关于对档案信息化建设的几点思考.doc

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1、关于对档案信息化建设的几点思考【摘耍】随着信息技术在煤碳公司推广应用和发展，档案管理信息化成为档案管理的新课题。通过对煤碳公司档案管理现状和存在问题进行简要阐述并就档案管理信息化建设提出自己的看法，为煤碳公司档案信息化发展提供借鉴。【关键词】煤碳公司档案管理信息化建设思考档案管理是衡量一个煤碳公司业绩与管理水平的重要尺度。随着煤碳公司信息化建设地逐步实施，档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移，数字化、网络化给档案管理工作带来了新的发展契机，实现档案工作环节计算机化，使之档案工作信息自动化，提高档案系统整体功能成为档案管理工作的重点。1煤碳公司档

2、案管理的现状和存在问题1.1煤碳公司档案管理现状随着数字化、网络化在煤碳公司管理中逐步实施，档案由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案），管理模式历经传统手工、单机数据管理、网络信息管理到知识管理模式的演变，并且随着模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应变化，以前基于传统档案管理流程需要针对电子档案管理特点进行相应调整。1.2煤碳公司档案管理存在问题档案管理与提供利用不能适应档案网络化发展需要，主要体现在档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求，档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入

3、电脑，还按手工方式在进行工作；再次是档案管理工作缺乏制度化的管理程序，档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确，加之有的档案在立卷过程中没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内冃录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍；档案管理机构设在办公室，在行政上无法对各科室进行管理，导致档案管理无用论在部门滋生蔓延到整个煤碳公司，弱化了煤碳公司档案意识。2档案管理信息化建设的重要性2.1可改善档案管理工作只有实现档案作息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务

4、职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为煤碳公司经济建设与发展提供高效、优质的服务。2.2可用详实的档案信息支持决策和管理决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。対此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。2.3可为科学研究和知识普及提供智能化服务档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等。2.4可避免出现“时空黑洞”随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将FI趋普及。档案人员

5、要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。3界定档案信息化建设的内涵和标准3.1推进档案信息化，必须提高档案标准化、规范化水平档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱是影响档案信息信息化建设的关键因素，掌握好标准和规范相辅相成、互相促进的辩证关系，在档案信息化建设思想取得共识可以使我们的工作视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，使之档案业务规范，档案标准建立健全乃至真正实施。3.2档案信息化建设要着眼于系统整体水平的提高档案数字化建设的着眼

6、点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻，当然，每个节点的装备水平和应用能力齐头并进不可能“齐步走”，要知道少数先进的节点不可能组成先进的系统。2.3有重点地抓好档案数据库建设冃前煤碳公司档案信息化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键是数据库建设。建立数据库系统要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。在档案数据库建设中,要坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，面向应用，建立“活

7、库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”，突出重点，由单一库向系统库发展，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，使档案自动化系统效率逐步提高。4建立煤碳公司档案信息化的几个关键环节4.1建立“电子文件（档案）数据管理中心”“电子文件（档案）数据管理中心”是煤碳公司信息资源库的重要组成部分。电了文件（档案）数据管理中心应集中管理网站内各单位的归档电了文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。其次建立档案数据库。第一步，输入文件级目录，把馆藏档案的文件级目录输入数据库，在建

8、立数据库的过程中，可边输入边打卬，一方面补齐卷内文件目录，另一方曲