合同管理程序.doc

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1、.合同管理程序1.目的：明确合同的要求，并通过合同评审确保公司有能力满足这些要求。2适用范围：适用于公司产品销售合同、订单的管理。3定义：略4职责分配：4.1销售部：负责确定合同/订单要求，组织对合同/订单进行评审，并对合同/订单的执行情况进行跟进。4.2制造部、采购部、品质部、研发部等部门参与合同/订单评审，并实施合同/订单中的有关部分。4.3总经理：负责合同/订单评审表的批准。5.过程分析乌龟图:●计算机系统●电话●电子邮箱、微信等用什么资源（设备、材料等）？谁来做？●销售部：合同/订单管理的归口管理部门●各部门：参与合同/订单的评审●合同/订单评审表●顾客订货要求表●签订正式合

2、同●合同/订单更改通知单●合同/订单统计台账●顾客合同/订单及其变更●法律法规要求合同管理过程●业务洽谈●接收合同/订单●合同/订单的评审●合同的签订和合同/订单的执行●合同/订单的更改/取消输出输入●合同/订单评审及时率●订单交期准确率●合同管理程序用何指标衡量？用何程序、方法？精选word范本！.6流程图：流程图责任部门相关表单业务洽谈合同/订单接收通过未通过合同/订单的保存合同/订单的更改/取消合同的签订与合同/订单的执行合同/订单评审7程序内容：7.1业务洽谈7.1.1销售部做好与顾客的业务洽谈。洽谈前，要做好充分的准备；洽谈过程中，要充分听取顾客的意见，帮助顾客掌握完整的产

3、品信息，同时要了解顾客的资信情况。7.1.2洽谈过程中，要就合同的基本要求，如品名、规格、数量、价格、交付、包装、交货期、交付方式、结算方式、违约责任、仲裁与索赔等，逐条与顾客明确，达成一致意见。7.2接收合同/订单7.2.1本公司只接收书面的购货合同/订单。对于顾客的口头订单，销售部应将其记录在《顾客口精选word范本！.头订单记录表》上，用电子邮件发给顾客，由顾客书面确认后回传。7.2.2销售部应将合同/订单送至销售部跟单员，由销售部跟单员组织对合同/订单的评审。7.2.3销售部跟单员根据合同/订单的性质将其分成常规合同/订单或特殊合同/订单；1）常规合同/订单是指针对公司已有的

4、产品所订的合同/订单2）特殊合同/订单是指常规合同/订单外的合同/订单，包括针对新产品或者对现有产品有附加技术要求、包装要求的合同/订单7.2.4销售部跟单员填写《合同/订单评审表》，连同合同/订单一起送有关部门进行评审。7.3合同/订单的评审7.3.1合同/订单的要求。合同/订单评审要保证：1）顾客的各项要求（规格、数量、性能、交货期、结算方式等）得到确定并形成文件2）合同或订单中各项要求不存在含糊不清之处，特殊要求有明确说明，多次洽谈前后不一致的地方得到了解决3）合同或订单符合有关法律法规、标准的要求4）顾客的潜在要求得到识别，这些要求是预期或者规定用途所必需的5）本公司的附加要

5、求能确保兑现6）本公司有履行合同或订单要求的能力7.3.2常规合同/订单的评审1）销售部跟单员从进销存系统中知道有现货时，只需将《合同/订单评审表》送计划科及销售部经理进行评审2）无现货时，由销售部跟单员将《合同/订单评审表》交计划科就生产能力、生产完成日期进行评审，如果库存中无所需产品的物料，则还应将《合同/订单评审表》送采购部就采购能力、到货日期进行签字评审，之后由销售部经理就交货期限进行评审。7.3.3特殊合同/订单的评审1）以专题会议的形式进行，由销售部牵头，副总经理主持，研发部、工艺部、采购部、制造部、计划科、品质部参加2)评审时应注意：①设计、采购和生产的周期②要衡量本公

6、司的设计、工艺和检测能力③要识别新的质量要求、产品颜色要求、包装要求④对成本和利润进行核算7.3.4评审后，参加评审的部门应在《合同/订单评审表》中的相应栏目中签字，最后将《合同/订单评审表》送总经理批准。7.3.5在合同/订单评审过程中，评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或者修改建议时，由销售部跟单员负责与顾客联络，征求其书面意见，经协商确定后的变动事项需在《合同/订单评审表》中予以记录。精选word范本！.7.4合同的签订与合同/订单的执行7.4.1合同评审后，销售部经理根据合同草案与批准的评审结果，负责与顾客正式签订合同，订单评审通过后即生效。7.4.2销售部跟单员将合同/

7、订单及《合同/订单评审表》中的内容转化为《顾客订货要求表》，连同有关的顾客资料分发给有关部门，作为设计、生产、检验、出货等的依据。7.4.3销售部跟单员应建立《合同/订单跟进控制表》，记录合同/订单的执行情况。若发生与合同/订单不一致的情况，应及时与顾客协商解决。7.5合同/订单的更改/取消7.5.1若因非顾客原因需修改订单或合同时，由产生原因的部门通知销售部跟单员。销售部跟单员及时与顾客联系，得到顾客的同意后，在原合同或订单上注明更改内容并填写《合同/订