浅析上市公司董事会秘书制度之检讨

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1、浅析上市公司董事会秘书制度之检讨　论文摘要本文通过对国内外董事会秘书制度的深入考察和分析，从规范上市公司治理结构的角度，为我国上市公司实现最佳治理提供一些有价值的建设性意见。　　论文关键词董事会秘书上市公司治理董事会秘书地位弱化司法救济权　　本文采用的研究方法有比较分析、历史分析、实证和理论的分析研究方法。本文提出造成董事会秘书制度困境的真正原因在于董事会秘书不是一个独立的机关，无法实现立法者赋予其的对董事会的监督职能。董事会秘书是由董事会任免的，其薪酬和任职期限是由董事会控制的。并且，董事会秘书并没有什么权力可以用来对抗董事会。本文主张弱化董事会秘书的地位，废除

2、其对董事会的监督职责，使其成为承担程序性的功能。　　一、董事会秘书制度及其沿革　　“董事会秘书”一词在英美法系国家通常被称为panysecretary或者secretary，即公司秘书或者秘书。在我国公司法上，董事会秘书的定义可以概括为：董事会秘书是负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的整理，办理信息披露事务等事宜的高级管理人员。　　通常认为董事会秘书发端于英国。在1971年的PanoramaDevelopmentsCGuildford）Ltd.V.FidelisFurnishingFabricsLtd’一案中，英国法院开始承认董事会秘书能

3、够在其从事的公司事务的范围内代表公司对外签订合同。　　香港1911年的公司法令依照英国1908年法令的模式制定，它在香港立法上第一次提到了“董事会秘书”的概念。　　由于在公司实践中，董事会秘书并未能发挥立法者所期望的功能，反而使公司治理结构复杂化，增加公司管理成本等，所以在英国、香港等地主张取消立法对封闭公司董事会秘书的强制性规定的声音一直此起彼伏，并且在近些年达到高潮。　　二、英美法系董事会秘书制度的基本内容　　在英国1985年公司法中，每个公司必须设立秘书，有权就其从事的公司日常事务对外代表公司。在私法中，秘书通常被视为高级管理人员，而在刑事法律中，秘书通常被

4、视为一个独立的公司机关。董事会秘书通常是由董事任命的，其职责主要是某些法定声明的提交豐。　　在英国，秘书的法律责任主要规定是当公司职员被授权从事一项交易或者行为，且其对该交易或行为违反公司法第330条的情况明知或者有合理的理由相信其明知时，该职员将被认为是有罪的，将会被处以罚金或者监禁，或者同时被处以罚金和监禁豑。《香港法例第32章公司条例》规定的秘书职责主要是签署法律文件，承担责任的形式有罚款等财产刑，并无监禁之类的自由刑。　　三、董事会秘书制度在我国的引入和发展　　通常制度的引入都是基于现实的需要，董事会秘书制度也不例外。董秘制度在我国的引入在现阶段为了规

5、范上市公司治理的需要。　　我国董事会秘书制度的基本内容在于以下几个方面：法律地位、任职资格和任免程序、义务责任等几个方面。　　《公司法》规定，上市公司必须设立董事会秘书，为公司的高级管理人员。　　董事会秘书由公司董事会聘任。证券交易所对董事会秘书候选人任职资格未提出异议的，公司可以召开董事会会议，聘任董事会秘书。　　董事会秘书的职责概括而言具体是以下二个方面：　　（一）督促上市公司规范运作，促使董事会依法行使职权　　该职责的重点在于在董事会拟作出的决议违反法律、法规、规章、本规则、本所其他规定或者公司章程时，应当提醒与会董事，并提请列席会议的监事就此发表意见；如果

6、董事会坚持做出上述决议，董事会秘书应将有关监事和其个人的意见记载于会议记录，同时向交易所和证监局报告。　　（二）负责处理公司信息披露事务　　该职责具体内容是督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度，促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务，并按照有关规定向交易所办理定期报告和临时报告的披露工作。　　关于董事会秘书的职责，在英美法系国家地区，主要强调董事会秘书的事务性工作职能，即强调公司治理中，董事会秘书承担的程序性功能，如签署文件，安排会议等。而在我国公司法中，则更多的强调董事会秘书对上市公司董事会的监督职能，立法者意图使董事会秘书成为上市公司治

7、理中重要的一环，构建一个制衡机制。董事会秘书效忠的对象是公众和监管者，而不是董事会。这是两者之间最大的不同。　　四、我国董事会秘书制度的实践考察　　随着监管部门对上市公司监管力度的加大，当违规、造假上市公司的暴露问题的时候，董秘无法逃脱被调查和质疑。据Wind资讯数据统计，自国内股票市场产生以来，共有192家上市公司（包括已退市公司）因违规受到过交易所处罚，有265位董秘可能因为公司违规而受到处罚甚至因此而被调整或撤换，其中在交易所公开披露的处分措施中明确提及对董秘处分措施的有18家，并且这18位董秘在处分之后无一例外地被撤换。有三名董秘被追究刑事责任。因此，许多

8、董秘在谈及