城建档案管理数字化建设问题的思考及对策

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1、城建档案管理数字化建设问题的思考及对策湖南委底火车站广场综合管理办公室湖南委底417000摘要：信息技术的发展推动社会逐渐走向信息化，信息化技术也滲透到了社会的各个行业中。在此背景下，城建档案管理方式也需要进行改革和优化,以满足当代社会发展的需要。目前我国的城市建设正在大力的发展中，城建档案的使用率也越来越高，但是传统纸质的城建档案保存方式严重影响了城市建设对档案的利用，所以在城建档案管理中采用数字化建设成为必然。木文将对城建档案管理数字化建设的问题进行思考并提出相应的对策。关键词：城建档案管理；数字化建设；问题；对策改革开放加快了城市发展

2、的进程，进而促进了建筑行业的发展，城市中的新建工程和改建、扩建工程不断增加，这也使得城建档案管理工作越来越重要。为了能够满足社会的需求，城建档案管理的工作也在不断的改进，特別是在信息化的当今社会中，数字化管理成为了主流，但是在实际应用中仍存在很多问题有待解决，相关部门必须要提高对数字化管理的重视，积极查找管理的不足之处并及时予以改进，从而促进城市建设的发展。一、城建档案管理数字化建设的重要性（一）能够满足当代社会城建需求在社会飞速发展的情况下，城建档案管理工作也需要提高效率以跟上时代发展的步伐，但是从目前的城建档案管理工作来看，城建档案管理

3、与时代的发展仍存在一定的差距［1］。特别是各科室的档案一般都由各科室内部管理，这种分散的管理模式使档案的统一管理存在一定的难度，在档案查找和使用中也难以提高效率，而数字化档案管理能够有效提高管理的高效性和准确性。（二）能够使档案管理规范化在现代的档案管理中，多数釆用人工管理，而人工管理不可避免的会出现失误，比如档案的位置摆放错误、档案丢失、损坏等。而且这样的管理方式没有统一的标准，在管理过程中缺乏科学性，从而导致城建档案管理容易出现问题。利用数字化管理方式则能冇效避免这些弊端的出现，实现城建档案的科学、规范、统一管理，提高城建档案的利用率。

4、（三）方便档案的查阅城市的建设工作和管理工作中需要经常査阅城建档案信息，传统的城建档案管理中需要根据所建设和管理的项0到城建档案管理部门翻阅纸质档案，但是档案根据不同的需要会存储在不同的地点，这就导致查阅人员经常出现两地奔波的现象，而II传统的档案都是采用纸质材料，在查阅过程中需要人工查找和翻阅，这种服务质量和查阅效率对城市建设产生了很大的影响。而城建档案的数据化管理，可以通过建立城建档案数据库的方式完成资源共享，城市建设部门和管理部门在需要査阅城建档案时只需要登陆数据库即可，而n可以根据需要冇针对性的查阅，有效的节省了工作吋间，提高了服务

5、质量以及工作效率。（四）城建档案的数字化管理能够使档案发挥更多的功能城建档案的数字化管理可以设置数据分析系统，这是传统纸质档案管理无法企及的。首先数据分析系统能够起到预警预报作用，具体说就是通过对城建档案数据的系统分析，可以为城市管理工作提供更多的便利，使城市管理工作更加科学化、合理化、高效化，而II能够增加城市管理的服务性，使城市管理工作更加先进。其次，可以将城建档案管理工作与城市规划管理相结合，统一二者的标准，对二者的业务流程进行整合，实现二者间的数据共享，而且能从功能设计和操作方面进行全局考虑，使城市规划管理和档案管理协调发展，进而提

6、高城建档案的利用率，有效避免城市的重复建设，从而节约城市资源。二、城建档案数字化建设中的问题分析（-）城建档案数字化建设的稳定性不足传统的纸质档案管理中，所奋的资料都是以纸质材料为载体，所以这些资料的内容不容易发生改变，具有较强的稳定性。但是数字化资料的载体主要是计算机的软件和硬件存储，这种载体具冇不稳定性，在受到外界或网络的干扰后极容易产生资料的丢失，这对城建档案管理来说存在一定的危险性。因此，城建档案数字化建设的稳定性不足是影响档案数字化建设的重要问题。（二）城建档案的信息存储不安全城建档案是城市规划和城市建设的真实记载，除了部分资料可

7、以对外流通外，还奋一部分资料是具奋保密性的，所以一旦出现资料泄漏将对城市的建设产生很大的影响。纸质资料稳定性强，一旦形成档案后很难做到无痕迹更改，但是数字化城建档案在这方面却存在很大的风险，一旦网络被黑客入侵，或者电脑被不法份子盗取，城建档案信息就很容易被篡改，从而导致城建档案的泄漏，甚至会引发刑事案件，所以数字化城建档案管理在信息存储方面存在很多的不安全因素［2】。（三）数字化管理档案管理缺乏统一的标准城建档案的数字化管理，需要将纸质的材料进行整理、录入、保存，并II要在数字化档案中对其进行分类、制作搜索引擎以及0录等，这些活动都需要大量

8、的人力、物力和吋间。而且在转化的过程中，不冋的企业或者部门使用的标准存在差异，导致档案在后期使用时，由于版本或者标准的不同，导致文本无法兼容，造成无法使用的后果，使资源共享将受到