项目八 档案检索工作.ppt

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1、项目八档案检索工作学习目标知识目标认识档案检索工作的内容、意义；熟悉档案著录标引；明确档案检索工具的种类。1能力目标能够理解档案检索工作的含义；能够掌握档案著录规则、标引方法；能够编制主要检索工具。2任务一认识档案检索一、档案检索工作的内容档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。档案检索包括档案信息存储和查找两个具体过程。（一）档案存储(1)著录标引。(2)编制检索工具。（二）档案查找(1)确定查找内容。(2)查找。3二、档案检索效率档案检索效率是指在检索过程中满

2、足利用者需要的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统性能以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。档案检索效率通常采用检全率（查全率）和检准率（查准率）两个指标来衡量和表示。4三、档案检索语言和符号检索语言和符号,是检索工作中存贮档案形式和内容特征信息时使用的记录工具。（一）档案检索语言也称标引语言，它是根据检索的需要而编制的一种专门语言；与自然语言不同，它是一种人工语言。检索语言具有单一性和专业性的特点。（二）档案检索符号(1)实体符号(2)容具符号(3)标识符号5任务二档案著录一、档案著录的

3、含义档案著录是指在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。二、《档案著录规则》简介（一）著录项目档案的著录项目是指用以揭示档案内容和形式特征所需要的记录事项。《档案著录规则》中规定的著录项目有：6(1)题名与责任说明项。该项包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件等6个单元。(2)稿本与文种项。该项包括稿本、文种等2个单元。(3)密级与保管期限项。该项包括密级、保管期限等2个单元。7(4)时间项。(5)载体形态项。该项包括载体类型、数量及单位、规格

4、等3个单元。(6)附注与提要项。该项包括附注、提要等2个单元。(7)排检与编号项。该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词等6个单元。8（二）标识符号标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志。为识别各著录项目、单元（小项）及其内容，应添加如下规定的标识符：(1)“.—”置于下列各著录项目之前：稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。(2)“=”置于并列题名之前。9(3)“：”置于下列各著录单元之前：副题名及说明题名文字、文件编号、文种、保管期限、数量

5、及单位、规格。(4)“/”置于第一个责任者之前。(5)“；”置于多个文件编号之间、多个责任者之间。(6)“，”用于相同职责、身份省略时的责任者之间。(7)“+”置于每一个附件之前。10(8)“〔〕”置于下列著录内容的两端：自拟著录内容、文件编号中的年度。(9)“（）”置于下列著录内容的两端：责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者的时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。(10)“？”用于不能确定的著录内容，一般与“〔〕

6、”号配合使用。11(11)“-”用于下列著录内容之间：日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。(12)“…”用于节略内容。(13)“□”用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。12（三）著录条目格式著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。《档案著录规则》规定，一般使用段落符号式条目格式，实际工作需要时也可以使用表格式条目格式。段落符号式是指将著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分开来的著录格式，这种格式每一著录项目的字数不受

7、限制(见图8-1)。1314图8-1著录段落符号式15（四）著录用文字、著录信息源著录用文字必须规范化。汉字应使用规范化的简化汉字。外文与少数民族文字应依照其文字规则书写。文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。图形及符号应照录，无法照录的可改为其他形式的相应内容，并加“〔〕”号。16（五）著录项目细则1.题名与责任说明项（1）正题名。正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“〔〕”号。单份

8、文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“〔〕”号。17（2）并列题名。并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，并列题名前加“=”号。（3）副题名及说明题名文字。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名一般照原文著录，其前加“：”号。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文