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时间:2020-02-27
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1、.合同管理程序1.目的:明确合同的要求,并通过合同评审确保公司有能力满足这些要求。2适用范围:适用于公司产品销售合同、订单的管理。3定义:略4职责分配:4.1销售部:负责确定合同/订单要求,组织对合同/订单进行评审,并对合同/订单的执行情况进行跟进。4.2制造部、采购部、品质部、研发部等部门参与合同/订单评审,并实施合同/订单中的有关部分。4.3总经理:负责合同/订单评审表的批准。5.过程分析乌龟图:●计算机系统●电话●电子邮箱、微信等用什么资源(设备、材料等)?谁来做?●销售部:合同/订单管理的归口管理部门●各部门:参与合同/订单的评审●合同/订单评审表●顾客订货要求表●签订正式合
2、同●合同/订单更改通知单●合同/订单统计台账●顾客合同/订单及其变更●法律法规要求合同管理过程●业务洽谈●接收合同/订单●合同/订单的评审●合同的签订和合同/订单的执行●合同/订单的更改/取消输出输入●合同/订单评审及时率●订单交期准确率●合同管理程序用何指标衡量?用何程序、方法?精选word范本!.6流程图:流程图责任部门相关表单业务洽谈合同/订单接收通过未通过合同/订单的保存合同/订单的更改/取消合同的签订与合同/订单的执行合同/订单评审7程序内容:7.1业务洽谈7.1.1销售部做好与顾客的业务洽谈。洽谈前,要做好充分的准备;洽谈过程中,要充分听取顾客的意见,帮助顾客掌握完整的产
3、品信息,同时要了解顾客的资信情况。7.1.2洽谈过程中,要就合同的基本要求,如品名、规格、数量、价格、交付、包装、交货期、交付方式、结算方式、违约责任、仲裁与索赔等,逐条与顾客明确,达成一致意见。7.2接收合同/订单7.2.1本公司只接收书面的购货合同/订单。对于顾客的口头订单,销售部应将其记录在《顾客口精选word范本!.头订单记录表》上,用电子邮件发给顾客,由顾客书面确认后回传。7.2.2销售部应将合同/订单送至销售部跟单员,由销售部跟单员组织对合同/订单的评审。7.2.3销售部跟单员根据合同/订单的性质将其分成常规合同/订单或特殊合同/订单;1)常规合同/订单是指针对公司已有的
4、产品所订的合同/订单2)特殊合同/订单是指常规合同/订单外的合同/订单,包括针对新产品或者对现有产品有附加技术要求、包装要求的合同/订单7.2.4销售部跟单员填写《合同/订单评审表》,连同合同/订单一起送有关部门进行评审。7.3合同/订单的评审7.3.1合同/订单的要求。合同/订单评审要保证:1)顾客的各项要求(规格、数量、性能、交货期、结算方式等)得到确定并形成文件2)合同或订单中各项要求不存在含糊不清之处,特殊要求有明确说明,多次洽谈前后不一致的地方得到了解决3)合同或订单符合有关法律法规、标准的要求4)顾客的潜在要求得到识别,这些要求是预期或者规定用途所必需的5)本公司的附加要
5、求能确保兑现6)本公司有履行合同或订单要求的能力7.3.2常规合同/订单的评审1)销售部跟单员从进销存系统中知道有现货时,只需将《合同/订单评审表》送计划科及销售部经理进行评审2)无现货时,由销售部跟单员将《合同/订单评审表》交计划科就生产能力、生产完成日期进行评审,如果库存中无所需产品的物料,则还应将《合同/订单评审表》送采购部就采购能力、到货日期进行签字评审,之后由销售部经理就交货期限进行评审。7.3.3特殊合同/订单的评审1)以专题会议的形式进行,由销售部牵头,副总经理主持,研发部、工艺部、采购部、制造部、计划科、品质部参加2)评审时应注意:①设计、采购和生产的周期②要衡量本公
6、司的设计、工艺和检测能力③要识别新的质量要求、产品颜色要求、包装要求④对成本和利润进行核算7.3.4评审后,参加评审的部门应在《合同/订单评审表》中的相应栏目中签字,最后将《合同/订单评审表》送总经理批准。7.3.5在合同/订单评审过程中,评审人员对合同中有关内容和要求提出疑问或者修改建议时,由销售部跟单员负责与顾客联络,征求其书面意见,经协商确定后的变动事项需在《合同/订单评审表》中予以记录。精选word范本!.7.4合同的签订与合同/订单的执行7.4.1合同评审后,销售部经理根据合同草案与批准的评审结果,负责与顾客正式签订合同,订单评审通过后即生效。7.4.2销售部跟单员将合同/
7、订单及《合同/订单评审表》中的内容转化为《顾客订货要求表》,连同有关的顾客资料分发给有关部门,作为设计、生产、检验、出货等的依据。7.4.3销售部跟单员应建立《合同/订单跟进控制表》,记录合同/订单的执行情况。若发生与合同/订单不一致的情况,应及时与顾客协商解决。7.5合同/订单的更改/取消7.5.1若因非顾客原因需修改订单或合同时,由产生原因的部门通知销售部跟单员。销售部跟单员及时与顾客联系,得到顾客的同意后,在原合同或订单上注明更改内容并填写《合同/订
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