序：降序：文本A,B,…ZZ,X,…A数字1,2,…10,9,…日期Jan1,…Dec31,…数据排序数据排序 简单排序所谓简单排序就是根据数据清单中的某一列数据进行排序。只要单击用来排序的字段列中的任一单元格，然后再单击常用工具栏中的“降序”或“升序”按钮，数据清单中的记录就会根据该列数据的大小按降序或升序重新排列。 多重条件的排序用以设置两个以上的排序约束条件。数据排序 2)多重条件的排序如果排序的要求比较复杂(比如要先按总分进行排序，总分相同再按中医基础得分进行排序等)，这时排序不再局限于单列，须使用“数据”菜单中的“排序”命令。进行复杂排序的方法是：①单击数据清单的任一单元格②选择“数据”菜单的“排序”命令③在“排序”对话框中设置排序的关键字以及排序的顺序(若关键字选择为“无”，则表示不参与排序操作)。 ④为保证数据库的字段名不参加排序，必须选中“当前数据清单”中的“有标题行”单选按钮，然后再单击“确定”按钮。见图5-40。图5-40“排序”对话框图 如果想按自定义次序排序数据，或排列字母数据时想区分大小写，可在“排序”对话框中单击“选项”按钮，如图5-41所示“排序选项”对话框。图5-41“排序选项”对话框 自定义排序序列升序北京、东京、南京、西京降序西京、南京、东京、北京自定义总部（南京）、分部（北京、东京和西京）数据排序 筛选数据大表明晰的小表有条件的筛选自动筛选高级筛选数据筛选 (1)自动筛选①单击数据清单中任一单元格②选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”子命令，每个字段右侧均出现下拉箭头。③单击某列的下拉箭头，选取筛选条件。如：单击“性别”列的筛选箭头，在选取筛选条件时，若选择“男”，如图5-42所示，筛选结果只显示男生记录。图5-42利用自动筛选箭头进行筛选 (2)取消自动筛选选择“数据”菜单中“筛选”命令的“全部显示”子命令，或再次选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”命令以去掉其前面的对号，即可关闭自动筛选，复原数据。 (3)高级筛选（补充）如果需要输入复杂的筛选条件，或者将符合条件的数据输出到工作表的其它单元格中，可以使用高级筛选功能。 使用“高级筛选”功能“高级筛选”功能完成筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中含复杂的“与”和“或”关系的数据。或与数据筛选 高级筛选的操作方法：①将表格的字段名行复制到一个单独的区域(一般为表格的下方，与表格隔开数行)，称为条件设置区域。②在条件设置区域中，在字段名行的下面一行开始设置筛选的条件，若多个字段的筛选条件处于同一行则表示“并且and”，不在同一行时表示“或者or”。③单击数据清单中的任一单元格。 ④从“数据”菜单中选择“筛选”中的“高级筛选”命令，屏幕显示“高级筛选”对话框，如图5-43所示。在给出的对话框中的“数据区域”选定原数据清单的数据区域(系统会自动选择，包括字段名行)，在“条件区域”中选择刚才设定的条件区域(包括字段名行)。图5-43“高级筛选”对话框 ⑤选定筛选出的数据显示的区域左上角单元格(否则将在原数据清单中显示筛选结果，原数据清单将不能再恢复)，然后单击“确定”按钮。其处理结果。见图5-44。图5-44选择“高级筛选”命令后的工作表 分类汇总先分类（排序），后按类汇总分析。分级显示符号分类汇总 ①对分类汇总的字段进行简单排序，使相同的记录集中在一起。②单击数据清单的任一单元格，选择“数据”菜单的“分类汇总”命令，出现“分类汇总”对话框。如图5-46所示。③在“分类汇总”对话框中，选择分类字段、汇总计算的方式和要进行汇总的字段(可选择多个)。分类汇总的操作步骤 ④单击“确定”按钮。就显示分类汇总表，如图5-47所示。图5-47分类汇总后的工作表 分类汇总后，数据将分级显示，单击汇总表左上角的数字1、2、3或汇总表左侧的加、减号可选择汇总的明细级别。选择“编辑”菜单中的“撤消”命令或再次选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮，即可恢复原有数据格式。 分级显示数据分类汇总 数据交换与word进行数据交换打开word文稿打开excel文件，选中要插入到word中的图表或数据，点击[编辑]→[复制]转入word，点击[编辑]→[选择性粘贴]，在对话框中选择“粘贴链接”，在“作为”下，选择“作为excel工作表对象”，点击“确定”即可 读取外部数据源读dbase、access数据库、文本文件使用[文件]→[打开]，在文件类型处选择相应的类型即可其他（sqlserver、oracle、foxpro等）（补充）点击[数据]]→[导入外部数据]→[导入数据]，弹出对话框选择对应的数据源 Excel的使用技巧（补充）如何在单元格内分段（alt+回车）如何在多个单元格内输入相同内容（选定这些单元格，在其中一个单元格中输入内容后按ctrl+enter键即可）如何绘制斜线表头如何读取外部数据源模拟运算表有何用途如何只复制工作表中的数据怎样隐藏公式如何快速设置格式如何插入批注？如何实现多人修改同一份工作薄如何从列表中选择数据输入如何保证输入有效数据 小结Excel的基本概念：工作薄、工作表、活动单元格、相对引用、绝对引用、函数工作表的编辑、复制、移动、改名、设置格式公式和函数的应用数据的排序、筛选、汇总、分析