公司资料、文件管理制度

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1、公司资料、文件管理制度为加强公司保密文件、资料、合同等信息规范管理，加强文件资料的收集、归档和使用，有效地保护和利用文件资料，保障文件资料的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司实际情况，特制定本规定。第二章归档范围本制度所称的文件归档与管理是指在公司各项经营生产中产生并具有保存价值的文件，其中包括文件、资料、图纸、合同、账号、软盘等。主要部门归档资料管理范围：研发部：研发图纸、技术标准、工艺文件、测试记录、软盘等销售部：客户档案及资料、使用的推广平台账号、协议、合同等财务部：财务表报等采购部：供应商客户资料、合同、协议等行政人事部：人事表报、合同、协议等其他部门：重要的数据、表报

2、、账号、密码、合同、图纸等第三章归档管理权限核实归档文件、资料的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备，归档归口部门及要求如下：（一）绝密资料由总经理另行安排人员保管。（二）一般性机密文件需要归档保管的由公司行政人事部暂为保管。（三）文件资料的归档按照“部门收集、集中管理”的原则，由公司各部门主管或者设部门兼职人员负责各项归档资料的收集与管理，按规定归档时间统一再备份给相关归档人员。（四）公司应设立资料室或单独的归档资料管理文件柜，每个月由行政人事做归档工作的跟进、清查，发现欠缺的必须及时追查，防止重要文件归档出行遗漏。（五）保密文件、保密资料必须在办公室内传阅，不得擅自扩大传

3、阅范围，不得将保密文件和资料带出办公室。第四章执行要求未按以上规定办理，未及时归档，发现有材料丢失、损坏、泄密情况的责任人将被扣除当月的绩效工资，有下列行为之一，给公司造成损失，据情节轻重，给予50～500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：（一）毁损、丢失或擅自销毁账号、密码、客户信息、技术数据等；（二）擅自向外界提供客户数据、研发技术图纸等；（三）涂改、伪造信息数据、技术参数等；（四）部门重要的需归档文件、合同、资料未及时上报归档或管理不善的；（五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者。第五章其它（一）员工调离公司时，不得将资料带走，其业务部门会同行政人事部将其客户资料接收、整

4、理、归档。（二）重要资料、协议、合同等各部门应妥善保管，出现随意放置、丢弃的予以通报批评或处罚；重要协议、合同需传真、复印的需有行政人事部专门人员核查或代为处理。电子科技有限公司二零一五年六月九日公司资料、文件管理制度(二)：公司文件资料管理制度(2017.2)公司文件资料管理制度第一章总则为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。第二章文件签发管理一、发文规范程序及要求1、文件拟制的责任划分（1）总经理办公室：负责撰写总经理交办的各类文件。（2）行政部：负责撰写公司重要会议纪要、记录及公司领导交办的文件。（3）各部门：

5、负责撰写本部室规章制度及相关材料。2、文件的审批程序（1）各部门领导首次审批，明确主送、抄送及传阅范围的意见，并签署姓名及时间。（2）文件涉及其他部门，其主管领导也要附加审核，并明确意见、签署姓名及时间。（3）总经理根据各部门负责人的审批意见，进行最终审核、审批，并签署姓名及时间。3、文件的签发权限（1）公司等级的发文，由总经理签发，总经理不在时由其授权人签发。（2）公司等级的会议，会后拟制的纪要、记录由会议总经理签发。（3）各部室呈批件、内部工作函、情况反映等轻便文种由部室领导签发。4、文件的印制程序1、承办人员在接手文稿后，首先要检查文稿审核、审批手续是否规范。2、承办人员按主送

6、和抄送的要求份数进行印制文件。3、承办人员凭《发文审批表》到印章管理处用印。5、文件的分发及传阅（1）文件的分发程序:a.发给总经理及其助理的文件由总经理办公室负责签收并转呈。b.发给各部室的文件由各部室领导签收，或由部室领导指定的人员签收并转呈。c.主送地方政府的公文，由承办部室负责送达。（2）文件的传阅a.公司文件由承办科员负责按领导明确的传阅范围，尽快完成传阅任务。b.地方来文由行政部领导明确主送给公司领导的方向，承办科员按要求将文件复印后呈送给公司领导，然后将《文件传阅卡》和原件存档。二、收文规范程序及要求1、收文登记。凡是从外部送达本公司的文件、包括传真、信函和其它文字材料

7、，一律由行政部专人负责签收，根据文件内容对其进行编号、登记。2、领导拟签及阅批。先由行政管理部室领导对文件提出初步处理意见，承办人员根据处理意见，填写文件传阅卡，及时呈送有关领导阅批。3、承办落实。承办人员按照领导阅批指示，继续呈送有关领导传阅，或联系有关部门落实。第三章公司文件、资料归档管理一、公司文件、资料归档分类和归档范围如下:1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；公司各类证照。