《档案的检索》PPT课件

《《档案的检索》PPT课件》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、项目六档案的检索学习目的和要求通过本章的学习，了解档案检索的基本原理，各种档案检索工具的功能和编制方法。教学重点：档案检索的含义与内容、档案检索的手段教学内容档案检索的含义与内容档案检索的手段常用的检索工具一、档案的检索Findingaid档案检索概述档案检索就是把档案的内容和形式特征，存贮在各种检索工具中，根据利用者的需求，及时地把档案查找出来，充分发挥档案的作用。档案检索工作的内容，包括两个部分：一是编制档案检索工具，建立检索系统存储：著录标引+编制检索工具二是根据利用者的需求，通过各种检索

2、工具，检出所需要的档案查找：确定需求+查找二、检索在档案工作中的地位检索是提供利用的先期工作。检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段。检索是档案业务工作的一个独立的重要环节。三、档案检索效率档案检索效率是指在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统性能以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。档案检索效率通常采用检全率（查全率）和检准率（查准率）两个指标来衡量和表示。检全率是指满足利用者要求的全面程度，即检出的有关档案与全部有关档案的百分比。与之相对应的是漏检率，即未

3、检出的有关档案与全部有关档案的百分比。其公式为：检全率=检出的有关档案/全部有关档案×100%漏检率=未检出的有关档案/全部有关档案×100%或：漏检率=（1—检全率）×100%三、档案检索效率检准率是指满足利用者要求的准确程度，即检出的有关档案与检出的全部档案的百分比。与之相对应的是误检率，即检出的不相关档案与检出的全部档案的百分比。其公式为：检准率=检出的有关档案/检出的全部档案×100%误检率=检出的不相关档案/检出的全部档案×100%或：误检率=（1—检准率）×100%三、档案检索效率有

4、关档案无关档案检出档案未检出档案ABDC例在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定，其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案，那么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关文献由于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查全率和查准率。查全率=60∕（60+90）x100%=40%查准率=60∕（60+40）x100%=60%英国情报学家C·克勒维当根据1963年美国情报专家对7万篇文献的研究结果，得出了检全率和检准率这两个指标之间存在着互逆关系的结论。如果放宽检索以追求较高的

5、检全率时，检准率就会下降；反之，若是限制检索范围以改善检准率时，检全率就会下降。因此，档案馆（室）在设计档案检索系统和实施每一次检索时，应该从利用者的不同需要出发，确定适当的检全率、检准率指标。三、档案检索效率四、档案检索语言1、检索语言的特点在检索过程中，影响检索质量的因素很多，而检索语言出于举足轻重的地位。为了提高档案检索工作的质量，需要使用专门的检索语言。（1）单义性（2）专业性2分类语言1987年出版《中国档案分类法》第一版。1996年出版第二版。《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共

6、和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。   中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。   主表如：CA323摄影3231新闻3232人像3233建筑……又如：K财政、金融KB金融1金融管理13利率管理1311人民币利率13111差别利率四、档案检索语言3主题语言1989年8月出版了《中国档案主题词表》试行本。1995年11月正式出版。《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、

7、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。主表主题词款目如下例：Renmindaibiaodahui……………款目主题词及汉语拼音人民代表大会…………[BB]……范畴号D人代大会……………………代项F地方各级人民代表大会……分项全国人民代表大会S国家权力机关………………属项会议*Z国家机构*……………………族项C人民代表大会制………………参项注意主题词与关键词的区别四、档案检索语言关键词主题词与关键词最大的区别就是主题词经过了规范化处理（一）档案标引档案标引是指在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋

8、予其规范化检索标识的过程，标引的目的是提供检索途径。档案标引包括分类标引和主题标引两种类型，其中赋予分类号标引的过程为分类标引；赋予主题词标识的过程为主题标引。五、著录标引档案标引的两个步骤主题分析概念转化分析主题类型分析主题构成因素主题因素分为下列五种：(1)主体因素。“XX县人民政府关于加强粮食收购工作的决定”，其中的“粮食收购工作”即为主体因素：(2)通用因素。“拖拉帆的生产规划”这个主题中，“规划”为通用因素。(3)位置因素。“北京市发展乡镇企业情况的报告”，其中“北京市”为位置因素。(