《档案的检索》PPT课件

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1、第八章档案的检索8.1档案检索概述8.2档案检索工具8.3档案著录8.4档案标引8.1档案检索概述8.1.1档案检索的含义和一般过程8.1.1.1含义档案检索是对答案干信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。8.1.1.2档案检索的一般过程著录标引编制检索工具确定查找内容查找存储查检8.1.2检索效率8.1.2.1含义检索效率是指在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性的程度，这是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基本指标。8.1.2.2指标设置检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量。1、查全率：检索出的相关档案与全部相关档案之间的百分比。

2、与之相对应的是漏检率。其公式：查全率=x100%2、查准率：检索出的相关档案与检出的全部档案之间的百分比。其公式：查准率=x100%检索出的相关档案检索出的相关档案检索出的相关档案检索出的相关档案例在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定，其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案，那么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关文献由于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查全率和查准率。查全率=60∕（60+90）x100%=40%查准率=60∕（60+40）x100%=60%8.2档案检索工具8.2.1档案检索工具分类按照编制方

3、式分，检索工具可以分为目录、索引和指南。按照载体分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微目录和机读目录。按检索范围分，可分为全宗检索工具、若干全宗检索工具和以若干档案馆档案为对象的检索工具。按功能分，可分为馆藏性检索工具、查找性检索工具和介绍性查找工具。8.2.2按编制方式分的检索工具8.2.2.1目录是将所著录的条目按照一定次序编排而成的检索工具。主要有：1、案卷目录2、全引目录3、归档文件目录4、全宗目录5、分类目录6、主题目录7、专题目录8.2.2.2索引将档案的某一部分分特征以及出处著录出来，并按照一定秩序编排的检索工具。主要有：1、文

4、号索引2、人名索引3、地名索引8.2.2.3指南以文章形式综合叙述档案情况的一种检索工具。主要有：1、档案馆指南2、全宗指南3、专题指南8.3档案的著录8.3.1概述8.3.1.1含义档案著录时档案馆（室）编制检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。两个步骤：第一步，按一定规则，将每份文件的内容和形式特征记录下来，由若干著录项组合成一个个条目。第二步，将许多条目，按照一定方法，组织成一个有机体系，形成档案检索工具。8.3.1.2档案著录原则1、客观性原则2、力求内容准确，形式一致，符合标准化8.3.2档案著录格式有两种类型：表格式

5、和段落式。根据《档案著录规则》，主要采用段落式。段落符号式条目格式式例：分类号档案馆代号档号电子文档号缩微号正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号∕责任者+附件.－稿本：文种.－密级：保管期限.－时间.－载体类型：数量及单位：规格.－附注提要主题词或关键词8.3.3著录项目8.3.3.1题名与责任说明项1、正题名：一般指单份文件的题目。须照原文著录。几种情况：（1）单份文件没有题名的，依据内容拟写题名，并加“〔〕”。（2）单份文件题名不能揭示内容的，原题名照录，再据内容另拟题名附后，加“〔〕”。（3）单份文件题名过长，在不丢失重要信息和损伤

6、原意情况下，可删除冗余部分，节略部分用“…”表示。（4）案卷题名不能揭示案卷内容或题名过长的，一般重新拟写著录。2、并列题名*是以第二种语言文字书写的与正题名并列的题名，与正题名一并著录，前加“=”号。3、副题名及说明题名文字*副题名是从属于正题名的另一题名，照原文著录。正题名能够反映档案内容的，副题名不必著录。说明文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时照原文著录说明文字，副题名及说明文字前加“：”。4、文件编号*包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范文件的统编号、图号等。除年度号用“〔〕”外，其余照原文抄录。其前加“：”；

7、若著录多个文件编号，用“；”隔开。5、责任者即作者。只有一个责任者时，照原文著录，其前加“∕”；多个责任者，著录居首责任者，被省略的用“〔等〕”表示。6、附件*只著录附件题名，其前加“+”号；多个附件的，应逐一注明，各附件前均加“+”号；附件过长，可节略，节略部分用“…”表示；自拟附件题名前加“〔〕”。8.3.3.2稿本与文种项1、稿本*依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加“.－”。2、文种*依实际情况著录为命令、决议、指示、通知等，其前加“：”。8.3.3.3密级

8、与保管期限项1、密级*根据“GB7156-1987文献保密等级代码”：名称数字代码汉语拼音代码汉字代码公开级