商务秘书教程 教学课件 作者 杨光汉 王瑞成 主编商务秘书教程第1章.ppt

《商务秘书教程 教学课件 作者 杨光汉 王瑞成 主编商务秘书教程第1章.ppt》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、第一章商务秘书概述第一节商务秘书及商务秘书工作商务秘书商务秘书部门商务秘书工作商务秘书职业状况商务秘书（一）（一）概念商务秘书是在工商企业中从事文字处理、行政事务，为管理者提供商务性质辅助工作的人员，其承担着为领导和管理层决策服务的重要职责。商务秘书（二）（二）商务秘书的类别初级商务秘书1、影响力和辅助作用中级商务秘书高级商务秘书公关型参谋型2、素质、能力、职责秀才型技能型办事型商务秘书部门（一）商务秘书部门职能1、处理文书2、管理信息3、监督检查4、综合协调5、办理事务商务秘书工作（一）（一）商务秘书工作的特性辅助性——辅助地位、从属地位政策性——以身作则、不可监守自

2、盗综合性——全面性、多样性、系统性事务性——细致周密、认真负责商务秘书工作（二）（二）商务秘书工作的主要内容1、日常事务性工作环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、保密工作、档案工作、信访工作等。2、上司指派性工作辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。3、主动创造性工作信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查研究工作等。商务秘书工作（三）（三）商务秘书工作要求1、高效2、务实3、保密商务秘书的职业状况（一）商务秘书面临的新挑战1、全球化的视角2、科技的飞速

3、发展3、管理理念的变化4、人力资源的新要求5、企业文化的变迁（二）商务秘书发展趋势1、智能化2、专业化3、复合化4、社会化5、女性化案例：朋友与原则赵青是经理办公室秘书，负责办公用品的领用以及款项的报销。周一赵青正在电脑键盘上忙碌，她的好朋友——研发部的张然走进了办公室。张然提出让赵青报销本月吃饭和打的的钱，顺便领两箱A4的纸。公司规定周二才能报销和领用办公用品，因此，赵青让张然隔天再去。张然不依，把报销票据推到赵青面前赵青拿起票据一看，上面没有领导签字，感到十分为难。面对着不达目的不罢休的张然，赵青妥协了，用自己掌握的零用现金给她报了帐，又从库里拿了两箱纸给张然，张然

4、满意地走了。在上述案例中，赵秘书犯了什么错误？你怎么看待公司关于报销和领用办公品的规定？假如你是赵秘书，你会如何处理这件事？作为秘书，应怎样正确处理公事与私事之间的关系？案例讨论与分析公司对于办公用品的领用一般都由专门的秘书负责，目的是为了既能保证供应又能防止浪费。为了提高办事效率，不过多的占用秘书的时间，一般都规定一个专门领用办公用品的时间，让大家集中领取。再者，规定秘书掌握一些零用现金，目的是方便小额的报销。但是同时也规定，报销和领用办公用品必须要有部门领导的签字才能有效，秘书见签字才能办理。赵青碍于情面，为自己的好朋友而破坏了公司的规定，是十分失职的。分析与评述第

5、二节商务秘书的工作环境商务秘书的外部工作环境商务秘书的内部工作环境环境适应与环境改变商务秘书的外部工作环境（一）商务秘书工作的社会大环境1、政治环境2、经济环境3、科技环境4、文化环境（二）商务秘书工作具体的外部环境GeneralManager总经理Logistics物流部Production生产部Export出口部Purchase采购部GMOffice总经办Finance财务部HR人力资源部Sale销售部商务秘书的外部工作环境（二）商务秘书的内部工作环境（一）商务秘书的办公室自然环境1、办公室环境的基本要求（1）布局力求方便合理（2）布置舒适整洁、协调统一（3）环境安

6、全2、办公室的空间布局（1）开放式办公室（2）封闭式办公室（二）商务秘书工作的软环境环境适应与环境改变（一）要尽快学会适应环境1、善于观察，虚心求教2、善于总结经验教训3、切忌说三道四（二）要学会在适应环境中逐步改变环境第三节商务秘书的职业形象与综合素质职业形象设计综合素质要求商务秘书的职业形象设计（一）“礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰，使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。”——英国哲学家约翰•洛克商务秘书的职业形象设计（二）头发面部口腔指甲体味袜子（一）仪容男士女士面部清洁口

7、红不要沾到牙齿上不留胡须化妆恰到好处，不浓妆艳抹裤子拉链拉好指甲油光洁不剥落，色泽大方形象修饰自测表头发耳朵眼镜牙齿口气指甲体味不遮掩面孔，发型好；头发清洁，无头屑；修剪鼻毛和耳毛；清洁；合适，镜片干净；胸前不要挂眼镜；光亮、洁白整齐；清新（无异味）；干净；香水、须后水等用量适当商务秘书的职业形象设计（三）（二）仪表标准职业装1、女士着装应酬着装职业便装标准职业装2、男士着装应酬着装职业便装商务秘书的职业形象设计（四）（三）举止谈吐1、规范的姿态（1）站立有精神、挺拔（2）坐相稳重、端正（3）行走步伐轻松敏捷2、规范的表情（1）微笑（2）