《档案检索技能训练》PPT课件

《《档案检索技能训练》PPT课件》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、档案管理技能训练第5章档案检索技能训练第5章档案检索技能训练➢学习任务和目标1、通过档案检索工具类别和档案排检方法的介绍，为训练学生档案检索技能作准备。2、通过档案著录、档案标引和档案计算机检索的操作，培养学生编制档案检索工具的技能，提高学生档案检索能力，提高学生新时期档案管理信息化的适应能力。➢内容概述档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。两过程密切联系，不可分割，存储是查检的前提，查检是存储的目的。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程；档案信息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程。本章主要内

2、容5.1认识档案检索工具5.2档案著录5.3档案标引5.4档案计算机检索5.1认识档案检索工具5.1.1检索工具及作用档案检索工具是揭示和介绍档案馆保存档案内容和成份，记录、报道、查找档案资料的手段，是开发档案信息资源的工具。基本功能是存储和查找。1．桥梁作用2．交流作用3．管理作用5.1.2检索分类1．按编制方式分：目录、索引、指南。2．按载体形式分：以纸张为载体的、以胶片和磁带为载体的两大类，其中以纸张为载体又可以分为卡片式、书本式，以胶片和磁带为载体的包括缩微目录和机读目录。3．按检索范围分：全宗范围检索工具、若干全宗范围检索工具、以若干个档案馆的全部或部

3、分档案为对象的检索工具。4．按功能分：馆藏性检索工具、查找性检索工具、介绍性检索工具。5.1认识档案检索工具5.1.3档案排检方法1.分类法2.按作者排检法3.按文号排检法4.按字序排检法部首偏旁法：采用不多，排列上有难度，很多偏旁难以掌握。笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。四角号码法：人名、地名卡片采用此法较多。普及面不广。音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于作者、文件名称、5.按地序排检法6.主题法5.2档案著录5.2.1．档案著录档案著录是指档案馆室编制检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。通过它可以具体描述每份文件或每份案卷

4、的特征，揭示其主题内容、科学价值，指明出处，区别相互之间的异同，从而便于档案人员和利用者了解档案，更好地管理和利用档案。编制检索工具（目录或索引），一般都经过档案的著录和档案目录的组织两个步骤：第一步，按照一定的规则，将每份文件或案卷的内容和形式特征记录下来，由若干著录项组合成一个个的条目；第二步，将许多条目，按照一定的方法，组织成一个有机体系，形成档案检索工具。任何档案检索工具，要具备良好的存储和检索的功能，都必须以著录的详细具体、标引准确、格式与标志符合统一、方法一致、文字简明为条件。著录上的差错与混乱，会降低检索工具的效能，甚至会丧失作用。5.2档案著录5

5、.2.2档案著录规则1．档案著录所遵循的方法称为著录规则。2．为了实现著录工作的规范化，先后制定了两套《档案著录规则》。新《档案著录规则》是指国家档案局1999年5月31日批准，从1999年12月1日实施的《档案著录规则DA／T18—1999》。它是与国家标准局1985年5月10日发布的《档案著录规则GB／T3792．5—85》相对而言的。5.2档案著录3．档案著录：在编制档案检索工具时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录项目：揭示档案内容和形式特征的记录事项。大项：各个主要组成部分，即题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形

6、态项、丛编项、附注项、标准编号及有关记载项、提要项、排检与编号项。小项：组成各个主要部分的特定内容。5.2档案著录应著录项目:1题名与责任者项1.1正题名1.2并列题名1.3副题名及说明题名文字1.4文件编号1.5载体类型标识1.6第一责任者1.7其它责任者2文本项3密级与保管期限项3.1密级3.2保管期限4时间项5载体形态项5.1数量及单位5.2规格5.3附件6丛编项7附注项8标准编号及有关记载项(一般不著录)9提要项10排检与编号项10.1分类号10.2档案馆(室)代号10.3档号10.4缩微号10.5主题词5.2档案著录4．段落符号式条目格式：著录项目分为

7、四段：第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电于文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。5.2档案著录无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按“段落符号式条目格式”依次著录。5.2档案著录5著录符号:5.1著录项目标识符1.1本标准各著录项目之前冠以一

8、定的标识符。．－各大项(