商务秘书教程 教学课件 作者 杨光汉 王瑞成 主编商务秘书教程第8章.ppt

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1、第八章商务文书管理与写作第一节文书与商务文书文书概述商务文书概述行政公文文书概述（一）（一）文书概念文书就是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。（二）文书的作用1、领导指导作用2、行为规范作用3、公务联系和知照作用4、凭证记载作用5、传递信息和宣传教育的作用文书概述（二）（三）文书的种类文书公务文书私务文书通用文书专用文书行政公文事务公文行政公文（一）（一）行政公文概念行政公文是国家行政机关处理公务的文书。“行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中

2、所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”——《国家行政机关公文处理办法》行政公文（二）（二）行政公文的种类1、行政公文种类主要有13种：命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。2、按照行文方向分：上行文、平行文、下行文3、按照公文的性质、作用分：指挥性公文、报请性公文、知照性公文、商洽性公文、记录性公文等。4、按照公文的时限要求：平件、急件、特急5、按照保密级别：秘密、机密、绝密商务文书（一）商务文书概念商务文书是指在商务活动领域中形成和使用的文书，以及用

3、以及时处理商务活动中发生的各种业务关系的文件材料。（二）商务文书的特点1、客观性2、专业性3、规范性4、事务性第二节企业收发文处理收文处理流程发文处理流程文书的处理程序文书的处理程序（一）文书处理程序的概念文书处理程序就是指文件在企业内部运转所必须经过的一系列环节。任何一个企业，在撰写对外发文、对内文件或处理收文时，都必须经过一系列环节。各个环节前后衔接、环环相扣、排列有序，从整体上构成了机关文书运转与处理的科学流程。（二）文书处理程序的特点1、确定性2、连续性3、规范性发文处理流程（一）草拟1、交拟起草（注意事项）2、起草定式主题词标

4、引（方法与要求）（二）审核（三）签发（四）复核（五）缮印（六）用印（七）登记（八）分发起草文书的注意事项1、符合国家的法律、法规、及其他有关规定。2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3、选择正确的公文文种。4、拟制紧急公文应体现其原因并确定紧急程度。5、人名、地名、数字、引文准确。6、结构层次序数使用符合要求。7、应当使用国家法定计量单位。8、文内使用规范简称，且应当先用全称并注明简称。9、公文中的数字的要求。主题词标引的方法与要求1、分析文件的主题2、选定主题词3、将选定的

5、主题词按顺序填写在文件末页的“主题词”标志之后和发文稿纸的“主题词”栏。词目之间空一个字。审核的重点内容1、是否确需发文2、是否符合国家的方针政策、法律法规3、是否符合公司或企业的规章制度，是否准确反映出单位或领导的发文意图4、观点是否明确，情况是否属实5、格式、行文是否得当，表述是否清楚、准确。6、提出来的具体措施和办法是否合理、切实可行7、文件内容所设计的部门是否已协商一致。领导签发公文的分工1、重要的涉及面广的公文，须由公司或企业的正职领导或主持日常工作的领导人签发。2、一般事务性公文或虽重要但有既定方针、政策的公文，经授权由分管

6、该项工作的副职领导人签发。3、办公室根据受权发布的公文，由被授权的办公室主任签发。4、联合发文，须经所有联署单位或部门的负责人，在发文稿纸的会签栏分别签署批准发出意见，并签署姓名和审批时间。复核的内容1、审批、签发手续是否完备2、复核文稿的形式内容3、确定发文字号4、确定文件的分送单位和需要印制文件的总分数5、确定文件的发出方式6、批注印制文件的总份数和文件的发出方式7、下达印制文件任务（打印任务单）8、完善文件定稿格式9、发文登记打印任务单打印任务单批示人：年月日标题拟稿部门打印方式打字油印复印誊影速印胶印装订打印份数完成期限完成时间

7、打印人字数差错字数差错率校对人缮印1、缮印1）必须忠于经过审核签发的定稿2）版面设计要美观大方，用纸符合国家标准。3）做好保密工作。4）建立相应的登记制度。2、校对（对校法、折校法、读校法）1）初校与复校相结合。2）以定稿为依据。3）校改时文字要牵出版心。4）校对完成后应对全文进行复查，然后付印。用印注意事项1、用印必须经负责人批准并由掌管机关印章的专门人员经手进行。2、用印文件的制发机关必须与印面一致，用印文件的内容必须与签发的定稿相符。3、用印时，印面要端正清晰，用印的位置要正确。4、何时用印文件的份数。5、需套印单位印章时，派专人

8、送取。6、通过报刊等发布文件时，前发稿上应加盖印章。7、文件盖印后，应将文件定稿和存本留下归档。发文登记簿发文登记簿顺序号文号文件标题签发人拟稿部门密级缓急发往机关总份数发出方式登记日期发出日期封套号归卷豪