城建档案管理数字化建设的相关问题.doc

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1、城建档案管理数字化建设的相关问题城建档案管理数字化建设的相关问题摘要：城建档案的数字化在城市建设中发挥着极其重要的作用,有着极其重要的基础性地位。本文阐述城建档案管理数字化建设的重要意义，针对城建档案管理数字化建设中存在的问题进行分析，并对做好城建档案管理数字化建设提出几点思考。关键词：城建档案；管理；数字化中图分类号：G275文献标识码：A引言随着科学技术的发展，数字化信息技术极大地影响、促进了档案管理工作，但从另一方•面来说，档案管理的数字化建设也为信息技术的发展提出新的要求和改革方向。为了更好地实现信息管理和服务功能，必须加

2、快档案管理的数字化建设，从而满足城建的需要。一、城建档案管理数字化建设的意义传统的城建档案主要是利用人工进行管理和检索的纸质档案，存储时占据很大的面积，而旦大多数的城建档案信息只建立了档案的分类目录和全宗日录，调阅时必须依靠人工查找，致使调阅的速度较慢，效率也不高。另外，由于档案存放的分散性，使得信息资源只能借助人工进行查找和整合；并且传统的纸质档案很容易在掉调阅时损坏，特别是年代较久的档案被损坏的可能性更大；一旦有火灾或者水灾发生，这些档案就会受到灭顶之灾；城建档案信息缺乏一定的系统性和完整性，在深度、广度上也存在着局限性；城建

3、档案信息是在各个馆室内完成调阅以及保管，无法进行远程调阅，因此不能实现资源共享，无法达到信息的交换。由于以上问题的存在，使得城建档案的应用有了很大障碍，而且一些资源需要重复保存，这样就会浪费很多存储空间。而数字化档案信息有效的避免了这些问题，它是在数字技术的基础上，根据计算机网络及存储技术，能够实现资源共享，使档案信息能够充分的发挥其查询和使用的功能。二、城建档案数字化建设的步骤1、建立城建档案数据库。第一步，将文件级目录输入。在建立数据库的时候，可边输入边打印，一方面将卷内文件目录补齐，另一方面对输入的正确性进行检验，以保证城建

4、档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。2、加强电子文件的收集与积累。电子文件有电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合，是未来数字城建档案的主要来源。为保证所形成的电子文件不会丢失，确保电子文件是可存取、可利用、可理解的，一定要对所形成的电子文件及时收集积累。电子文件的收集积累，不但能确保电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，并且也防止了信息内容的载体在个人手中丢失、损坏的现象，很好地保护了电子文件的安全，为电子文件的归档奠定基础。电

5、子文件的收集积累范围，应按国家有关规定严格执行。用载体传递的电子文件，要按规定登记、签署，需要更改的，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，以防有差错。3、城建档案数字化与上网利用同步。城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程，城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。数字化城建档案分开放与不开放两种，开放城建档案即上互联网，建立城建档案资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。三、城建档案管理数字化建设中存在的问题对于城建档案来说，最重要的问题就是长期存取

6、。随着我国科学、技术的不断进步，计算机的软件、硬件技术不断的更新，直接影响城建档案信息的长期存取。数字城建档案信息的需要在物质载体上进行记录，物质载体的性能越好，存储的时■间越长，反之，物质载体的性能越差，存储的时间越短。所以档案信息存储物质载体能够直接决定数字信息的存取期限，在进行存储载体的选择时要注意载体的稳定性和使用寿命。基于城建档案的特殊性质，使得城建档案信息具有一定的法律价值。在传统的非信息化的档案，即纸质档案中，档案信息存储的载体是纸张，不容易被改变，所以能够保证信息的完好，其在法律上小的效力也很强。但是在电子档案中，

7、一些档案信息很容易被更改，不能完好的、保存原始档案信息，其法律价值也需要一定的时间才能得到认可。数字档案需要进行资源共享，信息资源共享的前提就是数字档案应具有一个统一标准，标准的格式和规范，以实现各档案馆的档案信息共享。但是当前，档案馆中对于数字档案的相关规范和建设缺乏统一，一定程度上影响FI后的资源共享，更不能实现信息资源的交换。传统的纸质档案的存储稳定性和保存的时间期限都比较好，所以、传统的纸质档案具有一定的可靠性。而信息数字化的档案的存储载体主要靠技术设备，乂比较高的环境条件限制，缺乏稳定性，如果技术设备或者存储载体出现问题

8、，数字档案就无法使用。四、城建档案管理数字化建设的策略（一）大力推进数字城建档案馆建设大力推进数字城建档案馆建设是城建档案管理数字化建设的重要环节。城建档案馆是集中管理城建档案的地方，应加大对数字城建档案馆的建设力度，大力推进数字城建档案馆建设。在