备忘录(memo).ppt

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1、MemoBriefintroduction备忘录是一种非正式的公文函件，通常用于在公司内部快速、有效地传递关于人事任免、会议通知、公司政策等方面的信息，是公司内部最普通的书面交流形式。备忘录一般由日期、收件人、发件人、事由和正文组成，有时也会包括一般书信里常见的称呼语、结尾敬语和签名，但多数情况下省略不用。备忘录一般简洁短小，结构清晰、阅读方便、传递迅速。备忘录的主要内容及书写格式如下：最上端中央写上“Memo”或“Memorandum”;Date:日期；有时无此项，日期直接写在右上角或左边开头；To:收件人姓名、职务等，可以免写称谓；From:发件人姓

2、名、职务等，免称谓；Subject/Re.:事由/主题，简要概括征文内容,使收件人一目了然；body:在以上书端内容下空一两行写正文（body），语言简要明了，表达清楚；正文部分可免去称呼和客套语.ReferenceInitials：有时在正文下空一行处需写上经手人姓名或姓名首字母；该部分可省略.有些备忘录如需留副本，可加上cc.(carboncopy，副本）。Sample1MemoTo:AllstaffFrom:NormanKennedy,GeneralManagerOfficeDate:April23,2006Subject:Construction

3、ofRecreationCenterTheboardofdirectorshasapprovedtheideaforanewRecreationCenteratitsmeetingthismorning.Weareveryhappytoprovidefacilitiesthatwillcontributetothephysicalfitnessofallouremployees.TheconstructionoftheRecreationCenterwillbegintomorrowandshallbecompletedwithin50days.Each

4、departmentwillappointanemployeerepresentativetocollectyoursuggestionsaboutactivitiesandequipmentfortheRecreationCenter.Sample2MemorandumJune12,2006To:FrankJohnsonFrom:IreneHaleSubject:PersinnelTransferHerearethetwopeopletransferringfromourheadquarterstoyourbranchcompanyonJuly1:1.

5、CarolineHarrisonfromtheSalesDepartment.SheisinherfourthyearwithSETBranchCompany.2.DonaldBushfromtheR&DDepartment.Heisinhissecondyearwithourheadquarters.TheywillbearrivinginJune30.pleasemakearrangementforthesetwonewcomerstohavetheirownoffice.Letmeknowifyouneedmoredetails.2000年6月Di

6、rections:Thispartistotestyourabilitytodopracticalwriting.YouarerequiredtowritetwobriefmemosaccordingtothefollowinginformationgiveninChinese.RememberyoudonothavetotranslatetheChinesewordforword.YoushouldwritethememosintheCompositionSheet.荣欣（Rongxin）进出口公司经理王刚上午9点打来电话，说对方至今未收到我方的货物。

7、若我方尚未发货，必须立即与他本人联系，否则将取消订货合同。新城公司经理王明先生上午10时来拜访总经理。他希望与总经理讨论在本市设立一家食品厂的事宜。总经理正在开会，无法接见。王先生将于本周一离开。请总经理今天下午打电话给他。MemorandumTo:GeneralManagerFrom:WangGang,ManagerofRongxinEx-imCompanyDate:Sept.3Re.:DeliveryofGoodsMr.WangGangcalledat9a.m.Hesaystheyhaven’treceivedourgoodssofar.Weshou

8、ldcontacthimimmediatelyifwehaven’tdelive