数字化城建档案系统建设的探索

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1、数字化城建档案系统建设的探索壶镇镇国土规划建设管理中心浙江省丽水市323000摘要：随着新世纪的来临，科学技术日新月异地发展，电脑的普及迅速地推动着社会和经济的发展，高科技正深刻地影响着人们工作和生活的方方面面。随着办公自动化的普及，给城建档案管理工作带来了新的契机，也给城建档案管理工作带来了新的研究课题--这就是城建档案数字化系统建设。关键词：城建档案;数字化;建设引言数字化城建档案馆是以数字形式存贮和处理城建档案信息，并提供在广域网上的高速横向跨库速接的电子存取服务的城建档案馆，是将计算机技术、通讯技术、

2、微电子技术相结合的城建档案信息服务系统，它以操作电脑化、传递网络化、信息存储自由化、资源共享化和结构连接化为主要特征，代表着档案馆新的发展趋势，并逐渐被人们所认识。1、城建档案数字化系统建设的紧迫性1.1城建档案的数字化可改善档案管理工作。只有实现城建档案数字化系统建设，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。1.2城建档案数字化系统建设是形势发展的需求。二十一世纪是信息化

3、的时代，把城建档案数字化系统建设摆在了十分突出的位置,无疑是十分及时和正确的。其一,城建档案馆是保管、提供和利用城建档案信息的职能部门，是木地区最丰富、最有实用价值的信息资源库。这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源如果不能很好地为广大公众利用，充分实现信息共享，那是城建档案管理上的巨大失误。其二，档案载体的更新换代迫切要求城建档案的数字化。近年来，城建档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给城建档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个

4、问题的途径只有一个，那就是城建档案馆的数字化。2、建立数字化城建档案馆的构想2.1从现有的档案工作体系向数字化工作体系转化，逐步建立一套完善的数字化城建档案工作体系数字化城建档案工作体系的主要内容包括：数字化城建档案的收集、保管、利用等城建档案工作的基本环节。(1)数字化城建档案的收集不同以往的纸质档案收集。对纸质文件生成阶段的管理，档案工作者参与较少，一般只要把好验收、接收环节就可以。但对于数字化城建档案如果也简单照搬这种管理方式，发现了问题可能难以挽救。数字化城建档案的收集体系，要求采用文档一体化管理方式

5、，对数字化城建档案的内容、背景等归档的统一标准和运行模式，避免不冋单位产生的城建档案到馆后不能启用和保存。对新收集进馆的档案采取数字化的收集方式，从源头上解决了城建档案数字化的问题，是保证数字化城建档案馆建设的重要工作。(2)数字化城建档案的保管。由于数字化城建档案载体的特殊性，保管工作不同于纸质档案的“六防”工作，需是要注重数字档案的设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑，主要是抵御自然灾害和突发事件等。而信息安全则需要一系列措施给予保证，保证数字档案可读性和可利用性

6、，各种载体间文件的转换，Ml吋要防止信息丢失、被非法更改等。尤其在网络环境中，更应该注意共享和保密、逻辑性处理与物理存储等问题。(3)数字化城建档案的利用。城建档案保管的根本S的是开发利用，为社会各方面提供服务，但是，由于其独特的专业性，决定了城建档案的开放不同于一般档案。因此，在制作档案的检索工具吋应考虑人众的适用性和产生信息的可行性，实现城建档案信息资源共享。通过网络提供服务将极大地满足用户的信息需求，吸引更多的人利用档案信息，提高城建档案馆的社会地位和公众形象。2.2城建档案工作者的素质是建立数字化城建

7、档案馆的关键环节城建档案信息数字化的发展必将带动城建档案信息的快速增长和城建档案利用的骤增，这就使城建档案信息分析成为一项非常重要的工作。城建档案信息一方面要准确反映城市建设的真实情况，尤其对重人、重点、隐蔽工程档案要做到信息准确无误；另一方面要根据利用者的要求，提供大量的数据库内所存的城市建设信息。所以高素质、高技能的现代化信息管理人才，是实现城建档案信息网络管理和服务的关键。3、城建档案数字化系统建设的内容3.1推进城建档案数字化系统建设，必须提高档案标准化、规范化水平。a前，城建档案信总数字化的现状是档

8、案标准化、规范化滞后和应用软件杂乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。对这一问题取得共识是城建档案数字化系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。城建档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是城建档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。城建档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设,必须抓好档案标准化、规范化，掌握好