如何加强学校电子档案管理的思考

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1、如何加强学校电子档案管理的思考如何加强学校电子档案管理的思考　　电子文件以其传输快捷、可复制等优点，正逐步代替纸质文件，这给传统的档案工作带来了新的挑战。笔者针对学校档案管理的工作特点及存在的问题，强调加快电子档案建设对在学校档案管理工作的必要性，而如何充分利用信息化手段提高档案管理工作的效率，适应网络信息时代电子档案管理的环境，已成为目前学校档案工作者越来越关注的话题。　　一、学校档案现状及存在的问题　　（一）对档案的重视程度不够。　　档案管理人员大多不是专职的，对档案工作精力投入不足。长期以来，相当一部分人包括部分学校领导干部对档案工作的认识都存在误

2、区，认为档案工作就是抄抄写写、保管文档的事务性工作，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现代教育管理需求。　　（二）制度不完善，管理随意性强。　　学校部门多，教育教学管理工作繁杂，如涉及教务方面的工作有：教学计划管理、课务管理、教材管理、考试管理、学生成绩管本文由.L.收集整理理、学籍管理，等等。由于工作繁杂，资料繁多，有些部门在计算机上起草制作的文件，经常被忽视，没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使其与打印出来的纸质文件不相同，从而失去归档保

3、存的意义。　　（三）归档程序不明确，存储载体不安全。　　目前很多学校对电子文件的归档程序要求不够明确，存储过于分散，计算机系统如出现问题，电子文件就会丢失；一些学校的电子文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，或以软磁盘作为电子文件存储的介质，一旦系统出现问题。或软磁盘遭到损坏，极有可能造成电子文件遭到破坏，甚至出现资料全部丢失的严重后果。　　（四）归档不鉴定，真伪不辨别。　　归档电子文件的真假与价值，需要做辨别及鉴定，如果电子存档只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件淹没在价值不大的档案

4、材料之中，给归档的管理带来诸多不便。　　二、电子档案管理的利弊　　（一）电子档案在现代档案管理中的优越性。　　1.依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力，同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。　　2.通过电子文档的方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索烦琐，对于远距离共享或调度十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困难等。利用信息化手段及高效的办

5、公自动化软件可以实现档案的系统管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。　　3.以电子文档形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档成本要低。因为传统档案存储媒质为纸张，自然环境中的温度湿度寿命短，所以在存放过程中对环境的要求较高，防潮防虫等工作都是必不可少的。同时，大量的数据消耗纸张，不利于环境保护。而现代的电子文档的存储方式多样，储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性。　　（二）电子档案在现代档案管理中存在的问题。　　一是电子档案的安全性。在电子档案使用

6、过程中，因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题，在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量

7、处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，可能造成信息丢失。另外，电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。　　三、学校电子档案管理对策及思考　　（一）健全规章制度，完善管理体系。　　1.明确分工，形成档案管理网络。学校档案要实事求是地记录学校各项工作、活动，记录教师工作业绩、学生情况等，这些是学校总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题最有价值的参考资料，是教师评先晋级的凭证，学生成长的记录。因此学校要明确学校各部门的档案搜集、整理、归档、汇总等各环节的工作

8、分工，形成科学的档案管理体系，发挥档案的积极作用，促进学校健康发展。　　2规范电