关于档案信息化建设的几点思考

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1、关于档案信息化建设的几点思考　　摘要知识经济时代，随着数字技术的迅猛发展，信息技术在人们生活、工作和学习中起到了深远影响，信息化、数字化已经成为时代的潮流，是社会向前发展的趋势。由此，档案信息化建设也必然成为时代的选择，档案信息化对于政务信息化有着巨大的推动和影响作用，档案信息化的水平将直接影响着政府的竞争力和服务管理质量。本文就档案信息化建设的意义、特点，当前档案信息化建设中存在的问题，对档案信息化建设提出几点思考。　　关键词档案管理信息化建设思考　　中图分类号：G270文献标识码：A　　1档案信息化建设的意义　　（1）档案信息化是信息

2、化建设的要求。政务信息化的发展将以电子政府成为信息化建设的重要标志，互联网将成为政府职能的重要表现形式和媒介，政府的信息披露、网上办公、政府采购与招标等活动将更多地通过网络来实现；电子政府将成为一个跨越政府部门和管理行业的综合平台，将成为各级政府机关与企业和民众的连接中心，它是社会信息化重要标志之一。　　（2）档案信息化可以极大地改变档案管理工作的方式。一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力；二是检索查询方便。档案管理信息化后，可以实现即时查询，极大的减轻了工作人员的负担。　

3、　（3）档案信息化为决策提供信息支持。一是可为党和政府决策提供可靠正确的信息，对此，档案信息有着独特的优势，可以为科学决策发挥重要作用；二是可为科学研究和知识普及提供智能化服务。　　2档案信息化建设的特点　　（1）档案信息的正确性和可靠性较高。档案信息化建设的核心是资源建设，在资源建设过程中，保证信息的正确性、可靠性尤为关键。档案信息资源包含的内容广泛，信息量巨大，且资源增长速度快，重构难度大，如果资源包含的信息正确性、可靠性不高，将使资源的利用困难，最终影响信息化建设的成败。　　（2）信息的安全性必须得到保证。档案信息化建设的目的是为社

4、会提供档案信息服务，不可避免地借助现有的各种网络设施，由于信息具有易传播、易扩散、易损坏的特点，信息资产比传统的实物资产更加脆弱，更容易受到?p害，这样势必威胁档案信息的安全性。为了保证信息的安全性，必须在信息资源建设的过程做好档案信息的鉴定工作，在通过网络为社会提供信息服务的过程中，要采取多方面的安全措施，保证档案信息的安全。　　（3）信息化建设是一项长期的系统工程。传统的社会经济使档案信息化缺乏应有的经济动力，档案意识的淡薄使档案信息化缺乏了应有的精神动力，尽管当代社会环境为档案信息化建设提供了良好的社会基础，有着独到的“天时地利人和

5、”，但档案信息化建设与政府其他的信息化建设比较，存在着明显的不足与落伍，甚至是滞后，欠帐太多，受财力、技术力量等因素不同程度的影响，注定档案信息化建设时间周期长，必须采取分步实施和边开发边利用原则，将信息化工作稳步推进。　　（4）需要成熟、通用的技术及产品作保障。在档案信息化建设的过程中，将采用多种信息处理技术和产品，这些技术和产品必须是成熟的，以保证信息资源建设和利用的可靠性。另一方面，档案信息资源的保存利用是长期的、永久的，这样必须要求资源建设的过程采用的技术必须是通用的、标准的，非通用的、非标准的技术会导致资源共享困难，甚至在将来无

6、法利用，造成极大的人力、物力和资源的浪费。　　3档案信息化建设存在的问题　　（1）档案人员专业化水平不高。目前，相当一部分档案专业人员在信息化方面知识缺乏，业务素质不能适应信息化建设需要。特别是在县一级档案部门，毕业于档案专业或计算机专业的人才极少，多数人员的年龄、文化知识结构不合理。尤其是一些机关档案员，兼职过多，更迭频繁，不仅不具备档案信息化建设所需要的知识水平，而且连一般的档案业务任务都难以完成。　　（2）档案信息化建设工作繁重。进行档案信息化建设工程中，不仅要对当前存档的档案资源进行数据录入处理，利用扫描等现代化手段将其转化成电子

7、格式；又要在电脑上用相关文档软件按照统一要求对录入的数据进行编制，方便日后检索查阅；甚至对于一些机密性的数据，还要有相关的技术人员进行数据加密保护，设置防火墙等手段阻挡黑客攻击；这些工作完成之后，还需要不定期的对电子档案进行维护，防止因突发情况造成的档案资源丢失或损坏。　　（3）缺乏经费保障机制。要想搞好档案信息化建设，需要企业投入大量资金，前期的建设需要大量经费，而且在后期的维护和升级中还需要另一笔投入，这样就造成了档案信息化建设难以大规模普及。　　（4）数字化档案应用系统的网络安全性有待提高。数字化档案信息通过网络系统向社会公众提供高

8、效快捷的档案信息服务，必须要采用一套完整的安全措施，保证网络系统安全性，防止黑客的攻击和病毒的入侵，使数据和应用系统不被破坏，系统时刻保持正常运转，信息传输的过程中重要信息不泄漏或被修改。