如何加强学校电子档案管理的思考.doc

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1、如何加强学校电子档案管理的思考电子文件以其传输快捷、可复制等优点，正逐步代替纸质文件，这给传统的档案工作带来了新的挑战。笔者针对学校档案管理的工作特点及存在的问题，强调加快电子档案建设对在学校档案管理工作的必要性，而如何充分利用信息化手段提高档案管理工作的效率，适应网络信息时代电子档案管理的环境，已成为目前学校档案工作者越来越关注的话题。一、学校档案现状及存在的问题对档案的重视程度不够。档案管理人员大多不是专职的，对档案工作精力投入不足。长期以来，相当一部分人包括部分学校领导干部对档案工作的认识都存在误区，认为

2、档案工作就是抄抄写写、保管文档的事务性工作，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现代教育管理需求。制度不完善，管理随意性强。学校部门多，教育教学管理工作繁杂，如涉及教务方面的工作有：教学计划管理、课务管理、教材管理、考试管理、学生成绩管本理、学籍管理，等等。由于工作繁杂，资料繁多，有些部门在计算机上起草制作的文件，经常被忽视，没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使其与打印出来的纸质文件不相同，从而失

3、去归档保存的意义。归档程序不明确，存储载体不安全。目前很多学校对电子文件的归档程序要求不够明确，存储过于分散，计算机系统如出现问题，电子文件就会丢失;一些学校的电子文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，或以软磁盘作为电子文件存储的介质，一旦系统出现问题。或软磁盘遭到损坏，极有可能造成电子文件遭到破坏，甚至出现资料全部丢失的严重后果。归档不鉴定，真伪不辨别。归档电子文件的真假与价值，需要做辨别及鉴定，如果电子存档只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的

4、文件淹没在价值不大的档案材料之中，给归档的管理带来诸多不便。二、电子档案管理的利弊电子档案在现代档案管理中的优越性。1.依靠计算机强大的信息处理能力，能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力，同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。1.通过电子文档的方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索烦琐，对于远距离共享或调度十分不利，造成信息更新效率降低

5、，文件信息查找困难等。利用信息化手段及高效的办公自动化软件可以实现档案的系统管理，索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。2.以电子文档形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档成本要低。因为传统档案存储媒质为纸张，自然环境中的温度湿度寿命短，所以在存放过程中对环境的要求较高，防潮防虫等工作都是必不可少的。同时，大量的数据消耗纸张，不利于环境保护。而现代的电子文档的存储方式多样，储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性。

6、电子档案在现代档案管理中存在的问题。一是电子档案的安全性。在电子档案使用过程中，因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题，在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子

7、档案数据的完整性。对于传统的手工文件，一次的笔误或处理失误，其影响范围有限，而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件，一次处理的文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的受影响。此外，文件多处于开放状态，更新不及时，可能造成信息丢失。另外，电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。三、学校电子档案管理对策及思考健全规章制度，完善管理体系。1.明确分工，形成档案管理网络。学校档案要实事求是地记录学校各项工作、活动，记录教师工作业绩、学生情况等，这些是学校总结经验、制订计划、进行

8、决策、处理各种问题最有价值的参考资料，是教师评先晋级的凭证，学生成长的记录。因此学校要明确学校各部门的档案搜集、整理、归档、汇总等各环节的工作分工，形成科学的档案管理体系，发挥档案的积极作用，促进学校健康发展。2规范电子文件收集工作。在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为文件的收集归档有序规范，不仅会影响档案的完整性，而且