文件资料管理制度

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1、目錄主旨．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3適用範圍．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3發行．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3修訂．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3文件/資料管理制度概述．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3文件/資料作業管理辦法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4分類．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4證件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4文件．．．．．．．．．．．．

2、．．．．．．．．．．．．．．．4合同．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5技術資料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5人事資料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5電腦資料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5其它資料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5編號說明．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6責權部門代碼．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6文件類別代碼．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6非質量體系文件編號方式．．．．．．．．．．．．．

3、．．．．．7編號管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．8保管權責．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9證件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9文件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9合同．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9技術資料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9人事資料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．916外來文件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9其它文檔．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9

4、文件制作格式規定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．10文件制作格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．10表單制作格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．11記錄制作格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12文件作業程序．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12文件的制訂、修訂．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12審核、核准、分發．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12廢止、回收、銷毀．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．13歸檔作業．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．1

5、3借閱、補發．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．14翻印．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．15電腦作業管理辦法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．15網絡維護及相關規定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．15文件的變更．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．16文件的備份．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．16文件的刪除．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．16載體及程式系統管理規定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．16附則．．．．．．．．．．．．．．．．．．

6、．．．．．．．．．．．．．17附件一：公司檔案管理人員組織圖．．．．．．．．．．．．．．1716檔案文件資料管理制度文件類別一般文件密級機密極機密版本：2擬稿朱郁喬文件編號管規009發行日期99年12月28日共頁核准l主旨：為有系統的妥善管理本企業之各類檔案及相關資料(含各類文件)．特制定本辦法執行之。l適用范圍：凡本企業內之各類檔案、文件、資料，均適用本辦法．l發行：本辦法經執行長核准後發佈實施。l修訂：本辦法如有未盡事宜時，得由管理部加以補強並呈總經理審核、執行長核准後修訂之。壹、文件／資料管理制度概述一、文件／資料管制是指對企業內所有檔案、文件及資料（

7、包括現行運轉文件、存檔文件、餘存文件和準備銷毀的文件）的存放、調閱和銷毀等進行管理之工作．二、由各部門助理擔任日常檔案、文件及資料管理工作，在進行各項文管作業時，應遵循以下三個基本原則：(一).集中管理原則．具體情況包括：1.凡企業接收之外來函件、資料等，一律應由相關部門之文管人員負責接收、登記和分發處理，如文管人員不在時，應確定臨時接收人員；如文管人員離職時間較長，應及時指定人員代為辦理．2.以本公司名義對外下發或上報之文件，應由承辦部門文管助理統一登記、編號，並視文件之等級加蓋公章及經權限主管核準後發放，並將存檔文件、余件歸檔進行妥善保管．3.企業接收的

8、所有文件、資料都應由各相關權責部門文管助理集中保管．