文件资料管理制度

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1、长影海南生态文化产业园项目中国区文件资料管理制度文件资料管理制度总则：工程项目文件资料的管理包括公司文件（集团及分公司文件）、项目文件、甲方文件、监理文件、施工技术资料、贯标资料、职业安全和环境管理资料等七部分内容。项目资料员在项目总工的领导下，具体负责并指导文件资料的管理工作。项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范，内容正确。1、公司文件管理制度1）对公司文件进行分类收存。类别为质量体系文件、非质量体系文件两类。2）公司文件由项目资料室作接收登记。3）项目资料员在接到公司文件后，根

2、据文件归属类别附上文件传阅学习单送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后，在文件传阅学习单上签署意见，并决定该文件的学习或传阅范围，保存传阅记录。重要文件由技术负责人或各室主任组织学习，留下学习记录。4）职业安全、环境管理方面公司文件由资料室统一作接收记录，文件存于环境管理员处，由环境管理员作文件传阅学习记录。5）甲方、监理等外来文件和会议纪要等，由资料室统一做接收记录，项目经理阅后确定学习、传阅、落实人员，传阅登记后资料室统一存档。6）资料盒内应编制文件目录，以便于查阅。7）作废文件由项目总工做留存或销毁处理意见，留存作废文件进行标识，单独存放，编目，同时在原收文记录上标明作废及

3、销毁日期。8）质量体系投入运行后设立的项目经理部，要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》，并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。9）项目经理部调出人员不允许带走文件和资料，到新的岗位后，需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后，继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。第4页共4页长影海南生态文化产业园项目中国区文件资料管理制度2、项目收发文件管理制度1）项目对外发文应由室主任审核，项目经理审批签发，资料室备，统一发放，，发文格式执行《中铁建设集团有限公司CI手册、VI手册分册工程项

4、目部分（试行）》的要求。项目对外发文统一按照各业务口编号为：部室发文代号部室发文代号技术室土建专业FW-JT**材料室FW-CL**水暖专业FW-JS**核算室FW-HS**电气专业FW-JD**财务室FW-CH**工程室FW-GC**2）项目文件包括项目外发文件、项目内发或传阅文件两部分。3）外发文件的具体要求项目外发文件按预算、进度计划、其他方面三类进行发文，并在发放记录上注明原件存放处，资料室统一标识发放文件编号。4）项目内发或传阅文件的具体要求①项目内发或传阅文件按技术室文件、工程室文件、预算室文件、材料室文件、财务室文件、资料室文件、党政及后勤文件、外来文件共八类进行收发、传阅登

5、记，并在收发、传阅记录上注明原件存放处。②建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文，由项目资料室统一接收，并及时上报项目经理，由项目经理签署意见。③项目资料员不在时各业务口代收文件，日后移交资料员，资料室做接收记录。④项目内发（含发放施工队部分）的文件、通知，各部门各施工队收到后，均应分类编目归档。⑤项目发放施工队的文件规定：s发放施工队的文件、通知（不含技术交底），均在资料室备案，做受控标识，同时由发放责任人保存原件和发放记录。s施工队退场前由其责任人回收施工队接收文件资料，并列清单给资料室，资料室汇总移交核算室。s施工队的资料管理作为施工队考评内容之一，与结算挂钩。3、施

6、工技术资料管理规定1)第4页共4页长影海南生态文化产业园项目中国区文件资料管理制度项目总工应定期检查各专业工程师内业资料的收集报验工作，检查资料员的资料整理归档工作，不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。2)GB/T50328-2001文件涵盖的技术资料要求：a)项目总工不断组织各专业工程师和资料员学习，提高内业资料水平。b)各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理报验，并随施工进度将技术资料移交项目资料员，核查、整理、归档。c)资料归档时依据北京市《建筑安装工程资料管理规程》的标准，如果技术资料不符合要求，资料员及时通知专业工程师，专业工程师应及时更正补齐，详见项目《技术资料管理规定》。3)

7、图纸、方案、技术交底的收发管理：a)施工图纸由项目资料室负责保管、发放，下发施工图纸的日常保管由登记领取人负责，一旦损坏由领取人负责赔偿。b)项目资料员根据总工程师的要求将图纸发放给有关人员和有关单位，保存发放记录，图纸持有人调离原岗位或项目时，必须将图纸完好无损交回资料室。c)作废图纸由资料室通知作废，并加盖作废标识或回收作废图纸。d)方案由总工决定发放范围，资料作发放记录并保存。e)技术交底由交底人发放施工队复印件或