档案文献及其检索

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1、第九章档案文献及其检索一、档案的概述（一）档案的定义档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的、有一定保存价值的、各种形式的历史记录。“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军享、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文宇、图表、声像等不同形式的历史记录。”——《中华人民共和国档案法》例如档案涉及四个方面的基本合义：１.档案产生于组织和个人的社会活动２.档案是文件的转化第一，必须是办理完毕的文件。第二，必须是具有一定查考利用价值的文件。第三，必须是按照一定的程序和条理集中保存起来的文件。３.档案信息的

2、记录方式和载体的多样性４.档案是历史的原始记录（二）档案的特点来源的广泛性形成的条件性形式的多样性原始记录性二、档案的作用（一）档案的一般作用档案是机关工作的有效工具档案是经济建设的重要参考依据档案是政治活动的查考依据档案是科学研究的必要条件档案是宣传教育的生动素材（二）档案的基本作用档案是历史的真实凭证：保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信，反映原来形象的照片、录像和原声录音。所以，档案是确凿的原始材料和历史见证。档案是第一手的参考资料：档案的参考作用主要在于其可靠性和广泛性。例如（三）档案发挥作用的规律性档案作用范围的递增规律档案机密程度的递减规律档案

3、作用的转移性发挥档案作用的条件性受到社会发展水平、社会制度以及政治路线、方针政策的制约。受到人们对档案工作认识水平的限制。受到档案管理水平的限制。三、档案全宗及其分类档案全宗是档案整理中以形成文件的独立单位或机关为划分标准所作的第一级分类。档案案卷是指为当前利用或档案整理，将文件组合在一起而构成的一个有机单位，又称档案卷夹或档案卷宗。国家档案全宗的基本构成包括我国各个历史时期、各个机关和著名人物形成的、各种内容和形式、各种载体材料的档案。按历史时期划分为两大部分，即中华人民共和国建国后的档案和建国以前的档案；建国以前的档案又按政权的性质划分为革命政权档案（习惯

4、称革命历史档案）和旧政权档案两种。国家档案全宗的分类按档案形成的时间划分：古代档案、近代档案、现代档案按档案形成地区级别划分：中央机关档案和地方机关档案按档案的来源划分：分为机关档案、企业档案、事业档案等按档案使用范围划分：普通档案和专门档案两大类按档案的载体村料划分：纸质和非纸质四、档案检索工具1.按编制方式分目录。它是将档案的著录条日，按照一定的次序编排而成的检索工具．如分类目录、题名目录等。索引。它是将档案中的某一内部或外部特征及其出处按照一定的顺序排列起来的检索工具．如人名索引、地名索引、文号索引等。指南。它是以文章叙述的方式，综合介绍档案情况的一种工

5、具，如全宗指南、专题指南、档案馆指南等。它可以作为工具书使用。2.按载体形式分卡片式检索工具。它是将条目著录于卡片上。将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。书本式检索工具。将著录条目按顺序排列并装订成册的检索工具。缩微式检索工具。用缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。机读式检索工具。以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为载体的供计算机识别的检索工具。3.按内容范围分综合性检索工具。以一个或若干个档案馆的全部档案或以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具，如全宗文件目录。分类目录、全宗指南、综合性联合目录等。专题性检索工具。以有关某一专题的档案为对象的检索工具，如

6、专题目录、专题指南。专题性联合目录等。4.按功能分馆藏性检索工具。反映档案实体整理体系及其相互关系的检索工具，如全宗目录，案卷目录等。查检性检索工具。它是从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具，如分类目录、主题目录，专题目录、人名索引、文号索引等。介绍性检索工具。是介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具，如专题指南、全宗指南、档案馆指南等。五、档案提拱与利用档案的阅览档案的外借制发档案复制本举办档案展览制发档案证明参考咨询档案的外借档案一般是不借出馆（室）外使用的特殊情况下，为了照顾利用者工作方便，或某些机关必须用档案原件作证据，也可以暂时借出馆外

7、使用。对于特别珍贵的档案、古稀文本，以及照片、影片、录像带、录音带等原件，不能借出馆（室）外。借阅档案材料，应持有介绍信，写明借阅人身份、借阅目的、范围和借阅期限等，经批准后方能借出。档案借出使用的时间不宜过长，一般不超过一个星期。制发档案复制本就是根据利用者的需要发送和提供副本或档案摘录。档案复制本的形式，根据利用单位的不同需要，分为副本和摘录两种。副本是档案原件的复制，摘录则是只选取档案原件的某些部分。制发档案复制本的方法主要有：手抄、打印、摄影、静电复印和缩微复制等。制发复制本的手续申请者提出所要复制的档案，并说明复制的要求、份数和用途等经过批准手续后加

8、以复制复制后在文件空余处或背后注明档案