商务礼仪实务 教学课件 作者 李爱卿 胡红玉主编 第四章.ppt

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1、商务礼仪实务主编：李爱卿胡红玉04(63-101)P39lj第四章办公礼仪第一节办公环境礼仪第二节办公室言行举止规范第三节办公电话礼仪第四节日常办公室接待礼仪第五节拜访礼仪第六节商务旅行第七节商业文书礼仪04(63-101)P39lj第一节办公环境礼仪一、布置办公室的基本要求二、办公室环境礼仪的原则三、办公室布置的步骤四、办公室内设备的布置礼仪04(63-101)P39lj一、布置办公室的基本要求(1)对于光线、通风、监督、沟通，采用一大间办公室比采用同样大小的若干办公室更好。(2)办公桌椅、文件柜等办公室用品的大小、格式、颜色等协调统一，不仅能增强办公室的美观，而且

2、能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。(3)将通常有许多外宾来访的部门置于入口处，若此法不可行时，亦应规定来客需知，使来客不干扰其他部门。(4)根据工作性质和整个企业的经营宗旨以及企业形象和办公室的空间大小，可选择一些风景画、盆景、有特殊意义的照片、名人的字画、企业的徽标等作为办公室的装饰，创造浓厚的企业文化气息以及能够使主客心情愉快地交流信息和情感的环境。04(63-101)P39lj一、布置办公室的基本要求(5)将自动售货机、擦鞋机、公告板置于不致分散职员精力及造成拥挤之处。(6)应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。(7)自然光应来自桌子的左

3、上方或斜后上方。勿使职员面对窗户、太靠热源或坐在通风线上。(8)装设充足的电源插座，供办公室设备使用。(9)常用的设备与档案应置于使用者附近，切勿将所有的档案置于靠墙之处，档案柜应背对背放置。(10)布置办公室时要留意附近的环境和办公室财物存放的安全，应注意纸质文件、存储在计算机里的数据等的安全和保密问题。04(63-101)P39lj二、办公室环境礼仪的原则(1)办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。同室工作人员应朝同一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。(2)各座位间通道要适宜，应以事就人，不以人就

4、事，以免往返浪费时间。(3)领导者应位于后方，以便监督，同时不因领导者接洽工作转移工作人员的视线和分散其精力。(4)秘书或者助理应将自己的座位设在能够清楚看到出口的地方，客人在进入上司办公室时最好能先经过下属的办公桌，但是应避免自己的座位与上司面对面。04(63-101)P39lj三、办公室布置的步骤(1)对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。(2)列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。通常办公室的大小因各人工作性质而异。(3)根据工作需要，选配

5、相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。(4)绘制办公室布局图，然后依图布置。(5)对设备的安放提出合理建议。04(63-101)P39lj四、办公室内设备的布置礼仪1.办公桌的摆放礼仪2.文件柜的摆放礼仪3.电话机的摆放礼仪04(63-101)P39lj1.办公桌的摆放礼仪办公桌应放在房间内采光条件较好，正对门口的地方，与窗户保持约1.5～2米的距离。如果是多人的办公室，可采用不同规格的隔板，把各个工作人员的办公区域分隔开来，以保持各自工作区域的独立，保证彼此的办公不受影响，提高工作效能。04(63-101)P39lj2.文件柜的摆放礼仪办公室文件柜的摆放应以有利于

6、工作为原则。办公文件要及时放入柜内，同时要及时清理，归档，建立目录，使之系统化，条理化。应及时按类按月归档，装订整理好后，放入文件柜。正在办理的文件下班后也应锁入文件柜内。04(63-101)P39lj3.电话机的摆放礼仪办公室内其他设备的摆设应以方便、高效、安全为原则。共用的打印机、传真机、复印机、碎纸机一般放在离门比较近，离员工的位置比较远，稍微隐蔽一些的位置，这样可以减少辐射的危害，另外减少操作这些设备时对其他人的干扰。04(63-101)P39lj第二节办公室言行举止规范一、办公室的言谈礼仪二、办公场合的举止礼仪规范04(63-101)P39lj一、办公室的言

7、谈礼仪(一)办公室的言谈礼仪的原则(二)写字间内的言谈技巧04(63-101)P39lj(一)办公室的言谈礼仪的原则1.语言要礼貌2.语言要标准3.同事间交谈态度要和气，要有亲切感4.要分清场合，不谈私事和敏感话题04(63-101)P39lj1.语言要礼貌04(63-101)P39lj2.语言要标准在写字间交谈都应该采用通俗易懂的语言，不能处处卖弄文彩，不分场合和对象，甚至咬文嚼字，这样会让同事望而生畏。尽量使用普通话，工作场合即使和你的同乡在一起，也避免使用方言，网络语言等不规范的语言。04(63-101)P39lj3.同事间交谈态度要和气，要有