档案管理教案第八章档案检索

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1、第八章裆案检索案例：XX管理顾问公司的捫案在积累了一定数量之后，山于只有案卷目录而没有其它形式的检索丄其，在査找档案时经常Hi现速度慢甚至査找不到的问题。该公司的档案员小陈决定编制一些检索工具以解决丧找档案的问题。那么，究竞编制什么种类的检索工具才能适应公司查档的需要呢？经过分析以往査找档案的悄•况，小陈发现公司的领导和业务人员频繁查找的扔案主要有客户资料、公司的发文和内部文件。于是他决定编制文号索引、客户索引和专题目录等儿种检索工具，为杏找捫案提供途径。这儿种检索工具编制完成投入使川之后，明显提商了杏找档案的效率，小

2、陈因此也得到领导的表扬。简析：档案检索工具是人们查找档案信息的导航系统。没有检索工具，无论是档案管理者，还是利用者，都难以顺利地从大fi的档案中找到所耑要的对象。同时，档案检索工具的种类很多，功能各奋侧重，这就要求档案部门必须根据本单位的实际情况，对档案检索工具的种类和形式进行适当设计，以使编制出來的检索工其适用和有效。第一节档案检索概述一、椚案检索的含义和一般过程：“检索”一调，顾名思义为查找、寻取。“检”字，原是15的标签、题签，后又有察看、挑拣等意思；“索”字是指求取、搜导的意思。档案检索则是指对档案信息进行加工

3、和系统存储，并根据需要进行查找的工作，它是档案提供利用工作的菽础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。档案检索一词，可以有广义和狭义解释。广义的档案检索包括存储和查找两个过程。狭义的捫案检索就是查找捫案中有用信息的这一过程。以下所涉及的是广义的档案检索。档案检索包括档案信息存储和信息杏检两方而工作。档案信息存储是指将档案屮具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具或档案信怠数据库的过程；档案信息&检是指利用检索工具或数据库搜収所需档案信息的过程。这两部分内容是密切联系，不可分割的，存储是查检的®础和前捉，查

4、检则是存储的FI的。因此，对于检索W题耑要把存储过程和查找过程作为一个整体來研究。（一）捫案存储过程的主要内容：档案的存储包括两个环节：1、著录标引。对档案的内界和形式特征进行分析、选择和记泉，杏吋还需要将反映该件（卷）捫案主题的概念借助检索语言（分类表、主题词表等）转换成规范化的检索标识。对每件（卷）档案著录标引后形成的一条记录标为一个条g。2、编制检索工具。对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种检索工其，或输入计算机，建立机读文裆及数据库。（二）杏检阶段的主要内界：查找阶段也乜括两个环节：确定查找内容、查找。

5、1、确定查找内容。对利用者的检索耍求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，形成概念。有时也需将这些概念借助检索语言转换成规范化的检索标识。在计算机检索屮还应按实际需要把这些检索标识之间的逻辑关系表达出来，形成检索表达式。从确定提问主题到形成检索表达式的这一段工作称为编制检索策略。2、查找。档案工作人员采用各种手段把表示利用者需求的检索标识或检索表达式与存储迕检索工具或机读数据库屮的检索标识进行相符性比较，将符合利川者要求的条n查找出來。在手工检索中，相符性比较是由人工进行的；在机检过程中，则由计算机担负二者之间的匹配

6、工作。二、检索效率：档案检索效率是指4:检索过程中满足利用者的企而性和准确性程度，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质:商低的最基木的指称。档案检索效率通常采用检全率和检准率两个指标来衡量和表示。检全率是指满足利用者要求的全面程度，即检山的有叉档案与全部有关档案的百分比。与之相对应的漏检率，即未检出的有关椚案与全部有关椚案的百分比。1)检伞率=检出的有关档案全部有关档案X100%漏检率=未检出的有关档案全部有关档案X100%谘生冋答：某一利用者要求查找有关税制改革方面的档案，档案馆保存的有关档案为120件，而检索时

7、检出102件。请问检全率？漏检率？检全率=102+120X100%=85%;漏检率=18+120X100%=15%检准率是指满足利用者要求的准确程度，即检出的柯关档案与检出的全部档案的百分比。与之相对应的足误检率，即检出的不相关档案与检出的全部档案的百分比。2）检准率=灘戲麟观检出的全部档案’检出的不相关档案检出的全部档案X100%请生

8、叫答：某一利用者要求杏找有关社会保障政策方而的档案，通过一次性检杳，共检出80件档案，经阅读发现艽中60件是相关的裆案。请问检准率？误检率？检准率=60+80X100%=75%;误检率

9、=20+80X100%=25%三、們案检索语百：档案检索语言是根裾档案检索的需耍时创制的人丄语言，专门用于手工检索或计算机检索的档案信息检索系统，表达档案主题概念和检索课题概念。如果没存档案检索语言，档案信息就不可能进行有效的存储和&找，也不可能建立起比较完善的档案检索系统，在档案标引人员、档案检索人员、档案管理人员、档案用户、档