设备文件资料管理制度.doc

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1、设备文件资料管理制度№：K/ZD.SB-20020011.目的为加强公司设备管理方面的文件资料的管理，清晰设备文件资料的控制过程，使之能完整、系统地保存，为公司的生产设备维修及保养提供客观依据及文件支持，特制订本制度。2.适用范围本制度适用于与生产部生产设备及工程有关的资料管理。3.原则及定义3.1设备文件资料的管理应遵守公司有关文件资料管理的相关规定，并有利于设备管理工作的有效进行。3.2设备文件资料是指涉及设备管理方面的所有技术性资料及各种文件、工作表格等，包括各种合同文件、设备使用资料及随机备件、设备运行程序资料、工程及改造图纸资料、设备档案资料以及各种管理文件、日常设备管理表

2、格及各种特种设备的检测资料、报告等。4.设备文件资料的管理4.1合同文件的管理4.1.1合同文件包括设备采购合同、备件购买合同、工程合同以及相关合同的技术协议和附件等。4.1.2合同文件的签定根据《经济合同管理制度》（No.K/ZD.BG-98075）的相关规定执行。4.1.3合同文件的编号由生产部设备管理科资料管理员负责管理并提供，编号根据《企业标准》Q/CRK-1996《技术文件编号》的规定，制定其编号方式：HLAC/SB.××××－××××相关合同附件及技术协议序列号，用A~Z表示合同签定的顺序号，用000~999表示合同签定的年份生产部设备管理科合同标号4.1.4合同文件的归

3、档保存合同文件签定后，合同签定负责人应将合同文件原件一式两份交设备资料管理员，设备资料管理员将一份合同原件交财务部相关会计人员，并将另一份合同原件复印后按年度及合同编号顺序保存在设备管理科资料室，复印件则按合同年度另外装订成册保存，合同文件原件与复印件要求分开独立保存。设备文件资料管理制度第12页共12页1.1.1合同的查阅及借阅生产部本部人员因工作的需要而需查阅有关合同文件时，可直接向设备资料管理员申请，一般情况下资料管理员可提供合同文件复印件予查阅人员，如查阅人员因实际需要需借阅合同文件原件时，必须在资料管理员处办理文件借阅手续；非生产本部人员需查阅有关合同文件时，应先向生产部部

4、长申请同意后，方可办理有关查阅手续；合同文件原件及复印件的借阅期限为一天。1.2设备使用资料及随机备件（工具）的管理1.2.1设备使用资料包括设备使用及维护说明书、设备随机图纸等。1.2.2设备使用资料的移交设备开箱验收时，生产部设备管理员应根据设备装箱清单即时清点并回收随机资料，并将设备使用及维护说明书、设备随机图纸等设备使用资料在设备开箱后第二个工作日前移交给设备资料管理员，并在《资料移交登记本》上登记。1.2.3设备使用资料的归档设备资料管理员接到有关设备使用资料后应及时进行归档处理，并按照本制度的有关规定对设备使用资料进行编号，同时对原始资料进行复印合订工作。1.2.4设备使

5、用资料的编号1.2.4.1编号形式设备使用资料的编号准则依据《企业标准》Q/CRK-1996《技术文件编号》的规定，制定其编号形式为：K/SBZL.××－×××—×—××设备使用资料复印件合订本序号相同设备使用资料原始文件版本序号设备使用资料原始文件序号设备使用部门代号设备资料代号公司文件代号1.2.4.2编号原则1.2.4.2.1设备使用部门代号按使用部门名称前两字的拼音首位字母组成，具体编码参照附表一（表中未列部门如有设备购进，其代号可按上述方法确定）。1.2.4.2.2设备文件资料管理制度第12页共12页相同使用部门的设备使用资料原始文件序号根据设备使用资料移交的时间先后由00

6、1～999之间顺序排号。1.1.1.1.1同一设备有多本相同的原始文件时，制定原始文件版本序号，版本序号由英文字母A～Z之间排号。1.1.1.1.2设备使用资料复印件合订本序号由01～99之间顺序排号。1.1.2设备使用资料的借阅1.1.2.1生产部人员因设备操作、维修及保养或因工作需要，需借阅有关设备使用资料时，可直接到设备资料管理员处办理借阅手续。1.1.2.2非生产部人员需借阅设备使用资料时，须经生产部设备管理科科长以上人员批准后，方可到设备资料管理员处办理借阅手续。1.1.2.3设备的原始文件和资料原则上不允许借阅，资料管理员只能将原始文件和资料的复印件合订本借予有关人员。1

7、.1.2.4设备使用资料的借阅期限为七天，借阅人员应在此期限内归还所借的全部资料，如需续借，应在到期之日到设备资料管理员处办理续借手续。1.1.2.5借阅人员应爱护所借资料，不得污损、涂改资料，不得将资料擅自复制、抄录、转借或转阅。1.1.2.6所借资料如超出借阅期限且并未办理任何续借手续，或遭到人为损坏、涂改时，设备管理科有权根据公司相关制度对借阅人进行适当的处罚。1.1.2.7设备资料管理员负责对所借出的资料进行跟踪管理。1.1.3设备使用资料的保管1