档案管理技能训练 教学课件 作者 陈琳 10特殊载体档案管理技能训练.ppt

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1、档案管理技能训练第10章特殊载体档案管理技能训练第10章特殊载体档案管理技能训练➢学习任务和目标1、通过电子档案收集、保管、鉴定和销毁等环节技能训练，提高学生管理电子档案的能力。2、通过声像档案收集、保管方法的训练，提高学生管理声像档案及其辅助资料的能力。3、通过照片及底片的分类、排列及编号的技能训练，提高学生管理照片档案、编写文字说明的能力。➢内容概述训练电子档案、声像（录音、录像）档案和照片档案管理技能。10.1特殊载体档案10.2管理电子档案10.3管理声像档案10.4管理照片档案第10章特殊载体档案管理技能训练10.1特殊载体档案特

2、殊管理档案是以电子介质、声音、形象等方式记录信息的特殊形式的档案，包括电子文件、照片、影片、唱片、录音、录像、光盘档案等。10.2管理电子档案10.2.1认识电子档案A电子档案的含义电子档案是指人们在各种活动中以电子计算机为工具产生的一类数字化形式的具有保存价值的电子文件。从信息技术角度看，电子文件是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。目前电子文件所采用的存储介质主要有硬盘（硬磁盘、软磁盘、移动磁盘）和光盘。B电子档案的特点（1）信息存储的高密度性。（2）信息与特定载体之间的可分离性。（3）多种信息媒体的集成性。（4）信息的非人

3、工识读性。（5）系统依赖性。C电子档案的种类（1）文本文件或称字（表）处理文件（2）数据文件（3）图形文件（4）图像文件（5）影像文件（6）声音文件（7）命令文件（8）包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”，包含对其他文件链接功能的文件为“超文本文件”（Hypertext）.最常见的如网页（WebPage）就是使用超文本技术制作的。10.2.2整理电子档案A收集电子档案电子文件的归档管理实行“双套制”，即具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质

4、版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作用，电子文件签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件作用、办理过程、上下行文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数据指描述生成电子文件的职能活动，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。B电子档案归档还应收集的文件（1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需要的操作系

5、统。（2）数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件档案。（3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等，以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件的管理权限，向档案部门移交的过程。物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。C电子文件归档要求1）齐全完整。2

6、）真实有效。3）整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定。4）统一规定载体形式、质量要求。档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等做出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检查后归档保存。5）防病毒。推荐应用光盘归档，但无论是光盘还是软盘，都必须是不可引导的非系统盘，以防带入病毒。6）编制说明。文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软盘环境、版本号、文件的完整性和准确性。10.2.3保管电子档案（1）载体的物理保

7、护：除应符合纸质档案的要求外，还应：归档载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围为17~20℃；相对湿度选定范围35%~45%。（2）信息的安全维护：采用备份和镜像技术，防止信息的丢失。如采用网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。杀毒主要用杀毒软件。安装补丁程序，以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。发现程序缺陷后，及时安装各种安全补丁程序，以免被非法者利用。系统

8、程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难料。10.2.4利用电子档案利用时应使用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或个人不允许擅自复制电子