信息时代下加强环保电子档案管理的思考.pdf

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1、经济·管理·综述建材与装饰2015年10月信息时代下加强环保电子档案管理的思考李敏仙（浦城县环境保护局）摘要：随着网络技术的发展，信息化时代的到来，环保档案的管理也逐步从纸质的向电子的转变。在信息时代这个大的背景下，环保电子档案的管理的优越性，它会遇到什么样的问题，以及如果解决这些问题将是本文叙述的重点。关键词：信息时代；环保电子档案；管理；问题中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1673-0038（2015）41-0186-02科学技术的迅速发展，计算机技术尤其是网络技术也得到的管理人员的水平的提高。有了电子档案，就可以

2、把档案人员从繁飞速的发展，给人们的生活，工作都提供的极大的便利。以前以琐的整理工作中解放出来，把时间和精力放在档案编研和二次纸质为载体的环保档案也逐渐向电子档案转变。电子档案是信信息开发利用起来，从而提高了档案人员的工作质量和利用效息社会发展的必然产物。在使用的过程中也出现了许多问题，因率，在提供服务时能更好的发挥实效价值。此加强对电子档案的管理研究是环保档案工作者的一项紧迫的2环保电子档案的开发利用管理的几个要求任务。（1）针对开发平台的要求。由于各环保单位可以利用分布式1环保电子档案的优越性数据管理系统这个平台，来实现网络互联

3、，以达到共享数据的目信息时代的到来，电子文档的普遍，去除了以前纸质文档的的，同时还可以在各环保档案单位所在地建立本地数据库，这样繁杂，下面具体说说电子档案的优越性。不仅可以节约经费又可以互访数据。1.1方便快捷（2）对硬件要求。这里的硬件也就是计算机。该计算机必须具电子档案是一种虚拟的文档，不像纸质档案那样堆放在一块备相应的条件，因为计算机既要担负处理档案信息的使命，同时或者挤在一起，他们之间不占空间；电子档案的应用减轻了档案还要和各档案单位之间进行数据通信。管理人员的劳动强度，提高工作效率。现代网络系统不但为归档（3）对数据库模

4、式设计的要求。电子档案数据繁多，对数据库提供了快捷的管理手段，为信息的查找提供了快捷途径，档案管模式设计要求也很复杂，要求数据库模式设计必须满足当前工理人员不再手工建档，纸质档案逐渐转化成电子档案，这样就可作的需要，还要预见未来对他的需求，这就要求此数据库模式不以将过去的集中立卷改为平时随时整理立卷。这样集中的工作仅性能好，还要易于扩充和修改，以满足当前和未来的需求。量就变为分散的工作量，提高了立卷管理的水平，从而达到了档（4）针对系统中的应用程序，要包含数据的输入的应用，查询案管理工作及时归档的目的，方便检索利用。查阅方便，无需

5、用的应用，事务处理的应用以及报表处理的应用等等必要程序。手翻阅，只需在电脑上通过关键字搜索即可找到，而且还可以把（5）众所周知，环保档案数据不论是以前还是现在都是非常档案放在一个文件夹里通过网络共享给别的部门或同事，不用重要的资源，是各项环保指数评估的依据，因此必须定期对这些人力递送，即省时间又省力气。数据进行备份，方便数据信息破坏后的恢复。1.2环保节能（6）数据库的安全性非常重要，一旦数据库的安全遭到破坏，运用电子档案进行档案管理，真正实现了无纸化办公，不用将会产生不可估量的后果。因此电子档案安全性是建立在数据再消耗纸张，减少

6、对树木的砍伐，也不会产生污染，而且目前大库安全的前提下的，在保证数据库安全的情况下，才能进行电子家为了健康，都在追求低碳，环保的生活方式。电子档案虚拟事档案的利用。物，不消耗任何资源，最大程度的实现了节能环保。3信息时代环保电子档案管理存在的问题1.3有利于提高工作质量3.1电子档案的存储要求高对于环保电子档案的管理最终的目的还是能够以后更好的由于环保电子档案载有重要的原始信息，不仅有企业的机利用它。既然为以后提供可以利用的档案，那么这些的卷宗都不密，也有企业法人和相关人员的个人信息，是保密性较强的文仅质量高而且水平还要求高。对于

7、传统的文书立卷，立卷人都是件。不能在网络上进行传输，只能存放在一些电子存储设备，比根据自己的理解情况进行纸张立卷的，针对这些立卷的尺度根如从磁盘到光盘，或者是硬盘等等，但是这样的存储方式对存储本都做不到统一，这样肯定会影响以后的文档利用情况。制约了的环境比较苛刻，这些存储工具的共同特点是都是有一种聚酯·186·2015年10月建材与装饰经济·管理·综述底基制成的，这种材料在高温、潮湿、多尘和有空气污染的情况各级档案机关和外界人士能够自觉的遵守这些规则，从而保证下容易与磁粉分离，导致存储的文档无法读取。同样，在受到冲了电子档案的安全

8、性。击力、机械力和磁场干扰的情况下，也容易让存储工具失效。所4.3环保档案部门对电子档案工作要制定科学合理的以电子档案的存放空间有严格的要求。标准和规范3.2电子档案易失真目前环保档案部门应针对电子档案工作制定一套科学、合由于电子文件是虚拟的，很容