电网企业档案数字化建设的探讨

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1、GUANuSHIE锋肇视器≥誊1l电网企业档案数字化建设的探讨李黎(陕西省电力公司。陕西西安710038)决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速O引言及时；基层企业对档案信息需要量不断增加，如工程档案，有一些基层单位，尤其是偏僻基建单位的利用随着电力企业信息化进程的加快．在档案管理者(需求档案资料的人员)要查阅工程档案十分不工作中快速发展和推广应用现代计算机信息技术，便，迫切要求信息共享，要了解工程资料的详细内进行档案数字化建设，是顺应潮流、适应时代发展的容，只有企业档案馆才是最全、最新、最直接、最方便新举措、新要求。在计算机被广泛应用于企业管理的一个场所。建立现行文件查阅

2、中心，可以使各部后，以化学磁性材料为载体的电子文件大量取代纸门各单位查阅信息更为方便，这都迫使档案部门必质文档成为企业电子档案。电子文件档案作为一种须尽快改变原始的管理、检索和提供利用的手段．以新生的信息资源，其重要性正日益凸显，给档案工作现代化、多功能的服务措施，将档案馆馆藏信息及带来了新的契机和新的研究课题．亦即企业电子档时、方便地提供给各方面的需求者案管理问题。本文从实践出发，针对电子文件对档1．3档案数字化可改进档案管理工作案工作的影响、电子档案管理的对策、电子档案的整只有实现档案数字化．才能打破档案利用的局理、保护等几方面问题，进行一些探讨和论述。限，使档案管理部门从封闭

3、走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现1档案数字化建设的紧迫性档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。近年来，陕西省电力公司档案部门1．1形势发展的需求在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步21世纪是信息化的时代。国家电网公司提出，成效，在_[作中数字化建设也给档案工作带来了极“十一五”期间，要快速推进信息化整体建设，部分单大的方便位建成信息化企业，传统档案馆室数字化建设的问题引起了国家电网企业的普遍关注，陕西省电力公2档案数字化建设现状司(公司)在21世纪初就提出打造数字陕西电力企业。并且公司系统有一些企业已经开始投资建设

4、数(1)为提高企业档案管理数字化整体水平，近年字档案馆室。来．公司以在公司系统大力开展“档案工作目标管理12基层强烈需求认定活动”为载体，通过组织档案业务和信息化培当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大训，不断强化档案工作人员档案数字化建设的意识；收稿日期：2009—05—16作者简介：李黎(196I一)，女，陕西西安人，经济师，从事电力系统档案管理方面的工作管理视界GUANLiSHIJIE建章立制，规范管理，制定实施了《城乡电网建设与要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全并真改造lI程档案管理办法》、《县级供电企业档案管理正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要规程》

5、、《电子文件档案与电子档案管理实施细则》推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范(2005)、《法律文书档案归档办法》、《在投标档案管化．掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。理办法》、《陕西省电力公司声像档案管理办法》(2)数字化建设要着眼于提高公司系统档案管理(2006)等一系列管理制度：大力推进档案数字化工的整体水平。档案数字化建设的着眼点应是公司整作，公司牵头设计、开发网络版文档一体化管理系个档案管理系统，组成系统的纵向和横向的各个节统，实现部分档案信息资源共享等多项功能，公司档点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才案管理逐步实现了规范化、科学化和信息化，最大

6、限能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚度地满足了公司发展对档案利用的需求，据统计每至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当年公司系统档案室接待利用者(各类档案查阅人员)然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进16000余人次．提供档案35500余卷次、23000余件是不现实的。鼓励和支持先进单位提高档案管理次。公司档案管理工作走在了全省和同行业的前水平。在一些单位进行较高水平的试点．以获取值列．公司系统有5个单位达到国家一级档案管理标得推广的经验，从而提高公司整个档案管理系统准．有31个单位达到国家二级档案管理标准，公司本的水平l3I。部档案室连续3届(4年l餍

7、)获陕西省档案工作先进集(3)有重点地抓好数据库建设。开发和建设数体称号。据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工(2)公司把数字陕西电力建设摆在了十分突出程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对的位置，数字档案室是数字陕西电力的重要组成部档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系分：1)档案室是公司保管和提供利用档案信息的职统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群能部门，馆藏有3万余卷档案资料、2万余件档案文体的循序渐进过程。实践证明，建设数据库的主