企业档案网站建设的探讨

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1、企业档案网站建设的探讨福建省晋江市邮政局陆雏内容提要：企业档案部门依托企业OA管理系统建立档案网站，根据企业需求合理设置网站栏目，做好网站资料的收集和整理，加强网站开通后的建设与管理。关键词：企业档案网站建设管理随着现代信息技术的迅猛发展,整个社会的信息环境发生了巨大变化,特别是通信技术和网络技术正快速地应用于档案文献信息的收集、加工、储存和传递，因此建设档案网站已成为档案信息网络化建设的首要任务。档案网站是档案部门在互联网上或各级公共网络上建立的网站，其功能主要是进行档案政务处理、档案宣传和档案信息查询，对于扩

2、大档案工作宣传和实现档案信息资源社会共享提供了新的途径。档案网站对外展示了档案事业的形象，使档案事业能借助这种全新的信息交流和资源共享的工具得到前所未有的发展，建设档案网站已成为企业档案工作发展的新契机。笔者认为企业档案部门也应适应历史潮流，依托企业OA管理系统建立档案网站，通过介绍馆（室）藏档案、档案管理情况，展示企业发展历史，宣传档案知识，提高全员档案意识，提供档案检索，引导企业员工在线利用档案。-9-一、企业档案网站建设的必要性1．实现档案信息资源共享的有效途径网络作为一个新兴的媒体，以迅猛的速度向前发展。

3、进入网络时代，人们对利用档案信息的时间、空间和手段的观念发生了根本的转变，利用者越来越要求不受时间和空间的限制而快速获取和沟通所需的信息。建立档案网站改变了传统的档案整理、编目、人工检索和等待利用者上门借阅档案的落后局面，使用户可以足不出户就能从网上利用档案，是实现档案信息资源高度共享的有效途径之一。档案网站和企业的办公自动化系统紧密衔接，各部门的现行文件材料均可在网页上以电子文件的形式发布、流转及信息交流。档案管理部门及时将归档后的文件材料分类、通过联网的档案数据库，积极提供档案网上查询服务和多种形式、多种途径

4、的借阅方式，提高了企业各类信息共享水平。2．提供宣传企业档案的新方式互联网作为新兴的已被公认为是继三大媒体之后飞速发展起来的第四媒体，能够克服传统的档案宣传形式的许多局限，成为档案部门加强和深化宣传工作的新窗口、新阵地。建立档案网站，无疑是给企业档案馆（室）提供了一个宣传自己、展示自己的更为广阔的新天地，充分利用局域网覆盖企业各部门面广、信息流量大的宣传优势，把档案管理情况、先进经验、开放利用服务等信息作成精美的网页，放在办公网上，通过该-9-平台提高档案在企业的知名度和利用水平。二、企业档案网站建设的可行性1．

5、企业办公网为档案网站的建设提供了平台目前绝大多数企业都已建立起自已的办公网，从文件的形成、办理到归档、编目和各类信息发布，都是在办公网上实现的。企业办公网是一个覆盖面广和信息流量大的公共信息平台，是档案网站建设的信息来源重要途径之一。档案网站依托企业网络平台的信息来源，充分发挥其公共信息库的作用。办公网具有强大信息数字化承载与传输功能，避免建设档案网站在硬件方面的重复投资，节省了大量资金，2．档案管理规范化档案工作的规范化、标准化是档案网站建设的坚实基础。企业通过贯彻执行国家档案局、国家经贸委、国家计委发布的《企

6、业档案管理规定》，落实档案管理体制，规范档案业务流程，同时做到档案信息处理的标准化。各类电子文件著录均按《档案著录规则》执行，实现计算机贮存和检索各类信息，为档案信息上网提供了必要的前提。3．馆（室）档案实现数字化管理随着办公自动化程度的提高和网络的发展运用，在办公自动化系统中形成的电子文件进入档案数据库管理，同时档案馆（室）保管的历史档案，其大量的纸质文件也通过全文扫描等技术存储在档案数据库，企业逐步实现了存量档案数字化和-9-增量档案电子化。利用档案信息开发的各类汇编材料、专题档案等均以数字化的方式存储，为档

7、案在网上交流创造了条件。三、网站的定位网站的发展反映着企业信息化的进程，企业建设档案网站要分两步走，即从展示性网站逐步过度到互动性网站。档案网站目前还不能满足利用者最基本的要求“想看什么就能看到什么”。企业档案部门仅仅是将馆（室）形象、藏品和文件有选择地展示在网站上。展示性网站创建相对简单，一般规模不大，投资少，宣传效果好，这类网站符合国情，符合档案馆（室）的发展现状。我们在选定网站建设规模的时候，主要考虑的就是访问网站对象的范围，每个网站的主要或经常访问的对象不同。作为企业档案网站，上网发布的主要是企业贯彻实施

8、有关部门颁发的方针政策和本企业档案馆（室）藏档案资料信息，为领导决策、生产经营、各部门工作查考、利用档案信息服务，为企业开展档案工作提供指导作用。档案部门文化氛围极其浓厚，为此，档案网站形式与内容要突出文化性。一方面，在网站的版面设计、美工设计方面要揭示地方的文化底蕴；另一方面，在网站内容建设方面，一定要在形式与内容上发挥其基本功能的作用，做到形式多样，新颖别致，页面生动