水电档案检索工作研究_1

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1、水电档案检索工作研究　　导读：水电档案的排架，指的是按照一定的规则和方法，把整理归档的水电档案放入库房即对水电档案实体进行管理，属于水电档案保管工作的环节;水电档案检索工具是为了介绍和揭示水电档案的内容与成分而编制的供利用者查找水电档案的各种工具，属于水电档案检索工作的环节。尤其是随着水电企业现代化建设的不断发展，科学技术和电子计算机在水电档案工作中的应用，水电档案工作标准化的开展，全国性水电档案信息网络系统的建立，水电档案检索工具的重要性更日益突出。　　关键词：水电档案，现代化建设，管理工作　　　　　　1.水电档案检索工具的重要性水电档案检索工作研究　

2、　导读：水电档案的排架，指的是按照一定的规则和方法，把整理归档的水电档案放入库房即对水电档案实体进行管理，属于水电档案保管工作的环节;水电档案检索工具是为了介绍和揭示水电档案的内容与成分而编制的供利用者查找水电档案的各种工具，属于水电档案检索工作的环节。尤其是随着水电企业现代化建设的不断发展，科学技术和电子计算机在水电档案工作中的应用，水电档案工作标准化的开展，全国性水电档案信息网络系统的建立，水电档案检索工具的重要性更日益突出。　　关键词：水电档案，现代化建设，管理工作　　　　　　1.水电档案检索工具的重要性　　水电档案的排架，指的是按照一定的规则和方

3、法，把整理归档的水电档案放入库房即对水电档案实体进行管理，属于水电档案保管工作的环节;水电档案检索工具是为了介绍和揭示水电档案的内容与成分而编制的供利用者查找水电档案的各种工具，属于水电档案检索工作的环节。保管与检索这二个环节的工作与收集、整理、鉴定、统计等环节的工作，为水电档案的提供利用奠定了基础与可能性。要做好水电档案的利用工作，必须在加强收集、整理等基础工作的同时对水电档案实体进行科学的管理和编制相应的水电档案检索工具。尤其是随着水电企业现代化建设的不断发展，科学技术和电子计算机在水电档案工作中的应用，水电档案工作标准化的开展，全国性水电档案信息网

4、络系统的建立，水电档案检索工具的重要性更日益突出。　　　　2.水电档案的排架方法　　水电档案排架的基本方法有二种:一种是分类排架法，即按照水电档案分类大纲所确定的类别(可以是大类，也可以是属类或小类)为单位，把相同类别的水电档案放在一起，并且在库房里给每个类别预留一定数量的空位，以后凡属该类的水电档案都顺序排放在该类的预留空位上;另一种是大流水排架法，也就是不管水电档案的所属类别统统按其进馆顺序流水排列。在实际操作中发现二种方法各有利弊。分类排架法便于按水电档案的类别进行检索，即可以在同一地方找到和取出不同项目但属同一类别的水电档案，缺点是要预留空位，而

5、事先预留空位很难做到准确，当每个类别(或某个类别)预留的空位放满之后往往需要大规模地倒架，这不但费时费力，而且会增加对水电档案的磨损和引起检索工具的更改等;大流水排架法虽无倒架之优，但也有缺点，就是在同一位置不能找到属于同一类别但不同项目的水电档案。二种方法相比而言，应该说是大流水排架法优越于分类排架法。因为大流水排架的缺点是可能通过编制和使用相应的检索工具来克服的。通过大流水排架的实践，也说明分类排架法的优点正是大流水排架法的缺点，就是不能在同一位置找到同一类别但属不同项目的水电档案，即使是最熟悉库房的工作人员也很难直接从档案架上取出利用者所需的水电档

6、案材料。对于这一点，我们从一开始就考虑到了，不但在档案架和档案的内外封面上标有大流水号，而且在分类目录等检索工具上标有存故地址，水电档案实体虽然没有分类排列，但其目录还是分类编制的，所以借助于检索工具还是可以对大流水排架的水电档案按类别进行检索的。　　因此，根据水电档案二种基本排架方法的优缺点，不同的水电档案部门可以分别采用。一般来讲:分类排架法比较适用于那些数量和门类都比较少或者库房与档案柜架都比较充裕的水电档案部门，因为这些部门可以通过尽量多地给各类别预留空位从而达到减少倒架的次数或在一定时期内避免倒架的目的。而类似于本馆采用二个分类大纲的水电档案部

7、门对于执行原分类大纲的那部分水电档案是完全可以采用分类排架法给每个类别以固定的位置的。大流水排架法可以说适用于各级各类的水电档案部门，当然要编制和使用相应的检索工具来克服其缺点。　　　　3.水电档案的检索方法　　关于水电档案检索工具，本文将仅从它是供利用者查找水电档案的工具这一基本功能，通过介绍本馆各种检索工具的发展过程，来说明编制和使用水电档案检索工具要符合其科学性和应用性的要求。本馆现有簿式(包括书本式)和卡片式二种形式的检索工具。簿式的有水电档案总目录、分类目录、移交书、目录介绍、档案馆指南、工程项目介绍等，卡片式的有执照目录卡和水电档案案卷著录卡

8、二种:水电档案总目录是按照水电档案移交归档时间先后顺序排列的，以保管单位为著录对