商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件 案例分析3.doc

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1、案例分析新成立的某公司是一家小型企业，秘书钟苗兼管档案工作，她采用组织机构—年度—保管期限分类法进行档案的分类。公司成立5年多来，总经理换了两任，内部组织机构变动频繁，部门的调整大，而钟苗采用的档案分类方法一直没有变化。一天，总经理要查一份4年前的文件，由于部门的变动，钟苗已经记不清这份文件的形成部门。结果翻遍了柜子，才找到这份文件。问题：钟苗这种档案保管方法合理吗？参考答案：档案的分类要有一个统一的分类标准和原则。秘书应该根据本单位的规模、部门设置等选择合适的分类方法，机构变动频繁的单位不适合采用组织机构—年度—保管期限分类法。该公司要提高档案整理和利用效率，应该改用年度—组织机

2、构—保管期限分类法。