前台管理制度和行为规范.doc

《前台管理制度和行为规范.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、北京歌华网络文化资讯有限公司前台管理制度及行为规范一、目的为了加强前台人员的工作规范化、系统化，体现本公司专业、职业的文化氛围，便于加强日常行政管理工作，特制定此制度。二、适应范围本制度适用于公司前台人员。三、前台职责范围与规范（一）电话接听与传达1、前台人员在接听电话时使用规范用语：a)“您好！歌华，请问您找哪位？”b)“对方电话占线，请您稍后再拨。”2、前台人员在电话振铃响三声之内必须将电话接起。3、保证所接听电话的有效性，做到总机线路畅通。4、不得随意让其他人员占用前台电话，造成电话占线。5、休假期间应随机拨打电话到公司总机，确认是否转接一切正常，如发现电话故障，及时通知相关人员。

2、（二）收发传真1、保证传真机线路畅通，不能随意让其他人员占用传真电话。2、收到传真后要及时通知收件人，以免造成延误。重要传真要做登记，收件人领取后要签字确认。3、要对接收到的传真放在专门位置，只能由收件人本人进行查收。（三）接待来访客户1、前台人员要具备良好的行为礼仪修养，言谈举止得体，具有亲和力，着装得体，不得擅自离岗。2、客户来访时主动起身迎接并需问清找谁、客人姓名、公司名称、是否有约，并打电话通知有关人员到前台迎候；公司领导的客人经电话核实后带进领导指定房间后、倒水。如暂时不能接待时，请客人稍等，并向客人说明情况，请客人到会议室稍坐、倒水。3、客人离去时起身送客，并及时整理会客室、

3、会客桌等。（四）办公用品采购、保管、发放、登记、费用分摊统计1、办公用品定期进行统计并与供应商保持良好的合作关系。2、每月中旬将汇总上来的办公用品定购单进行统计，统一进行购买。3、要做到控制购买量，尽量为公司节省开支。4、办公用品要有专门的地方进行存放。5、一些易损耗的办公用品多备用几份，以应付突发情况。6、在统一购买后对照各部门人员的定购单发放办公用品，不得多发。7、员工领用时要做好登记工作，让领用人在定购单上签字。8、按部门进行费用分摊且录入计算机。9、每季度末统计当季出库数量，盘点办公用品库存，汇总制表后发给财务和主管副总。（五）前台电话、传真机、复印机、打印机投影仪等办公设备的使

4、用管理1、保证办公设备正常运转，定期对办公设备做修缮维护保养工作。（包括复印机、打印机、饮水机、电话机、桌、椅、电灯等），对用量较多的公共耗材，重点做好记录。2、对所管辖的办公设备有详细的了解，明确它们所在位置及数量。并将公司可能使用频率较高的办公设备的放置地点以及钥匙存放地告知主管领导，如有变化，需随时通知变更。3、要随时检查纸张是否短缺，不因纸张的问题而使工作停止，并且要做到控制与节约。（六）物流管理1、收集运输公司的资料（包括航空、铁路、汽运、EMS及市内快递公司），在供应商运输价格、安全及效率等方面进行对比选择，在保障货物及时到达客户的基础上，做到节省资源。需要的时候进行公开招标

5、，选择价格服务最优的公司。2、根据寄件人的要求协调好取件工作，不能因工作的疏忽而延误寄送时间。3、做好月底的结算工作，统计每一次寄件，严格把关，杜绝私人寄件。4、每月统计各项快递运输费用，并统计各员工个人的具体费用，交给财务部结算。（七）考勤统计与数据的确认1、各部门员工的加班记录、请假记录，外出记录，出差记录等各种请假单据要有部门负责人和主管领导签字批准才可成为有效单据。2、根据各项单据资料以及人员日常出勤情况统计考勤，每周一10：00前发送给公司领导及部门主管查看并于每月31日将考勤记录汇总后发送给办公室人力资源专管员。3、对于各类请假人员，请确认是否用年假抵消，并在单据上做注解说明

6、。（八）外事联络（火车票、飞机票、印刷品、电费、宾馆房间的预定等…）1、根据相关人员的差旅计划为其购买飞机票或火车票，预定房间；飞机票尽量购买打折票。对于票务公司可进行公开招标，选择价格最低的票务公司。2、与物业人员保持良好的合作关系，便于日常性的工作。3、水、电等与物业相关的费用的缴纳工作要做到准确无误，尤其是记录好各种表底数据。（九）公司花卉的租赁、摆放与管理1、定期变换公司花卉的摆放，可根据各种节日增添新的品种，做好预算。2、与租赁公司保持良好的合作关系，做好结帐工作。3、对公司摆放的所有花卉要了如指掌，发现问题及时找租赁公司进行更换。4、严格管理公司花卉，不能丢失，号召大家一起爱

7、护公司租赁的花卉。（十）订饭订水管理1、每日查看公司饮用水的储备情况，发现数量不足时及时订购饮用水。2、每月底做好订水数据量的详细统计。3、及时听取员工的建议，多准备几家送饭公司的联系方式以备不时之需。（十一）上下班时门窗、门锁、电源的检查与提醒1、下班后巡视整个楼层的门窗、空调是否已经关闭；同时将无人加班的工作区域的点灯全部关闭，并提醒加班的员工节电与安全。2、下班后要将公共打印区的复印机等办公设备全部关闭，并整理废纸。（十二）会