秘书理论与实务－13-档案管理

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1、档案管理单一分类法①年度分类法①跨年度的文件处理标准②以文件内容年度为处理标准③专门年度的文件处理标准②组织机构分类法③问题分类法复式分类法①年度-组织机构分类法②年度-问题分类法③组织机构-年度分类法④问题-年度分类法档案分类★国家机关、事业单位工作人员的人事档案分类第一类履历材料时间排列第二类自传材料时间排列第三类鉴定、考核、考察材料时间排列第四类学历和评聘专业技术职务的材料时间排列第五类政治历史情况审查材料时间排列第六类参加中国共产党、共青团及民主党派材料系统排列第七类奖励材料时间排列第八类处分材料系统排列第九类录（聘）用、任免

2、、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料时间排列第十类其他可供组织上参考材料时间排列公司档案的分类1、文书档案（1）党群工作类（2）行政管理类（3）经营管理类（4）生产管理类3、财务档案4、人事档案5、电子档案6、声像档案2、科技档案（1）产品文字材料（2）科研文字材料（3）基建文字材料（4）设备文字材料广州白云山文化传播公司是一家新建单位，文书工作从无到有刚刚起步。该公司王秘书刚大学毕业，应聘录用后负责公司文书工作。王秘书笔头功夫不错，可他对文书的平时管理和立卷工作却知之甚少。起初他把所有文件都塞在

3、一个文件柜中，半年不到，柜子里的各种文件就塞得乱七八糟。有次公司急需查找一份合同正本，王秘书竟然花了半个多小时才找到，事后被经理狠狠训斥了一顿，责令限期改进工作。王秘书苦思冥想好几天终于想出了一个办法，他将公司全部文件分成两类，一类命名为“收来文件”，另一类命名为“发出文件”。从此他就把所有文件按这两个类别归卷保存。但到第二年年初王秘书打算将这两类文件分别立卷装订时间，发现每一类别中的文件数量实在太多，如此立卷归档会给今后借阅、查找带来很多麻烦。他想给文件再加以细分，却想不出分类的好办法。请问王秘书应当如何对文件进行分类整理？（二）文

4、件归档如何填写卷内目录顺序号文号责任者题名日期页号备注根据背景材料，填写下列表格：顺序号文号责任者题名日期页号备注练习1.北方大学关于对经济学院王慧同学予以表彰的通知北方〔2002〕5号各院、全体学生：经济学院的王慧同学代表我校参加2002年2月26日全国英语演讲比赛，获得了一等奖的好成绩，为我校争得了荣誉。鉴于王慧同学的事迹，我校决定对王慧同学予以表彰。特此通知。北方大学教务处二00二年三月二十五日2.北方大学关于表彰张彦同学拾金不昧的通报北方〔2002〕15号我校文学院共产党员张彦同学，于5月1日拾到人民币两万元。虽然张彦同学家境

5、比较困难，但张彦同学不为重金所动，将拾到的巨款如数交到××派出所。张彦同学在金钱面前体现出的高尚品德，受到了广泛的称赞。为表彰张彦同学的拾金不昧，学校决定奖励张彦同学500元奖金，并在全校通报表扬。希望全校学生，尤其是共产党员，向张彦同学学习，树立良好的道德风尚，为两个文明建设做出贡献。北方大学学生处二00二年五月二十日（三）档案保管注意事项——“八防”防水、防火、防霉、防潮防虫、防盗、防尘、防光技能训练行政公文写作常见错误《国家行政机关公文处理办法》（简称新《办法》，于2001年1月1日正式施行）一、公文眉首常见错误由公文份数序号、

6、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成“秘密等级和保密期限”、“紧急程度”要标识于公文首页右上角，“发文字号”中的“年份”必须用六角括号“〔〕”括入。如"×××[2001]1号"，是不规范的，应改为"×××〔2001〕1号"。例：发文字号编写不当的常见错误1、机关代字混淆国务院四川省人事厅华东师范大学南京大学河南大学2、年份不全。乱用括号。例如：①计生(96)第15号②民政(2003)16号③府发[2002]47号3、机关代字、年份、序号次序颠倒。①成保〔96〕劳人字第51号②〔2000〕外

7、经贸发展审函字第2691号二、公文主体常见错误由"公文标题"、"主送机关"、"公文正文"、"附件"、"成文时间"和"附注"等构成。主要错误表现：1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公文标题中的一些常见错误。【1】文种错用(1)请示与报告错用、并用《××公司关于急需购买碱性电池的报告》(2)函与请示错用《××市司法局关于拨付法制教育经费的请示》(3)通告与公告错用《××商场有奖销售开奖公告》例：标题拟写不当【3】乱用标点符号《XX县工商局、税务局关于发布“XX县农村集贸市场管理暂行办法”的通知》【2】事由表述重复

8、罗嗦、冗长、空洞、不明确a、《××公司关于申请增加超计划出口指标的请示》b、《××县工商局关于摆摊设点的决定》错误主要表现：2、由于行文规则和行文关系模糊，造成主送机关不明确3、由于内容混杂或语言的歧义等原因，造成正文