对城建档案管理数字化建设问题的几点探讨.doc

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1、对城建档案管理数字化建设问题的几点探讨广东省东莞市城建档案馆摘要：随着社会牛产力的提高，我国的现代化进程不断加快。城建档案包含着社会发展的各个方面，它是呈现历史的重要形式。多媒体技术、计算机网络的全覆盖促进了城市建设数字化档案的发展。本文针对城市建设中的问题进行了探究，并从意义、问题、强化策略上进行探究，建立完善的档案管理数字化理论系统。关键词：城建档案管理；数字化建设；信息化管理进入二十一世纪以来，我国城市建设的进程不断加快。对于城市的发展来说，城建档案是呈现历史的重要形式，具有重要的意义。在档案工作中，书面的档案管理已经不足以满足时代的需求，人们迫切需要一种更便捷、更高效的方法

2、，来积累经验，谋求发展。在文木资料档案中，纸张、文件类的档案存在一些问题，而随着多媒体技术、信息技术的发展，更具科学水平、更节省时间、空间的数字化城建档案成为了重要的发展趋势。一、数字化城建档案的涵义在城市建设中，档案记录着城市发展进程、规划格局、绿地拓展等活动，其中含有多项统计数据，具有重要的参考价值。为了将城市的发展进程记录下来,也为了让后人有所参考，档案管理人员进行了多方面的尝试。传统的档案管理耗费大量的人力物力，更加便捷高效的数字化城建档案走进了人们的视野。从总体上说，数字化管理作为一种新型的档案管理方式，它能够通过电子互联网技术，将图片、影像、资料等信息整理在一起，利用互

3、联网的平台组合在一起，成为了传统纸质档案和电子信息档案的双向结合。数字化档案管理能够建立相关网页来实现资料的长期保存与查询，促进档案系统的智能化和科学化。在数字化的管理方式中，声音、图像、文本都能够永久保存下来，甚至可以利用云空间、云相册、云记录等方法，缩小城建管理档案所占有的空间，使城市建设档案管理工作变的更加便捷、高效。二、传统城建归档中存在的问题在现在的城市建设发展中，城市的建设发展让城建档案的信息量也随之加大，因此，档案管理人员面临着重要的工作压力。首先，资料的整理和积累只能依靠单纯的人工整理。档案以纸木的形式累积，不管是保存、翻阅、整理，都需要一定的空间和时间。其次，在城

4、市建设管理的归档上，要进行分类、归纳和整理，只能进行人工的查阅和搜索。调档的速度十分慢，对于一些较为复杂、繁琐的调档请求，不能及时地查找。同事，在城市建设信息资料的保存上，由于纸张的特殊性，会存在虫蛀、受潮、撕坏等问题，特别是在纸张类档案经过了多次翻阅后，可能会损失一定的信息。在信息的储存上，每项文档资料都是分类储存在各个文件馆藏内，所以人们的翻阅只能是进行现场的翻阅和管理，而不能跨越时间、空间等元素，进行资源的交流和置换。传统城建档案管理情况面临挑战，运用数字化管理则正好可以弥补传统管理中的不足。数字化档案建设能够很好的解决档案保存、查找等问题，并通过计算机存储技术，实现数字档案

5、管理的信息共享。三、城建档案数字化建设的优势数字化档案管理呈现出了独特的发展优势，实现了档案管理的科学化和创新化发展，主要体现在以下几个方面：(1)压缩体积在档案的文木录入中，大本大本的档案文件让管理人员十分头疼。文本资料类占有一定的空间，再加上放置、管理等问题，在档案的处理上，存在很多的不便。利用互联网数字信息，能够在信息汇总上进行体积的压缩。例如，整理成文木资料的档案能够通过图片、视频、音频等方式，储存在轻薄的电子信息中。在最常见的16G的U盘里，可以存储成千上万的图片，能够在短时间压缩海量的档案信息。(1)实现共享在档案的数字化管理中，为了强化建设问题，要进行标准化的档案建设

6、。通过制定一个完善的系统，将专业化、规范化的信息理念涵盖进来。实现城市建设档案管理系统在网络平台上的开放和交流。同时，在实现档案共享的基础上,落实资源的流动性。让资源共享能够建立在“科学规范”的基础上，确保开发者、使用者的信息安全，为用户提供全方位的资源服务。（3）分类调配尽管在传统的档案中，城建资源的分类也十分细致，但是由于纸张档案的特殊性，人工分类过于耗时、耗力。电子数字技术在省时省力的同时，实现了短时间内的信息录入、资源分类和资料存储。在此基础上，信息资源库成为了档案管理中必不可少的元素。数字化城建管理实现了科学的资源分类，能够根据不同的类型和方法进行电了数据库的建立和采集，

7、从而促进建筑档案管理的顺利进行。四、强化城建档案数字化建设的具体策略在城市建设档案的数字化发展中，为了促进档案事业的发展，建议从以下几个方面进行具体强化。（1）建立科学的数据库当前发展形势下，相关部门对于硬件和网络设备的投入逐渐加大。在具体的实施中，要将工作重点转移到信息化档案建设的管理中。其首要工作就是进行重点的设计数据管理，在成立科学数据库的同时，确保硬件设施的科学运行,保持设备库能够及时更新数据，持续保持档案信息的实效性。其次，要建立文档库、影视资料库和空间存储