信息时代下电子档案管理问题探究

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1、信息时代下电子档案管理问题探究摘要：随着全球信息化脚步的加快，网络化的快速发展，计算机迅速普及，电子档案的出现成为一种必然，成为档案管理的重要组成部分之一。在当前的发展形势下，有必要加强对电子档案的认识，对提升其管理水平深入研究，促进我国档案电子化的发展。关键词：信息时代电子档案管理问题前言今天是一个信息主导的社会，信息就代表着财富，计算机成为现代化办公的重要工具之一，信息技术迅速发展，电子档案迅速普及。所谓电子档案就是指在社会的活动中形成具有保存价值，利用电子计算机处理与承载的记录，其与传统的纸质档案存在着明显的区别，掀起了档案管理行业的革命，档案的从业人员必须

2、加强对电子档案的了解，才能保证工作的质量。1.电子档案的特征及优势电子档案是信息社会高度发达的产物，与传统的纸质档案相比，其具有以下几个特征与独特的优势：1.1电子档案的特征1.1.1记录方式多样，具有一定的变动性6传统的档案管理工作主要由档案人员手工完成，相对效率较低，受到传统归档方式的限制，查阅与检索的难度非常大，档案的功能无法发挥，电子档案的出现恰恰弥补了这一不足，存储与查阅更加便捷。1.1.2具备一定的非直读功能传统的纸质档案内容与事实相符，查阅的人可以直接阅读，但是电子档案不同，其需要一定的载体，光盘，磁带等，其无法直接阅读，而且电子档案的内容可以根据需

3、要进行加密处理，只有利用专业的设备方能阅读其内容，这对于保密档案具有一定的积极作用。1.1.3对元数据及背景信息的依赖性强电子档案的元数据需要依附文件信息存在，否则无法恢复电子文件的原型；同时，电子档案的前身是电子文件，主要利用网络传送，操作人员之间很可能互不相识，背景信息无法直接反应出来，事先必须提供充分的背景信息，严重不利于档案的使用。1.2电子档案的独特优势1.2.1降低了档案管理人员的工作压力，提高了工作效率6信息化飞速发展的今天，网络的普及大大增加了管理的效率与速度，降低了工作人员的压力，传统的立卷归档工作变得轻松，查找检索更加便利，增加了归档的质量与速

4、度，减轻档案管理人员的工作强度，提高了人力资源的利用率。1.2.2电子档案更加便于文件的补漏增缺传统的档案管理中一旦遇到档案残缺或者是漏掉的情况下，想要补漏增缺十分麻烦，一般都需要拆卷重新做，但是电子档案利用网络的优势，归档整理省事省力，可以随时补漏增缺，不易形成存积。1.2.3便于文档的保密功能传统的纸质档案在查阅的时候需要整卷提供，极为不利于保密，但是电子档案则可以弥补这一不足，在查阅中可以发送单份文件，查阅人员仅能看到其所需的文件，大大提升了文件的保密性。1.2.4增强了档案管理工作的质量档案最根本的功能在于查阅与使用，这就需要提供高质量的文档卷宗，传统的文

5、书立卷是由人工完成的，很多都加入了立卷人自己的理解，受到立卷人自身的主观意识影响，无法保证标准的统一，对卷宗的质量必然会产生一定的影响，严重影响档案的利用。实现电子档案管理后，档案整理不再繁琐，降低工作人员的压力，可以有更多的实践与精力放在信息的开发与利用中，提高档案工作的质量与效率，保证文书档案可以发挥更大的价值。2.提升电子档案管理质量的有效对策2.1建立健全管理体制，执行统一管理标准6首先要实行档案管理与文件管理领导与规划的统一，同步发展；其次将前期的文件管理纳入到档案的工作范围之内，保证从文件的形成到最终的利用在统一的监督标准下完成；再次必须要根据实际工作

6、需求制定合理、科学统一的归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，对其信息内容的原始性与真实性进行鉴定。2.2控制电子档案的转换型，提升其安全性电子档案根据不同的需求可以在不同的载体中同时出现，同时可以相互转换，其中也包括文件中的印章与签名，利用计算机可以实现复制、粘贴的目的，这在保证其真实的同时却缺少原始性的保证，但是我们可以利用新技术来实现电子档案的保护，可以更改模式为只读，可以加密等措施达到保护的目的。同时受到计算机自身特征的影响，对系统信息修改十分简单，修改后会形成新的文件，原始文件没有任何痕迹，此时没有备份文件，一旦被修改，将会影响信息的真实性，降低

7、利用的价值。2.3在使用中做好控制与管理工作6在使用中最重要的是审核使用人的权限，设置使用的级别，在使用前进行权限的认定，登陆后方可使用；同时做好拷贝与回收工作，根据不同使用者的需求，确认其利用权限，然后进行拷贝处理，保证原始文件的有效性；增强在使用中的安全保护措施，根据不同档案的秘密级别进行不同的处理，在使用中最好可以进行全程跟踪监控，自动生成记录，便于后期的查证。2.4加强新时代的档案管理队伍的建设随着信息楷书的逐渐完善，电子文件迅速发展，培养适应当前发展形势的档案管理人员十分必要，档案管理部门要重视与加强档案管理人员的培养，可以采用多渠道引进高技术，高水平的

8、管理人员，