采购合同管理程序.doc

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1、北京泛太物流有限公司程序编号：PM-TPS/BJ/RM-2007/003版本：01修改：0生效日期：1July2007采购合同管理程序运营管理部采购编写人：运营管理部采购经理初审人：运营管理部采购负责人复审人：运营管理部总监核准人：总经理批准人：北京泛太物流有限公司程序编号：PM-TPS/BJ/RM-2007/003版本：01修改：0生效日期：1July20071.主题采购合同（包括物流代理合同、仓库租赁合同、装卸服务协议，以及临时性运输协议、协议补充条款等）签订及管理程序。2.目的规范采购合同的签订和管理

2、程序，提高合同签订的时效性，确保公司业务的正常运作及各部门按照规范的程序管理和使用合同。3.适用范围此程序适用于公司总部及各分支机构签订的所有采购合同（包括物流代理合同、仓库租赁合同、装卸服务协议，以及临时性运输协议、协议补充条款等）。4.职责公司各分支机构负责人(或授权人员)负责寻找物流供应商（包括运输代理商、仓储资源提供及专业装卸服务提供商），并商谈价格和合同条款；总部运营管理部代表公司审核供应商资格、价格及合同条款等内容；总部财务部代表公司审核合同中费用结算等内容；运营管理部负责人负责签订临时性协议；

3、总经理负责签订正式协议。5.参考6.程序6.1采购合同签订及管理流程物流采购合同签订及管理流程以《TPS运营部采购合同签订与管理流程图》的形式体现（见附件A）。6.2采购合同的签订规定采购合同签订分为新采购合同的签订、合同续签、临时性（一次性）协议签订、补充协议签订几种类型，新采购合同的签订主要包括新物流代理合同的签订与新仓库租赁合同的签订（装卸服务一般伴随仓储服务而存在，因此装卸服务协议一般亦体现在仓库租赁协议之中）。6.2.1新物流代理合同的签订新物流代理合同的签订可分为运力分析与测算、运输资源需求申请

4、、合同商谈和审核、试用代理协议的签订、正式物流代理合同的签订几个阶段。6.2.1.1运力分析与测算：分支机构负责人(或指定运输负责人)经过对本分支机构的运输业务量、运力结构及运输市场进行分析和预测后，结合公司项目需求提出需要增加运力的承运线路、物流代理数量和所需的运输方式等。6.2.1.2运输资源需求申请：分支机构需要新增运力时，分支机构负责人（或指定运输负责人）应首先填写《运输资源需求申请表》（见附件B），由分支机构负责人签订意见后，将申请表转交总部运营管理部，运营管理部负责人批准回复后，分支机构开始与目

5、标代理商洽商合同。6.2.1.3合同商谈和资信审核：分支机构在确定目标物流代理商后，应尽快商谈、确定双方合作的内容。具体内容如下：A.合作方式；B.运作内容；C.运输价格；D.责任划分；第10页北京泛太物流有限公司程序编号：PM-TPS/BJ/RM-2007/003版本：01修改：0生效日期：1July2007A.货损货差赔偿办法；B.保险和索赔；C.业务指标；D.费用结算；E.其它内容。分支机构在商谈物流代理合同的同时，应要求物流代理商证明其经营的合法性并具备成为TPS物流代理商的资格。具体需要代理商提供

6、以下证明材料：A.企业法人营业执照；B.税务登记证；C.组织机构代码证；D.道路运输经营许可证（或其它行业资质证明文件）；E.发票样本；F.企业法人证明材料等。6.2.1.1试用代理协议的签订：（是否有必要）a.在确定与新物流代理商合作后，新物流代理商必须经过三个月的试用期。即试用运输协议为期三个月。b.试用期双方签订临时运输协议。临时运输协议必须遵循双方事先商定的条款和价格。c.新物流代理商试运作前，如有必要，应先交纳一定数量的运作风险保证金。保证金在物流代理商试用期满（若正式合作，则到正式合同期满）之后

7、，应退还给物流代理商。d.各分支机构直接将试用运输协议送到总部运营管理部审核。e.试用物流代理合同由总部运营管理部负责人签订。6.2.1.2正式物流代理合同的签订：a.正式物流代理合同是建立在对物流代理商试用期考核的基础之上。签订的条件是：物流代理商试用期内连续三个月综合考核均达到TPS的运作要求且资质合格。b.正式物流代理合同为期一年。协议条款或价格至少每半年审核一次。审核后需要修改内容做为合同补充条款执行。c.正式物流代理合同原则上执行临时运输协议内除协议期限以外的其它条款和价格。特殊情况下，可以修改临

8、时运输协议，以形成正式物流代理合同，但修改必须经过运营管理部负责人的同意。d.各分支机构直接将正式物流代理合同送到总部运营管理部审核。e.正式物流代理合同由公司总经理签订。6.2.1新仓库租赁合同的签订新仓库租赁合同的签订可分为仓储能力分析与测算、仓储资源需求申请、合同商谈和审核、仓库租赁合同的签订几个阶段。6.2.2.1仓储能力分析与测算：分支机构负责人(或指定仓储负责人)经过对本分支机构的仓储业务量、仓储能力