文件和资料的管理制度.doc

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1、文件和资料的管理 1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。 由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变更及时标识。 2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记。 3、文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字。 4、在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。 5、当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向

2、文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放部门应将原破损文件收回处理。 6、文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，在补领申请时必须作出书面说明，文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明作废。 7、在用有效文件控制清单 项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》，项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》，以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。 8、文件和资料的更改 a.当文件和资料需要更改时，应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》，说明更改的理由

3、依据和更改内容，如更改涉及其它部门时，应重新会审。 b.文件更改原则上应由原审批人审批，当原审批人不在或需指定其它人员审批时，则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。 c.经更改审批的文件，由审批人填写《文件和资料更改通知单》，并发至有关部门。 d.文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令，直接在文件的相应处进行更改，但应确保内容的正确、清晰，并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件，并做好发放登记。 e.文件更改后，文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。 f.文件更改应做好记录和标识。 9、作

4、废的文件应加盖“作盖”印章，已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。 10、文件和资料的保管 a.文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料，防止丢失、损坏，若损坏丢失应向主管领导报告，批准后按二.5和二.6办理。 b.文件资料的存档按公司档案管理办法规定办理。 c.文件管理人在调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并作好文件移交记录。 11、文件和资料的使用控制 a.文件和资料需要时，由需要人填写《文件和资料复印审批表》，应经主管部门或部门负责人批准，规定复印的份数、编号，发放应做好记录和登记。 b.需要临时借阅文

5、件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》，经文件管理部门负责人批准后方可借阅，借阅后必须及时归还，文件一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。 12、记录 文件和资料发放登记表 文件和资料收到登记表 文件和资料更改申请表 文件和资料更改通知单 文件和资料复印审批表 文件和资料存档（移交）记录 文件和资料补领审批表 有效文件控制清单 文件和资料借阅申请单 9.3.3产品（材料）采购的控制 1、根据采购对最终产品的质量影响程度，对采购材料进行分类。 A类（重要）：属主要及大宗量产品，直接影响最终产品质量的产品，应在

6、合格分承包方名单中采购。 B类（普通）：除上述产品以外的产品，允许在市场直接采购。 2、分承包方的评价 a.采购前，必须进行分承包方的评价。 b.分承包方评价由办事处组织进行评价，由项目经理、质量员、材料员参加。 c.评价内容： ①对分承包方类似产品生产过程和服务的以往业绩进行评审。 ②对提供的样品质量进行鉴定。 ③是否具备生产许可证或产品使用许可证。 ④生产能力及能否履行合同能力的调查。 ⑤必要时对分承包方质量体系评价。 ⑥企业信誉。 ⑦价格水平。 d.根据评价结果，由项目部编制合格分承包方名单报办事处主任批准，确定

7、合格分承包方名单，并作好《分承包方评价记录》，在《合格分承包方名单》中实施采购。 3、对合格分承包方的控制 根据采购产品对工程质量的影响程度，对合格分承包方实施控制：控制方法是： a.每年一次对合格分承包方进行复评，发现不合格，限期整改。 b.对合格分承包方产品进行跟踪验证，一次不合格进行退货，调换并警告，再次不合格撤换合格分承包方。 4、采购文件 ①采购产品的技术标准 采购产品的技术标准必须满足设计及有关规定要求，必要时由总公司工程部提供。 ②采购计划 a.采购计划由项目经理部负责编制。 b.采购计划由办事处主任负责

8、批准。 c.采购计划的内容：产品的名称、数量、质量要求、生产厂家、采购日期及交货验收方式等。 ③采购合同 必要时，采购前应签订采购合同，采购合同由项目经理或其授权人负责签订，签订前必须经办事处主任批准。 采购合同的内容包括：产品名称、规格型号、质量要求、价格付款方式、交付时间、交付验收方式以及有任意一方无法履行合同时解决争议的方法