档案管理学第十一章电子课件.ppt

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1、第十一章电子文件归档与管理第一节电子文件与电子档案概述一、电子文件与电子档案的含义电子文件（ElectronicRecords）是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，它形成于数字设备（如计算机、扫描机），并有相关环境（如操作系统、数据库）支持；以数码形式（数字、图形、音频、视频）存储在外存储器上；阅读及处理需设备；借助网络传输。二、电子文件的分类一是文本文件（text,字或表处理文件）。是指用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达

2、的文件。二是数据文件(date，数据库电子文件)。以数据库形式存在的具有文件属性的记录。数据库、记录、字段是其三个层次。三是图形文件（graphic）指根据一定算法绘制的图表、曲线图，如计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。四是图像文件（image）。指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。五是影像文件。指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等。六是声音文件。指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。七是命令文件，即计算机程序。三、电子档案电子档案是指

3、具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。电子档案含义:一是电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。二是电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。三是电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用，这就类似过去的甲骨文，十年前的DBASE等设计的管理软件。四、电子文件的特点及其影响1、特点（1）依赖设备（设备化）。电子文

4、件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备。纸质文件可以直接阅读，电子文件不能直接阅读。离开计算机的操作系统及应用软件，我们就无法对电子文件进行读写和管理，这就决定了电子文件与其相应计算机系统软硬件及其相关设备的依赖性。这给电子文件保管带来许多问题，促使我们在电子文件形成时要考虑将来计算机及其设备的兼容性、设备发生故障时的应急处理措施、电子文件加密后的解密、技术设备更新时电子文件数据格式的转换等问题。（2）数字化。电子文件的信息形态是数字化的。电子文件通过计算机显示或打印机打印到纸上使我们看到的由文字、图形等是电子文件的一种输出形式。（3）网络化。电子文件借助网络，能实现信息共享

5、，但不安全。电子文件依赖于计算机及其网络系统，它可以不受时空限制，如果不采取保密措施，则能在网络的任何终端上读取网络某一存储设备上的电子文件；而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端。（4）信息的非人工识读性（5）信息与特定载体之间的可分离性（6）信息存储的高密度性第二节电子档案的管理原则与体系一、电子文件的管理原则包括1、完整性原则2、可读性原则3、可靠性原则二、电子档案的管理体系1、集中统一管理电子档案的问题2、纸质文件和电子文件双套归档问题3、文书档案管理一体化问题第三节电子文件的归档范围电子文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡是反映本机关工作活动、具有

6、查考利用价值的电子文件均属归档范围。但考虑到电子文件的特性，应注意下述文件的收集和归档。1．纸质文件不能代替的机读文件。对于纸质文件不能代替的电子文件，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的电子文件备份同时存放。2．与纸质文件内容相同的电子文件。在今后相当长的一段时期内，纸质文件和电子文件，纸介质和磁介质两种载体也许会长期并存。同样内容的文件有纸质文件形式也有电子文件形式，应当注意将两者同时归档。电子文件的查询速度快、可复用性好，这些特点会在档案利用中发挥作用。这类电子文件归档时应注意和相应的纸质文件建立对应关系。3．与数据文件配套的计算机软件、程序和技术文档（纸质文件）。这些程序和文

7、件是电子文件的配套资料，只有借助这些资料，才能够阅读电子文件。因此，这些资料也需同时收集齐全。属本单位自行开发的软件、程序（包括其技术文档）可以归档，属从外单位引进的商品化软件，可作为资料保存而不归档。归档时应注意机读文件和其相关程序、软件（也是一种电子文件）等保持整体完备性。4．没有保存价值的机读文件不归档。没有实用价值的中间数据、草稿、程序软件等不必归档。二、建立电子文件归档制度目前电子文件还没有统一的归档规范。因此，在进行归档工作时，应当