文件和资料管理制度.doc

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1、公司文件资料管理制度文件资料管理制度1.由项目资料员负责做好质量、技术文件的收发、保存、归档工作，及时将有关资料收集完整，确保工程资料的真实性、及时性、完整性。并负责其他管理文件的收发、传阅、编制清单归类保存。2.外来文件应由资料员进行收文登记，上报项目经理批示，资料员根据领导批示将文件分送有关领导和部门阅办，所有阅办人均须在文件和资料发放登记表上签名。施工图、技术核定单、变更通知单等则由项目技术负责人批示，决定发放的范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按批示做好编号及登记。3.当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、

2、编号不变，文件发放部门应将原破损文件收回处理。4.文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明作废。5.文件和资料的保管5.1.文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料，防止丢失、损坏，若损坏丢失应及时向主管领导报告，采取补救措施。5.2.文件资料涉及公司秘密的，严禁对外泄露。5.3.文件管理人在调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并作好文件移交记录。6.文件和资料的使用控制6.1第5页共5页公司文件资料管理制度文件和资料需要时，应经主管部门或部门负责人批准，规定复印的份数、编号，发放应做好记录和登记。6.2文件一般情况下不外借，如

3、确需外借，需经主管领导批准。附录：收文记录文件发放记录文件和资料存档（移交）记录第5页共5页公司文件资料管理制度收文记录序号收文日期来文单位文件编号文件名称份数第5页共5页公司文件资料管理制度文件发放记录序号收文单位文件名称日期份数收文签字第5页共5页公司文件资料管理制度文件和资料存档（移交）记录序号资料名称单位数量备注移交人：接收人：日期：日期：第5页共5页