城建档案数字化建设的探讨

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1、城建档案数字化建设的探讨摘要：随着城市规模的不断扩大，功能的不断完善，城市管理精细化的要求越来越高。档案数字化是把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的方式存储，以网络化的格式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个结构有序的档案数据库，及时提供利用，实现资源共享。关键词：城建档案；数字化；发展；思考中图分类号：G271文献标识码：A引言城建档案的数字化，不仅是城建管理的需要，也是档案管理工作发展的必然趋势。数字化的核心仍然要以原始档案为核心，以原始档案为蓝本，但是，在录入、查询、管理、打印等其他所有环节全部完成以后，就可以将城建的档案原始档案加以封存，以后的查询只需要在计

2、算机上就可以极其方便地查询到城建档案的相关内容了。在现代的互联网的支持之下，甚至可以实现远程的城建档案的查询。一、城建档案数字化发展的重要性随着城市建设的不断发展，城建档案管理部门已不能仅满足于传统的档案保存方式，而必须创新城建档案管理方法，提高管理时效性。目前，各地城建档案馆接受进馆的档案往往以文字、图纸、照片、录像等多种形式存在，以纸质档案居多。但随着每年归档数量的与日俱增，很多城建档案库房陷入了困境，在城建档案的借查阅上，速度慢，效率低。此外，纸质档案在查阅时易损坏，以及城建档案系统开发的不完整，档案信息资源的保管和查阅都只能在馆内部进行，不能实现远程查阅，资源无法共享，这些问题的存

3、在都给城建档案利用造成了一定的障碍。城建档案数字化建设，能有效地使纸质档案转化为数字档案信息，存储于服务器上，可使档案资料在发生天灾人祸时不至于遭到毁灭性的破坏。同时，也可以改善档案的利用方式，实现异地查阅，利用者在特定的条件下，可以随时查看自己需要的档案文件。二、概述城建档案数字化建设一个较为完善的数字化的城建档案管理信息系统至少应包括如下几个子系统。（一）、接收、采集子系统城建档案的接收、采集子系统的工作任务就是将各个单位移交来的原始城建档案的内容通过扫描仪、键盘、多媒体转换输入装置等录入到城建档案馆的大型数据库中。（二）、管理存储子系统管理存储子系统包括在录入过程中的档案著录、关联与

4、标引、档案资料的编辑修改、档案馆的内部办公自动化系统、档案的信息管理、档案的数据安全与维护等。（三）、开发利用子系统档案的开发利用子系统即指在计算机网络系统中所进行的档案登记、档案检索、档案的查询调卷以及档案的信息加工编排等工作，后期还会包括建立档案信息网站，使得任何查询者都可以方便地坐在家中的电脑前即可对城建档案进行较为方便的查询调阅。三、城建档案数字化建设中存在的矛盾和问题（一）、数字档案信息的长期存取问题数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。一般说来，磁盘的寿命是3—5年、光盘30年左右，寿命较短，且还要受温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响

5、。同时，计算机语言互换存在问题，对设备的依赖等对其长期存取带来很多问题。（二）、城建档案数字化发展趋势认识不明确。建设领域中，有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足，对城建档案数字化发展趋势认知不到位，对城建档案数字化不重视，在城建档案数字化设备配置上资金投入不足等问题。重建设、轻档案的思想比较严重，只注重工程施工技术、施工工期和工程质量，却对建设工程档案的收集不够重视，没有建立一套规范的管理机制以保障建设档案的完整和齐全。由于城建档案的不配套、不完整，使得档案数字化转换在一定程度上受到了影响和制约。（三）、城建档案馆数字化建设的标准化问题城建档案馆数字化建设的目的是要使当地城建

6、档案馆、全国城建档案馆乃至全世界的城建档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。而要解决这个问题并不容易，我们面临我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循、部分标准规范超出档案工作的范围、与整个档案工作的标准相衔接的问题、与国际通用标准的接轨问题和技术设备更新对原标准影响等问题。（四）、城建档案馆数字化建设的投入与产出问题城建档案馆数字化建设投入的费用是巨大的，档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。四、城建档案数字化建设的措施（一）、建立档案

7、数字化工作规程和标准制定档案数字化标准，为贯彻落实《建设工程文件归档整理规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》、《城建档案业务管理规范》等规范要求，，明确制定了城建档案数字化的统一技术标准。1、数字化转换应在纸质档案整理完毕、并经检查审核符合归档要求后进行。纸质档案数字化转换工作的环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储等。2、数字化转换过程的所有环节，均应符合中华人民共和国行业标准《纸质档案数字化技术规