信息时代下企业电子档案管理探析

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1、信息时代下企业电子档案管理探析　　摘要：随着我国科学技术的发展，计算机已经在各行各业普及，我国也已经迎来了信息时代。传统的企业档案一直是用文书立卷的方式管理，但是信息时代的到来，必将促进企业档案管理发生巨大的变革，越来越多的企业采用电子管理档案。为此，阐述了企业电子档案管理的优点，目前存在的问题以及解决方案。关键词：信息时代；企业；电子档案；管理中图分类号：F49文献标识码：A文章编号：16723198（2013）17015802引言：随着电子信息技术的发展，我国企业的档案管理脱离以前文书立卷模式，开始迎来了档案管理适应现代先进技术的浪潮。很多企业的档

2、案、资料开始结合计算机采用电子管理，不仅省去传统档案管理的繁琐复杂、工作量大，而且查找档案资料快捷迅速方便。但是，信息时代下的企业电子档案管理也存在诸多问题。1信息时代下企业电子档案管理的优点1.1提高了企业档案管理人员的效率信息时代下，结合计算机电子技术管理企业的档案具6有信息化和电子化，显著减轻了企业档案管理人员的工作量和繁琐程度，大大提高了企业档案管理人员的工作效率。传统的文书模式管理企业档案，工作人员时常为档案检索和立卷归档烦恼。传统的档案管理检索全是人工，归档立卷也是人工手写方式，不仅工作量繁琐而且效率低下，电子档案管理省去了这些麻烦，管理人

3、员只需输入自己寻找资料的文件名1秒之内便可快速找到，既快捷又方便而且提高了企业档案管理人员的工作效率。1.2有利于遗漏文件的补漏增缺电子档案采用微机按件的录入档案形式，可以有效规避传统纸质档案由于文件资料收集不齐拆件重新做的问题，而且可以随时查漏补缺十分便利。计算机电子技术的引用，使企业电子档案变得有条不紊给管理者省去大量不必要的工作，提高了企业档案管理者的业务水平。1.3有利于企业档案保密，提高企业档案管理质量6传统的企业档案是由于条件的限制，企业档案管理者只能一整卷一整卷的提供信息，而索取者只是需要其中的一小部分，但是整卷提供索取者便可看见企业整卷

4、的档案信息，这泄露了企业的档案信息存在一定档案安全风险。电子档案可以把索取者需要的信息从整卷中抽取出来制作成小件文件，发送给索取者既便利有安全。传统的企业档案都是由管理者手工完成的，在立卷和归档整理过程中工作者是根据自己的主观意志完成的，这样企业的档案主观性比较强烈，档案无法实现标准化、统一化，不利于后者的查阅，严重损害了企业档案的质量。电子档案避免了传统档案的这些问题，可以有效提高企业档案管理的质量，而且节约出的时间企业档案管理者可以用在编研和档案的二次信息利用上，以提高企业档案管理的质量。2电子档案管理存在的问题2.1电子档案管理在企业中普及度低虽

5、然计算机在国内企业中运用频繁普及度广，但大多是用在会议办公，企业部门与部门之间的沟通或者会议通知事物等方面，在企业档案管理方面运用的很少。即使有些企业运用了电子计算机技术管理档案，也仅仅限于档案目录管理很少深入应用。2.2企业档案管理者缺乏对电子档案管理的重视很多企业的档案管理人员，对制作好的文件、图片打印复制完后很少想起电子保存，对文件、图片多次备份更罕见。时长日久，企业电脑中的信息不断被删除、覆盖或者修改或者由于电脑的各种故障硬盘信息数据丢失，这样档案便不完整失去了整理管理的价值。由于企业档案管理者不重视档案管理的电子化，导致电子档案管理在企业中形

6、同虚设。2.3电子档案管理自身存在的问题6企业电子档案的储存方式一般是光盘、磁带等方式，这些储存方式比较复杂不稳定，而且光盘、磁带等储存介质发生损坏时很容易造成档案信息丢失、覆盖等现象导致档案不完整失去整理价值。电子档案的安全性也比较低，大部分企业的电子档案没有标准统一的存放位置导致企业档案存放随意，加上电子档案的开放性，使电子档案很容易被窃取、修改或者恶意删除。3针对企业电子档案管理存在问题提出的对策3.1领导高度重视电子档案管理，完善企业档案信息化规范体系电子档案管理若在企业档案管理中普及，须企业领导充分认识电子档案的优势，对其给予高度重视并加快建

7、立完善的企业电子档案信息化规范体系。然后，在领导的高度重视下提高企业会计档案管理人员的电算化素质，把企业会计电子档案管理落到实处，使之名副其实。加快建设企业的电子档案管理，使企业档案部门的管理数字化、电子化，使各项管理、技术规范严格，使电子档案管理普及企业的各个角落。3.2提高企业档案管理者的信息素质企业加强对档案管理者的培训，使企业档案管理者认识到电子档案管理的优点，使之接受信息时代下各行各业的信息化，接受企业电子档案管理模式，使其高度重视企业电子档案管理。63.3引进先进电子、数码设备硬件辅助，建立安全、共享性强的电子档案数据库加大企业在电子档案管

8、理设备方面的投入，引进当今社会比较先进的电子、数码设备硬件辅助企业电子档案管理，建立企业电子档