上市公司董事会秘书制度完善探析

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1、上市公司董事会秘书制度完善探析　　摘要：首先阐述了董事会秘书制度在国内的发展现状和特点，然后对目前董事会秘书制度实践中遇到的问题进行了分析，并提出相应的对策和建议。关键词：上市公司；董事会秘书制度中图分类号：F2文献标识码：A文章编号：16723198（2014）03003802董事会秘书制度源于英美法系的公司秘书制度，其最初体现为基层性质的文职人员，后地位和权限逐步上升成为高级管理人员，在这个循序渐进的过程中形成了一套不同于公司其他经营管理人员的独特制度体系，其不仅有利于完善公司治理结构，使公司运作更加规范、效率，而且对公司提升外部形象和优化外部环境具有积极作用，对公司持续健康高速发展具有重

2、要价值。10董事会秘书，尤其上市公司的董事会秘书，其核心价值体现在对公司治理完善的促进作用，对公司内部决策运行机制具有广泛的职权，并对公司外部治理具有组织领导义务，在国外理论界一直被认为是公司内部和外部实现更有效对接的重要桥梁，例如被称为公司的“对外发言人”，公司与政府主管部门的“指定联系人”，公司与新闻媒体沟通的“窗口”，公司股东会、董事会、监事会和经理层之间的“协调人”。同时，董事会秘书充当着公司资本运作内部“第一智囊”角色，是公司尤其是上市公司资本运作重要的组织者和第一线参与者，在现代公司尤其是上市公司的经营活动中发挥着其不可或缺的作用。1国内董事会秘书制度的发展现状董事会秘书制度上世纪

3、90年代在我国确立以来，最先是从境外上市公司引入，其动机是为了配合国内公司到境外上市，使国内公司符合国外法律规定，某种意义上讲董事会秘书制度的最初兴起仅仅是权宜之计，经历了由境外到境内、外资到内资、上市公司到拟上市公司的渐进发展过程。虽然董事会秘书制度在国内的兴起并非自于主动，但国内经济市场化的固有缺陷以及公司体制西式移植带来的相关政策法律、社会体制、市场机制甚至于公众认知等配套体系问题，随着国内资本市场和市场经济的壮大发展显现于外，而董事会秘书制度在公司治理角度的重要作用越加清晰，最终使得董事会秘书制度在我国得以认可，形成体系并最终确立。10（1）法律依据。董事会秘书制度在国内有关法律、法规

4、上的依据，最早起源于国务院颁布的《关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》，随后又有国务院证券委、国家体改委颁布的《到境外上市公司章程必备条款》以及中国证监会颁布的《上市公司章程指引》，由国内两大证券交易所颁布的涉及上市公司具体操作的《股票上市规则》中，明确规定了上市公司董事会秘书这一职位，并规定相应的职责权限。从立法层级上来看，董事会秘书制度并没有国家专门法律进行规范指导，涉及董事会秘书的规定主要集中在中国证监会以及证券交易所的相关规范性文件中，效力最高的是新公司法中第124条和第217条，“上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理、办理

5、信息披露事务等事宜”，并明确了董事会秘书作为公司高级管理人员的地位。（2）任职条件。《公司法》中对于董事会秘书的任职没有明确规定，仅从高级管理人员层面上进行了消极排除，规定了一些不能担任高级管理人员的情形。而证监会和交易所则对于董事会秘书进行了积极条件规定，在上市规则和指引等文件中，任职条件从学历、经验、专业素质、业务能力、品德、培训资格以及兼任等方面进行了较为详细的规定。（3）职责权利。董事会秘书的主要职权依赖并来自于董事会的授权，主要是服务于董事会处理日常事务，负责股东大会、董事会和监事会的组织运行，组织协调投资者关系管理和对外信息披露事务管理，组织参与公司融资，以及处理上级监管部门、社会

6、公众和新闻媒体沟通联系等公司形象维护和提升工作。10（4）选任程序。董事会秘书的选任程序分为提名、聘任、公告、备案四个阶段程序。提名是指，董事会秘书人选须经董事长提名；聘任由董事会决定，并须股东大会确认。董事长拥有提名权，董事会拥有聘任权，股东大会则拥有否决权；公告是指，作为上市公司须对外披露公告董事会秘书人选，以便于其开展工作并接受公众监督；备案是指，上市公司董事会秘书人选向上级监管部门进行备案核查。（5）罢免程序。董事会秘书在任职期间，若因工作、勤勉、品德等公司和上级监管部门认为已不符合董事会秘书资格条件的，由董事会终止聘任，上报交易所和证监会等监管部门，并对社会公众予以披露。2董事会秘书

7、制度目前面临的主要问题国内董事会秘书制度的“舶来”性质以及国内资本市场发展的固有缺陷等诸多因素影响，使得董事会秘书在上市公司实际运作中面临一系列的问题，主要有地位不明、权限不清、履职艰辛、风险较大等操作困难。这些问题的存在，使得董事会秘书的设计职能未能充分发挥，价值未能充分体现，在某些方面形式化重于实质化，不但使董事会秘书这一职业含金量降低，甚至影响了国内证券市场的整体良性发展。主要问题根源有：1