对城建档案管理的数字化建设的思考.pdf

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1、总第576期管理观察2015年5月第13期ManagementObserver上旬出版对城建档案管理的数字化建设的思考曾云云(云南省保山市隆阳区住建局城建档案馆，云南保山678000)摘要：信息技术被逐渐运用到各个行业、各个领域的工作中，一定程度上提升了工作效率。在城建档案的管理方面，也开始逐渐运用信息化技术，且实现数字化的发展。然而，在城建档案管理过程中依然存在着一些问题，严重制约了数字化的发展与建设。因此，文章对城建档案管理数字化建设的重要性加以阐述，对其数字化建设过程中存在的问题进行分析与说明，并提出相应的改进措施，以便更好地实现城建档案

2、管理的数字化发展。关键词：城建档案管理数字化建设改革开放以来，我国社会经济得到了突飞猛进的发二、城建档案管理数字化发展中存在的问题展与进步，与此同时，城市化发展脚步也愈来愈快，继而出现了许许多多的城市建设工作，其中包含新建工程、对城市建设档案管理实现数字化的建设与发展，是改建工程以及扩建工程。正是因为如此，城市建设档案十分迫切且有必要的。但是在其数字化发展过程中，还的数量也随之增加。近些年来，为了能够切实满足社会存在诸多的问题严重制约了城建档案管理的数字化建设。发展与建设的需求，对城建档案的管理要求越来越高；具体表现为：在这种情况之下，加强对城

3、建档案的数字化、信息化管理，相关专业人才匮乏。城建档案要想实现数字化的管是极为迫切且需要的。理，那么就必须有一支具备高素质的人才作为支撑。当前，在城建档案管理人员中专业出身的极少，而既是档案专业一出身，且掌握一定的现代化技术的人员更为稀少。已有的、城建档案管理数字化建设的重要性一些档案管理人员其学历水平普遍偏低，现代科学知识掌对于城建档案管理工作，以往都是采取人工的方握程度低；而档案数字化的建设，是一个较为复杂的工程。式进行管理，种管理方式不但在储存方面会占有比较所以，只有那种不但具备了专业档案管理知识，且掌握大的空间，并且在大部分档案仅仅构建

4、了全宗目录或一定现代化技术的人才，方能有效地实现数字化的建设。分类目录，因而在查阅时有极大的难度，同时效率也资金投入不足。城建档案管理要想实现数字化、信极差[1】。此外，因为档案的存放较为分散，只能通过息化的发展，那么就必须有与之相配套的设备。例如输人工的方式对各种信息予以查阅、整合，且在对纸质入设备、输出设备、存储设备等等，而这些设备的采购，档案进行查阅的过程中，极易发生损坏的现象，尤其往往需要一大笔的资金，而这资金数额超出了城建档案是一些年代较为久远的档案，更容易遭到损坏。若需管理单位的能力。在这种情况下，需要上级有关部门加要调阅城建档案，

5、就必须到相关的档案管理室调阅，强重视与投入，以推进档案管理的素质化发展。而不可远程查阅。因此无法实现档案信息资源的共享、缺乏统一的规范或标准。档案管理要想实现信息化、档案资料的互换。基于上述种种问题，致使城建档案数字化的建设与发展，那么首先必须满足一个前提条件，在运用时存在诸多的限制，若实现城建档案管理的信即档案管理的规范化与标准化。然而，在实际档案管理息化、数字化建设，可有效降低档案存储的空间，避工作中，对相关计算机软件的开发，未进行全方位、合免档案受损，且可实现档案资料的远程运用与共享。理的规范，继而致使现实中已开发出的软件缺乏实用性由此可

6、见，对城建档案管理实现数字化的发展与建筑，与通用性；计算机以及相关的设备型号各自不相容的情是极为有必要的。况时有发生，且相关设备的档次良莠不齐，还尚未构成作者简介：曾云云(1965一)，女，民族：汉，籍贯：云南保山，学历：大专，职务：馆员，主要从事：城建档案·39·政府与公共管理一个统一的、一致的档案管理数字化建设的硬件环境，的实现，必须有一定的物质基础，例如最为基本的数字还尚未形成一个统一的、健全的档案信息规范化分类编化设备，而其中，拥有由一款操作性能强，符合城市建码标准，同时不具备技术组织方面的支撑与系统支持，设实际情况，且满足其“四级”(

7、工程项目级、案卷级、因而，缺少统一的技术标准。上述问题都在一定程度上文件级以及电子化元件级)的一体化档案文件处理软件，限制了信息共享、交流的程度与范畴，继而对城建档案是十分有必要的。不管是硬件建设，还是软件建设，都数字化建设的发展进程带来极大的影响口】。另外，在档必须有资金的支持，因而，要想切实实现城建档案管理案管理的日常工作中，一般是依据其来源方可构成相应的数字化建设，那么就必须投入大量的资金。的法律责任；但是在构成电子文档的整个过程中，原始(三)构建城建档案管理的标准文件的原本顺序被混淆，继而致使法律责任界限趋于模众所周知，规范化与标准化，

8、这两点是实现城建档糊化。而因为档案法律依据的缺乏，使得许多城建档案案管理数字化发展的一个重要条件。因而，相关城建档难以有效发挥其作用。案管理单位应当切