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1、福州外语外贸学院教案院部外语学院姓名魏金山职称副研究员课程名称秘书文档管理编写日期 2012年9月 23第一章 文档与文档工作概述一、课时安排4课时二、教学目的要求1、知识要求：掌握文书、档案、文书工作、档案管理的具体内涵；2、能力要求：明确辨析文书与档案、文书和档案工作之间的关系；3、素质要求：具备清晰的思辨能力三、教学重点 1、文书、公文、文件、档案、文书工作、档案管理等具体内涵的把握2、文书工作与档案管理的联系与区别四、教学难点 1、文书与档案的界定2、文书与档案的区别五、教学内容第一节 文书与文书工作一、秘书工作简述：
2、（一）秘书定义：《现代汉语词典》：“秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。”（二）秘书工作文书档案管理：34.25%行政后勤管理：26%协助老板参与经营管理：18.27%组织协调公司会务：12.49%公关与政府关系：5.02%和老板出差跑来跑去3.97%结论：从秘书的定义和秘书工作的实际调查可以发现文书档案工作在秘书工作中的绝对位置。二、文书与文书工作（一）文书、公文、文件、应用文概念辨析与关系（详见书本第2-3页)选择：文书、公文、文件、应用文的关系A 文书 〉应用文〉公文〉文件B应用文〉文书〉公文〉文件C应用文〉文书
3、〉＝公文〉文件D应用文〉文书〉＝公文〉＝文件（二）文书工作1、文书的作用、种类和稿本（见书本第6、7页）作用：指导、规范、联系、记载凭证种类：按涉密分为：绝密、机密、秘密、内部限国内公开和对外公开等；按行文方向分为：上行文、平行文和下行文；还其他有不同的分类标准稿本：草稿；定稿；正本；副本；存本；试行本；修订本；各种文字文体2、文书工作的定义、任务和具体内容（见书本第7、8页）定义：机关等文书单位形成、处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各项程序和手续。任务和内容：制作、处理、管理3、文书工作的组织与管理（见书本第8、9页）（1）组织形式：
4、集中、分散；23（2）领导体制：中办、国办负总责，秘书长和办公厅（室）主任负责领导，上级领导机关办公厅（室）业务指导，机关档案室指导、监督和检查单位各部门具体文书立卷和归档工作；各部门秘书负责文书工作。4、文书工作的原则与要求（p10)准确、及时、安全第二节档案与档案工作一、档案的界定：（一）关于档案(archive)的定义中外档案界至少有几十种不同的说法。常见定义：1、 档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。（《中华人民共和国档案法》）2、 档案是机关、组织和个人在社会活
5、动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。3、档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种各样的历史记录（教科书p11）(1)原始记录说。如“档案是人们社会活动中形成的以备查考的原始历史记录”。(2)材料说。如“档案是人们在实践活动中形成的具有使用价值的历史记录材料”(3)信息说。如“档案是人类社会活动中形成的原始信息”。(4)载体说。如“档案是直接记录作为社会成员与个人自身社会实践及思维活动信息5)文件说。这是多数研究者和官方的、占主导地位的观点。如：档案者,乃已经办理完毕
6、归档后汇案编制留待参考之文书。解析：（1）以文件为档案定义的属概念，符合定义规则，解释了档案的内涵于外延、档案与文件的差异与联系。今日之文书,明日之档案;文书是构成档案的因子,档案是文书的归宿。文件生命周期理论也告诉我们,文件从其产生、成长到成为档案进入档案馆保存是一个不断发展变化的完整过程,文件和档案是在不同运动阶段的同一事物。档案由文件转化而成,没有文件就无所谓档案。所以,上述以文件作为属概念的档案定义揭示了档案的内涵,指出了档案这一概念所反映对象的本质属性。（2）以文件作为档案定义的属概念,反映了档案工作的客观事实,并指导着档案工作的开
7、展。 文件形成、使用过后,经鉴定认为确有查考利用价值,再经过整理(立卷),然后移交给档案馆保存,这是档案工作的内容,也就是说文件要通过档案工作而成为档案。档案工作者有必要以一种适合工作要求的方式为档案下定义,而以文件为属概念的档案定义恰好为档案工作提供了一个基础,使档案工作者能在这个基础上,有效地应付他们为之服务的机关所产生的各种文件。（3）以文件作为档案定义的属概念,体现了档案的起源及档案一词的由来。杨宾《柳边纪略》三:“边外文字,多书于木,往来传递者曰牌子,以削木片若牌故也;存贮年久者曰档案,曰档子”。后来分类保存的文件,沿称档案。(4
8、)以文件作为档案定义的属概念,被国际上有关档案组织、多数国家的档案机构与档案学者认可和使用。记录、材料、文献、及载体等虽都是档案具有的属性,但除了档案之外,它们也是
